Virtuelle Datenräume für M&A: alles, was Sie wissen müssen

Heutzutage sind Online-Datenräume ein wesentlicher Bestandteil fortschrittlicher Teams, die ihre Arbeitsabläufe beschleunigen wollen. Virtuelle Datenräume bieten alles, was Sie für eine produktive Zusammenarbeit und hervorragende Leistungen benötigen. So können die Nutzer Dokumente sicher austauschen, mit interessierten Käufern und Investmentbankern in Kontakt bleiben und sich rund um die Uhr über relevante Fakten informieren.

Zu den Kunden virtueller Datenräume gehören vor allem Finanzinstitute, Behörden, das Bildungswesen, das Gesundheitswesen, die Immobilienbranche und andere Branchen. Diese Unternehmen richten eine Lösung für den reibungslosen Ablauf von Fusionen und Übernahmen, Due-Diligence-Prüfungen, Börsengängen, Finanztransaktionen, Fundraising usw. ein.

Was ist M&A?

Fusionen und Übernahmen liegen vor, wenn sich zwei oder mehr Unternehmen zusammenschließen, um eine Geschäftseinheit zu bilden. Dieser Vorgang wird immer häufiger durchgeführt, da er den Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnet. Außerdem ist es ein strategischer Schritt, um Kosten zu senken, einen Kundenstamm aufzubauen, den Marktanteil zu erhöhen usw.

Daher sind Fusionen und Übernahmen eines der größten und wichtigsten Ereignisse im gesamten Lebenszyklus eines Unternehmens. Dieser Vorgang kann einige Monate bis mehrere Jahre dauern und besteht aus der Sondierungsphase, der Due-Diligence-Prüfung und der Post-Merger-Integrationsphase.

Sondierungsphase

Zu Beginn des M&A-Prozesses definiert der Verkäufer, was er von der Integration mit dem anderen Unternehmen erwartet, und legt Kriterien für potenzielle Käufer fest. Später nimmt er Kontakt zu Unternehmen auf, die diese Kriterien erfüllen, führt eine gegenseitige Bewertungsanalyse durch und bietet einen geeigneten Kandidaten an.

Due-Diligence-Prüfung

Sobald der potenzielle Käufer das Angebot annimmt, führt er eine gründliche Analyse der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Jahresabschlüsse, des Kundenstamms, der Humanressourcen usw. des Verkäufers durch. Damit soll sichergestellt werden, dass die M&A-Transaktion den erwarteten Wert erbringt. Virtuelle Datenräume für Due-Diligence-Prüfungen haben sich zudem als äußerst sicher und zuverlässig erwiesen.

Post-Merger-Integration

Nach einer erfolgreichen Due-Diligence-Prüfung führt der Integrationsprozess zwei Unternehmen zu einem zusammen. Die M&A-Beteiligten integrieren ihre Wissensbasis, kombinieren Technologie und Systeme, entscheiden über die gemeinsame interne Politik und Unternehmenskultur, organisieren neue Abteilungsstrukturen und vieles mehr.

Wie virtuelle Datenräume den M&A-Workflow verbessern

Da der ursprüngliche Grund für die Entwicklung des virtuellen Datenraums Fusionen und Übernahmen waren, zielen alle Funktionen darauf ab, die Transaktion zu verbessern und zu erleichtern. Im Ergebnis erhalten die Kunden hochsichere Datenschutzmechanismen, sparen Zeit und Geld und erhalten eine fortschrittliche Plattform für die Zusammenarbeit. All diese Dinge wirken sich also äußerst positiv auf das Verfahren aus.

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Erhöhter Schutz

Das Sicherheitsniveau, das die meisten virtuellen Datenräume für Fusionen und Übernahmen bieten, ist dem Schutz der Vermögenswerte von Finanzinstituten sehr ähnlich.

In Übereinstimmung mit international anerkannten Sicherheitsstandards verschlüsseln virtuelle Datenräume alle Ihre Daten und implementieren die neuesten Cybersicherheitspraktiken, von mehreren Firewalls bis hin zur Zwei-Faktor-Authentifizierung. Außerdem haben Sie mit Hilfe von anpassbaren Zugriffsberechtigungen die volle Kontrolle darüber, welche Dritten welche Dokumente sehen.

Geringerer Zeit- und Kostenaufwand

Wenn Ihr virtueller Datenraum für Fusionen und Übernahmen auf einer Pay-as-you-go-Basis verfügbar ist, müssen Sie kein Vermögen für die Unterhaltung eines physischen Datenzentrums ausgeben – ganz zu schweigen davon, dass Ihre Käufer Reisekosten sparen.

Außerdem automatisiert ein VDR dank verschiedener fortschrittlicher Funktionen viele Prozesse, was die Verwaltung von Dokumenten und die Bearbeitung von Problemen wesentlich einfacher und schneller macht. Außerdem können Sie mehrere Geschäftsvorgänge in Ihrem virtuellen Arbeitsbereich verwalten.

