Virtuelle Datenräume für M&A

Was ist M&A?

Bei Fusionen und Übernahmen (M&A) schließen sich zwei oder mehr Unternehmen zusammen, um eine Geschäftseinheit zu bilden. Das Verfahren kann einige Monate bis mehrere Jahre dauern und besteht aus den Phasen der Sondierung, der Due Diligence und der Integration nach der Fusion.

Sondierungsphase

Zu Beginn des M&A-Prozesses definiert der Verkäufer, was er von der Integration mit dem anderen Unternehmen erwartet, und legt Kriterien für potenzielle Käufer fest. Später nimmt er Kontakt zu Unternehmen auf, die diese Kriterien erfüllen, führt eine gegenseitige Bewertungsanalyse durch und bietet einen geeigneten Kandidaten an.

Due-Diligence-Prüfung

Sobald der potenzielle Käufer das Angebot annimmt, führt er eine gründliche Analyse der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Finanzkennzahlen, des Kundenstamms, der Humanressourcen usw. des Verkäufers durch. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die M&A-Transaktion den erwarteten Wert bringt.

Post-Merger-Integration

Nach erfolgreicher Due Diligence führt der Integrationsprozess zwei Unternehmen zu einem zusammen. Die M&A-Beteiligten integrieren ihre Wissensbasis, kombinieren Technologie und Systeme, entscheiden über die gemeinsame interne Politik und Unternehmenskultur, organisieren neue Abteilungsstrukturen und vieles mehr.

Wie virtuelle Datenräume den M&A-Workflow verbessern

Erhöhter Schutz

Das Sicherheitsniveau, das die besten virtuellen Datenräume für Fusionen und Übernahmen bieten, ist dem Schutz der Vermögenswerte von Finanzinstituten sehr ähnlich.

Sie entsprechen international anerkannten Sicherheitsstandards, verschlüsseln alle Ihre Daten und setzen die neuesten Cybersicherheitspraktiken ein, von mehreren Firewalls bis hin zur Zwei-Faktor-Authentifizierung. Außerdem können Sie mit Hilfe von anpassbaren Zugriffsberechtigungen kontrollieren, welche Dritten welche Dokumente sehen können.

Geringerer Zeit- und Kostenaufwand

Wenn Ihr Datenraum für Fusionen und Übernahmen auf einer Pay-as-you-go-Basis verfügbar ist, müssen Sie kein Vermögen für die Unterhaltung eines physischen Datenzentrums ausgeben – ganz zu schweigen davon, dass Ihre Käufer Reisekosten sparen.

Außerdem automatisiert ein VDR dank verschiedener fortschrittlicher Funktionen viele Prozesse, was die Verwaltung von Dokumenten und die Bearbeitung von Problemen wesentlich einfacher und schneller macht. Außerdem können Sie mehrere Geschäfte in Ihrem virtuellen Arbeitsbereich verwalten.

Verbesserte Kommunikation

Da Sie alle erforderlichen Dokumente zur Hand haben, müssen Käufer nicht zu Ihrem physischen Datenraum reisen, wenn sie weitere Informationen benötigen – sie können sich jederzeit mit einer Frage oder einem Anliegen an Sie wenden. Auf diese Weise können Sie gleichzeitig mit Unternehmen aus aller Welt zusammenarbeiten. Außerdem können Sie den Kommunikationsfluss mit Hilfe der Funktionen für Fragen und Antworten und Live-Diskussionen optimieren.

data rooms M&A

Wie Sie den virtuellen Datenraum vorbereiten

Hochladen von Dateien

Bei einem erstklassigen M&A-Datenraum-Anbieter ist der Vorbereitungsprozess für den Datenraum einfach und schnell. Sie ziehen die benötigten Dateien und Ordner einfach per Drag & Drop in das Upload-Fenster. Achten Sie nur darauf, dass Ihre Dokumente korrekt und aktuell sind.

Strukturierung des Dateisystems

Damit Ihre Käufer alle benötigten Dokumente schnell finden können, sollten Sie Ihr Dateisystem strukturieren. Legen Sie außerdem einen separaten Ordner mit allen nicht vertraulichen Dokumenten an, die von allen Beteiligten zu Beginn der M&A-Transaktion benötigt werden, und einen Ordner mit streng vertraulichen Dateien, die von der Unternehmensleitung vor Abschluss der Transaktion angefordert werden.

