Checkliste für Datenräume: Was für den Erfolg einer Unternehmenstransaktion zu beachten ist

Ein virtueller Datenraum (VDR) ist ein sicherer Weg, um den Due-Diligence-Prozess (DD) reibungslos durchzuführen. Er ermöglicht Unternehmen die Zusammenarbeit und Verwaltung vertraulicher Dokumente in einem synchronisierten Ökosystem mit banküblicher Sicherheit.

VDRs bieten auch Vorlagen, die Unternehmen bei der Durchführung von Unternehmensbewertungen helfen. Unternehmen entwickeln auch eigene Due-Diligence-Checklisten, um die VDR-Arbeitsabläufe zu verbessern. Dieser Artikel befasst sich mit den folgenden Aspekten der Checkliste für Datenraumdokumente:

• 7 Geschäftsbereiche im Rahmen der M&A Due Diligence
• 4 DD-Herausforderungen, die VDR-Checklisten adressieren
• 167 Datenraum-Elemente für erfolgreiche M&A

Definition von Zweck und Umfang

Due Diligence ist eine umfassende Untersuchung, die ein erwerbendes Unternehmen vor dem Abschluss einer M&A-Transaktion bei einem Zielunternehmen durchführt.

Due-Diligence-Prüfung im M&A-Lebenszyklus. Quelle: Deloitte

Die Due Diligence wird von der M&A-Governance-Einheit entwickelt und von funktionalen Teams durchgeführt. Sie hilft dabei, M&A-Ziele zu bewerten, Synergien zu erkennen, Risiken zu vermeiden und Unternehmen zu integrieren.

Im Rahmen der Due Diligence muss eine erwerbende Partei tief in die folgenden Geschäftsfunktionen des Zielunternehmens eintauchen:

• Finanzen
• Kommerziell
• Betrieb
• IT-Technologie
• Steuern
• Personalwesen
• Recht

Wann brauchen Unternehmen eine Checkliste für einen Due-Diligence-Datenraum?

Die Untersuchung eines Zielobjekts kann mehr als 90 Tage dauern, wobei Unternehmen in allen sechs Phasen des Due-Diligence-Prozesses mit Problemen bei der Datenqualität und organisatorischen Problemen konfrontiert sind. Erfolgreiche Unternehmen verlassen sich jedoch bei der Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen in hohem Maße auf spezielle M&A-Technologien wie virtuelle Datenräume.

Ein virtueller Datenraum ist ein sicherer Arbeitsbereich mit M&A-Workflows, einschließlich Q&A, DD-Checklisten, Pipeline-Management, Redigierung und Teamzusammenarbeit.

Untersuchungen von Accenture haben ergeben, dass M&A-Tools, einschließlich virtueller Datenräume, den M&A-Lebenszyklus um drei Monate verkürzen und bis zu 45 Millionen US-Dollar an zusätzlichem Wert für Verkäufer und bis zu 30 Millionen US-Dollar für Käufer freisetzen können.

4 Herausforderungen bei der Due-Diligence-Prüfung mit der Checkliste für virtuelle Datenräume

Warum ist eine Checkliste in einem Datenraum wichtig? Erfolgreiche Geschäftsleute nutzen Checklisten für Datenräume, um organisatorische und datenwirtschaftliche Herausforderungen zu bewältigen. Unserer Erfahrung nach sollte ein Unternehmen eine M&A-Datenraum-Checkliste nutzen, wenn es mit den folgenden DD-Herausforderungen konfrontiert ist.

Erfahren Sie, wie Sie die Organisation der Due Diligence mit einer effektiven Datenraumstruktur maximieren können.

Datenraum-Checkliste für die Due Diligence: Fallstudie: iDeals + StoneX Group Inc

StoneX, ein jahrhundertealtes Finanzdienstleistungsunternehmen mit über 300 OTC-Produkten und einem Handelsvolumen von über 4,4 Billionen US-Dollar, nutzt seit 2018 den virtuellen Datenraum von iDeals für DD und M&A.