Verbesserte Kommunikation

Da Sie alle erforderlichen Dokumente zur Hand haben, müssen Käufer nicht zu Ihrem physischen Datenraum reisen, wenn sie weitere Informationen benötigen – sie können sich jederzeit mit einer Frage oder einem Anliegen an Sie wenden. Auf diese Weise können Sie gleichzeitig mit Unternehmen aus aller Welt zusammenarbeiten. Außerdem können Sie den Kommunikationsfluss mit Hilfe der Funktionen für Fragen und Antworten und Live-Diskussionen optimieren.

Wie Sie den virtuellen Datenraum für M&A vorbereiten: 3 einfache Schritte

Der Kauf eines virtuellen Datenraums ist nur der erste Schritt zu einem besseren Geschäftsabschluss. Genauso wichtig ist die Vorbereitung des Online-Arbeitsraums für die komfortable Arbeit beider Parteien. Hier erfahren Sie, was Sie tun müssen, um sicherzustellen, dass eine kosteneffiziente Cloud-Lösung noch mehr Vorteile und Verbesserungen mit sich bringt.

1. Hochladen von Dateien

Bei einem guten Anbieter eines virtuellen Datenraums ist die Vorbereitung des Datenraums einfach und schnell. Sie ziehen die benötigten Dateien und Ordner einfach per Drag & Drop in das Upload-Fenster. Achten Sie nur darauf, dass Ihre Dokumente korrekt und aktuell sind.

Was die Dokumente betrifft, die in einem virtuellen Datenraum enthalten sein sollten, empfiehlt Forbes die unten aufgeführten Dateien. Beachten Sie, dass die Liste nur beratenden Charakter hat, besprechen Sie daher jeden Punkt mit einem Anwalt.

  1. Grundlegende Unternehmensdokumentation
  2. Festes Kapital und andere Wertpapiere
  3. Steuererklärungen und Jahresabschlüsse
  4. Vermögenswerte und Eigentum
  5. Geistiges Eigentum
  6. Wesentliche Verträge
  7. Vertriebs-, Marketing- und Kundendaten
  8. Wichtige Hersteller und Lieferanten
  9. Kundenbetreuung
  10. Regulatorische Fragen
  11. Streitigkeiten oder Rechtsstreitigkeiten
  12. Daten zu Versicherungen
  13. Mitarbeiter/HR
  14. Verfahren mit verbundenen Parteien

2. Strukturierung des Dateisystems

Damit Ihre potenziellen Käufer oder andere Interessenten alle benötigten Dokumente schnell finden können, strukturieren Sie Ihr Dateisystem für den Datenraum. Legen Sie außerdem einen separaten Ordner mit allen nicht vertraulichen Dokumenten an, die von allen Beteiligten zu Beginn der Fusions- und Übernahmetransaktion benötigt werden, sowie einen Ordner mit streng vertraulichen Unterlagen, die von der Unternehmensleitung vor Abschluss des Geschäfts angefordert werden.

3. Einladen der Teilnehmer in den Datenraum

Sobald Ihr Dateisystem für den virtuellen Datenraum fertig ist, laden Sie die Beteiligten ein. Unabhängig davon, wie viele Benutzer Sie einladen, ermöglicht ein Datenraum die Zuweisung erweiterter Berechtigungen, um zu kontrollieren, wer welche Dateien anzeigen, herunterladen und drucken kann. Auf diese Weise können Sie den Prozess rationalisieren und mögliche Sicherheitsverletzungen verhindern.

Kriterien für die Auswahl eines Datenraums für M&A

Beachten Sie bei der Auswahl eines sicheren Online-Repositorys einige Tipps, denn nicht alle Lösungen für virtuelle Datenräume sind gleich. Da jeder potenzielle Nutzer an dem Produkt interessiert ist, das seinen Bedürfnissen am besten entspricht, gibt es ein paar einfache Dinge, die bei der Auswahl zu beachten sind.

Sicherheitsmerkmale

Obwohl virtuelle Datenräume für ihre erhöhte Sicherheit bekannt sind, variiert das Schutzniveau von Anbieter zu Anbieter. Vergewissern Sie sich also, dass Ihr VDR den vollen Umfang an Datenschutzfunktionen bietet, z. B:

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Mehrere Zugriffsebenen auf vertrauliche Dokumente, einschließlich eines eingeschränkten Anzeigemodus, bei dem ein Datenraumbenutzer nur einen Teil eines Dokuments sehen kann
  • Dynamische Wasserzeichen, die auf sensiblen Dokumenten erscheinen, wenn jemand sie ansieht, druckt oder herunterlädt

Einhaltung der Sicherheitsvorschriften

Achten Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters für virtuelle Datenräume darauf:

  • Sie sind ISO27001- und SOC2-konform
  • er seine Rechenzentren durch physische Sicherheit, Zwei-Faktor-Authentifizierung und erweiterte Überwachung schützt
  • dass er die Zuverlässigkeit seines virtuellen Datenraums regelmäßig mit Hilfe unabhängiger Experten bewertet und die neuesten internationalen Softwareentwicklungspraktiken einhält

Berichte über die Datenraumaktivitäten

Ihr virtueller Datenraum sollte es Ihnen ermöglichen, die Benutzeraktivitäten zu verfolgen, die aktivsten Gruppen zu definieren und die am häufigsten besuchten Dokumentabschnitte zu ermitteln.