Einladen der Teilnehmer in den Datenraum

Sobald Ihr Dateisystem fertig ist, heißen Sie die Beteiligten willkommen. Unabhängig davon, wie viele Benutzer Sie einladen, ermöglicht ein Datenraum die Zuweisung verschiedener Zugriffsberechtigungen, um zu steuern, wer welche Dateien anzeigen, herunterladen und drucken kann. Auf diese Weise können Sie den Prozess rationalisieren und mögliche Datenlecks verhindern.

Kriterien für die Auswahl eines Datenraums für M&A

Sicherheitsmerkmale

Obwohl virtuelle Datenräume für ihre erhöhte Sicherheit bekannt sind, variiert das Schutzniveau von Anbieter zu Anbieter. Achten Sie also darauf, dass Ihr VDR den vollen Umfang an Datenschutzfunktionen bietet, wie z. B:

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Mehrere Zugriffsebenen auf die Dokumente, einschließlich eines eingeschränkten Anzeigemodus, bei dem ein Benutzer nur einen Teil eines Dokuments sehen kann
  • Dynamische Wasserzeichen, die auf Dokumenten erscheinen, wenn jemand sie ansieht, druckt oder herunterlädt

Einhaltung von Sicherheitsvorschriften

Achten Sie bei der Auswahl Ihres VDR-Anbieters darauf:

  • Sie sind ISO27001- und SOC2-konform
  • er seine Rechenzentren durch physische Sicherheit, Zwei-Faktor-Authentifizierung und erweiterte Überwachung schützt
  • dass er die Zuverlässigkeit seines Produkts regelmäßig mit Hilfe unabhängiger Experten bewertet und die neuesten internationalen Softwareentwicklungspraktiken einhält

Berichte

Ihr virtueller Datenraum sollte es Ihnen ermöglichen, jede Aktion zu verfolgen, die aktivsten Gruppen zu definieren und die am häufigsten besuchten Dokumentabschnitte zu ermitteln.

Eine integrierte Berichts- und Analysefunktion wie diese wird Ihnen helfen, wichtige Entscheidungen zu treffen, bevor es zu spät ist. Wenn zum Beispiel die Vertreter der Käuferseite zu viel Zeit mit bestimmten Dokumenten verbringen, haben sie wahrscheinlich Bedenken, die Sie proaktiv angehen können.

Benutzerfreundlichkeit

Bei einer typischen M&A-Transaktion müssen Tausende von Dokumenten ausgetauscht und geprüft werden. Ein einfach zu bedienender virtueller Datenraum mit verschiedenen Funktionen zur Datenstrukturierung kann diesen Prozess erheblich beschleunigen. Suchen Sie nach einem VDR, der die folgenden Funktionen bietet:

  • Unterstützung von verschiedenen Dateiformaten
  • Mehrsprachiger Zugang
  • Handy-freundliche Benutzeroberfläche
  • Scroll-Through-Funktionalität, die es Ihnen ermöglicht, einfach zum nächsten Dokument zu gelangen
  • Unterstützung vieler Plattformen, einschließlich iOS und Android
  • Masseneinladungen

Integrierte Fragen und Antworten

Die Verwendung von E-Mails zur Beantwortung mehrerer Fragen der Käuferseite birgt Probleme wie das Risiko von Datenverlusten und mögliche Verwirrung darüber, wer was gesehen hat. Ziehen Sie stattdessen VDRs mit der Q&A-Funktion in Betracht.

Damit können Sie den Frage- und Antwortprozess steuern, indem Sie die Fragen nach Gruppen, Ordnern und Fachgebieten sortieren. Sie können auch Berichte erstellen, um zu sehen, welche Art von Problemen die Benutzer am häufigsten haben. Auf der Grundlage dieser Informationen können Sie durchsuchbare FAQ-Listen erstellen, um die Beantwortung gleicher Fragen zu vermeiden.

Anpassungen

Ein virtueller Arbeitsraum, der in den Farben und mit dem Logo Ihres Unternehmens gestaltet ist, hebt Sie sicherlich von der Konkurrenz ab. Suchen Sie daher nach einem Datenraum mit einer hervorragenden Anpassungsfunktion.

Dies verschafft Ihnen nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern reduziert auch die manuelle Arbeit, da Sie Ihre Dokumente automatisch mit Wasserzeichen, Fußzeilen und Kopfzeilen versehen können.

Fusionen und Übernahmen sind komplexe Transaktionen, für deren Durchführung Sie den besten virtuellen Datenraum mit den meisten der oben genannten Eigenschaften benötigen. Um den Auswahlprozess zu vereinfachen, konsultieren Sie unsere Liste der besten Datenraumanbieter.

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