Branche: Finanzdienstleistungen, kommerzielle Absicherung, globale Zahlungen.

Herausforderungen vor der VDR:

• StoneX sah sich bei der Verwendung herkömmlicher Dateifreigabelösungen mit Sicherheitsproblemen konfrontiert.
• Den DD-Workflows von StoneX mangelte es an Dokumentenorganisation.
• Das Unternehmen benötigte einen schnellen Informationsaustausch und eine Nachverfolgung der Aktivitäten.

VDR-Auswirkungen:

• Sichere Datenspeicherung und vertrauliche Dokumentenbearbeitung schützten die Arbeitsabläufe von StoneX.
• Massendokumentenaktionen, Dokumentenetiketten, OCR-Suche (Optical Character Recognition) und automatische Indexierung halfen StoneX bei der Organisation von Due-Diligence-Materialien über mehrere Projekte hinweg.
• Die Zusammenarbeit mit den Bietern an separaten Projekten half dem Unternehmen, die Unabhängigkeit der Arbeitsabläufe zu bewahren und Kommunikationsunterbrechungen zu reduzieren. Die Gesamteffizienz des Deal Rooms wurde bei allen 34 StoneX-Projekten verbessert.

Auswirkungen der VDR-Checkliste: Durch die Entwicklung, den Austausch und die Nachverfolgung von DD-Checklisten konnten die DD-Teams von StoneX mehr Dokumente prüfen, versteckte Probleme aufdecken und das Risikomanagement von Transaktionen verbessern.

Liste der wesentlichen Datenraumdokumente

Je nach Zielsetzung der M&A-Transaktion variieren natürlich auch die spezifischen Anforderungen an die Due Diligence. Nachfolgend finden Sie eine universelle und dennoch umfassende Liste wichtiger Dokumente, die in einen virtuellen Datenraum aufgenommen werden sollten, kategorisiert nach Geschäftsfunktionen:

1. Finanzen
2. Kommerziell
3. Betrieb
4. IT-Technik
5. Steuern
6. Personalwesen
7. Recht

1. Finanzen

Laut der Deloitte-Studie übersehen die Unternehmen finanzielle Aspekte in einem Maße, dass die erzielten Werte um 70 % unter den erwarteten liegen. Außerdem zahlen die Erwerber im Durchschnitt 30 % zu viel, da sie die finanziellen Aspekte nicht richtig einschätzen.

Aus diesem Grund ist eine qualitativ hochwertige finanzielle DD für den Erfolg nach der Übernahme von entscheidender Bedeutung. Sie bewertet die finanzielle Gesundheit des Zielunternehmens und ermöglicht es dem Erwerber, eine fundierte finanzielle Entscheidung zu treffen. Wenn Ihr Unternehmen zukünftige Investitionen anstrebt oder Möglichkeiten für Fusionen und Übernahmen in Betracht zieht, sollten Sie diese Finanzdokumente in einen Datenraum aufnehmen.

2. Kommerziell

Bei der kaufmännischen Due Diligence wird das Zielunternehmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht untersucht und seine Leistung, die Marktbedingungen und das Wettbewerbsumfeld ermittelt. Sie ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensbewertung und gibt Aufschluss über die strategische Eignung der gesamten Transaktion.

3. Betrieb

Eine erfolgreiche Post-Merger-Integration (PMI) trägt laut der Deloitte-Umfrage zu 23 % des M&A-Erfolgs bei. Über 60 % der befragten Führungskräfte scheitern jedoch an der Realisierung von Synergien und Integrationszielen nach der Fusion.

Das operative Geschäft, die wichtigste Einnahmequelle für das fusionierte Unternehmen, muss sorgfältig untersucht werden. Die operative DD hilft dem Erwerber, Integrationsvektoren zu verstehen und umsetzbare PMI-Pläne zu entwickeln.

4. IT-Technologie

Mehr als 70 % der Führungskräfte halten Technologie für einen Werttreiber bei Fusionen und Übernahmen, und 80 % der Unternehmen, die sich durch hervorragende Leistungen auszeichnen, legen laut Accenture-Bericht Wert auf Technologie. Gleichzeitig stellt die Technologie ein erhebliches Risiko dar.

96 % der Chief Information Officers (CIOs) gaben an, dass technologische Probleme (während der Due-Diligence-Prüfung) das Geschäftsergebnis beeinträchtigen. Eine gründliche technologische Due-Diligence-Prüfung deckt IT-Integrationsmöglichkeiten, technologische Werttreiber und vor allem Cybersicherheitsprobleme auf, die zu Datenverletzungen in Millionenhöhe führen.

5. Steuern

Eine mangelhafte Tax Due Diligence (TDD) führt zu einer unangemessenen Bewertung des Geschäfts, unerwarteten Ausgaben während der PMI und Steuerstreitigkeiten. Daher ist es wichtig, Informationen über Steuern in virtuelle Datenräume für fast alle Arten von Geschäften aufzunehmen, da sie für potenzielle Investoren immer eine Priorität darstellen, die es zu untersuchen gilt. Dies sind die Steuerdokumente in der Checkliste “Datenraum für Investoren”

6. Humanressourcen

Laut Mercer-Bericht scheitern bis zu 30 % der M&A-Transaktionen an kulturellen Problemen, die häufig auf das Personalmanagement zurückzuführen sind. Kulturkonflikte bei Fusionen und Übernahmen machen deutlich, wie wichtig eine Due-Diligence-Prüfung der Personalabteilung auf der Verkäuferseite ist.

Sie ermöglicht es den fusionierenden Unternehmen, erfolgreiche HR-Integrationspläne zu entwickeln und die kulturelle Anpassung zu maximieren. Bei der HR-Due-Diligence ist auch die Sicherheit des virtuellen Datenraums besonders wichtig. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für HR-bezogene Dokumente, die in einen Datenraum aufgenommen werden sollten.

7. Rechtliches

Die rechtliche DD umfasst allgemeine Informationen über das Unternehmen, seine Eigentümer, alle rechtlichen Aspekte früherer Transaktionen usw. Sie befasst sich mit bestehenden und potenziellen Problemen in allen Rechtsdokumenten vor, während und nach der Transaktion.

Eine erfolgreiche Organisation und Prüfung von Rechtsdokumenten rettet das Geschäft, während übersehene Probleme, vor allem im Bereich des Kartellrechts, Fusionen vor dem Abschluss der Vereinbarungen zunichte machen können. So werden nach Angaben von McKinsey 10 % der großen Geschäfte (1 bis 10 Mrd. $ +) vor dem Abschluss abgebrochen. Dies sind einige der gebräuchlichsten rechtlichen Dokumente, die für eine effektive Liste von Datenraumanfragen erforderlich sind.

Wichtigste Erkenntnisse

• Datenraum-gestützte DD-Checklisten gewährleisten eine sichere Zusammenarbeit, helfen Unternehmen bei der Klärung von DD-Anforderungen und verbessern die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften.
• Eine Datenraum-Checkliste enthält Dokumente aus den wichtigsten DD-Bereichen, einschließlich Finanzen, Handel, Betrieb, IT-Technologie, Steuern, Personalwesen und Recht.
• Statistiken aus der M&A-Branche zeigen, dass erfolgreiche Unternehmen die DD-Inhalte in ihren Datenräumen sorgfältig planen, um Transaktionsprobleme frühzeitig zu erkennen und die Ergebnisse der Transaktion zu maximieren.
• Der Inhalt der VDR-Checkliste hängt von Ihren individuellen Zielen ab. Sie können sich bei der Erstellung Ihrer Checkliste auf die oben genannten universellen Empfehlungen stützen. Sie können jedoch auch Ihren VDR-Anbieter bitten, Sie bei der korrekten Einrichtung des Datenraums und der Erstellung einer detaillierteren Checkliste für den Datenraum zu unterstützen.

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