Eine integrierte Berichts- und Analysefunktion wie diese hilft Ihnen, wichtige Entscheidungen zu treffen, bevor es zu spät ist. Wenn zum Beispiel die Vertreter der Käuferseite zu viel Zeit mit bestimmten Dokumenten verbringen, haben sie wahrscheinlich Bedenken, die Sie proaktiv angehen können.

Benutzerfreundlichkeit

Bei einer typischen M&A-Transaktion müssen Tausende von vertraulichen Dokumenten ausgetauscht und geprüft werden. Ein benutzerfreundlicher virtueller Datenraum mit verschiedenen Funktionen zur Datenstrukturierung kann diesen Prozess erheblich beschleunigen. Suchen Sie nach einem VDR, der die folgenden Funktionen bietet:

  • Unterstützung verschiedener Dateiformate
  • Mehrsprachiger Zugang
  • Benutzerfreundlicher mobiler Zugang
  • Scroll-Through-Funktionalität, die es Ihnen ermöglicht, einfach zum nächsten Dokument zu gelangen
  • Unterstützung vieler Plattformen, einschließlich iOS und Android
  • Masseneinladungen

Integrierte Fragen und Antworten

Die Beantwortung mehrerer Fragen von Einkäufern per E-Mail birgt Probleme wie das Risiko von Datenlecks und mögliche Verwirrung darüber, wer was gesehen hat. Ziehen Sie stattdessen den virtuellen Datenraum mit der Q&A-Funktion in Betracht.

Damit können Sie den Q&A-Prozess des Datenraums steuern, indem Sie die Fragen nach Gruppen, Ordnern und Fachgebieten sortieren. Sie können auch Berichte erstellen, um zu sehen, welche Art von Problemen die Benutzer am häufigsten haben. Auf der Grundlage dieser Informationen können Sie durchsuchbare FAQ-Listen erstellen, um die Beantwortung gleicher Fragen zu vermeiden.

Anpassungen

Ein virtueller Arbeitsraum, der in den Farben und mit dem Logo Ihres Unternehmens gestaltet ist, hebt Sie sicherlich von der Konkurrenz ab. Suchen Sie daher nach einem Datenraum mit einer hervorragenden Anpassungsfunktion.

Dies verschafft Ihnen nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern reduziert auch die manuelle Arbeit, da Sie Ihre Dokumente automatisch mit Wasserzeichen, Fußzeilen und Kopfzeilen versehen können.

Fusionen und Übernahmen sind komplexe Transaktionen, für deren Durchführung Sie den besten virtuellen Datenraum mit den meisten der oben genannten Eigenschaften benötigen. Um den Auswahlprozess zu vereinfachen, konsultieren Sie unsere Liste der besten Anbieter virtueller Datenräume.

M&A vor und nach virtuellen Datenräumen

Da noch nie jemand ein so hohes Maß an Sicherheit und Bequemlichkeit garantiert hat, ist die Entwicklung virtueller Datenräume zu einem innovativen Durchbruch für Unternehmen weltweit geworden. Da sich der Ablauf von Fusionen und Übernahmen durch Online-Datenräume erheblich verbessert hat, können wir die Transaktionsgeschichte in vorher und nachher unterteilen. Im Folgenden erfahren Sie, was M&A-Parteien früher verwendet haben und warum diese Online-Lösung im Laufe der Zeit notwendig wurde.

Geschichte von M&A und physischen Datenräumen

Fusionen und Übernahmen und die Entstehung von physischen Datenräumen hängen zusammen, da dieses Online-Lager aus dem Geschäft heraus entstanden ist. Dies geschah im 19. Jahrhundert während der “Great Merger Movement”, als ein dringender Bedarf an zuverlässiger Speicherung vertraulicher Daten bestand.

Ein physischer Datenraum ist also ein bestimmter Raum, der mit Schränken gefüllt ist, die vertrauliche Informationen in Papierform enthalten.

Da eines der charakteristischen Merkmale von Fusionen und Übernahmen die große Anzahl von Dokumenten ist, legten die Parteien strenge Regeln für den Zugriff auf und die Nutzung von Unternehmensunterlagen fest. Dabei kann es sich beispielsweise um Erlaubnisse oder Beschränkungen für das Fotokopieren und Fotografieren, ein bestimmtes Verfahren für den Zugang zu einem Raum nach Vereinbarung usw. handeln.

Zweifellos waren physische Datenräume früher eine enorme Unterstützung für das Geschäft und wurden darüber hinaus zu einem Indikator für die Entwicklung des Verfahrens. Dieser Ansatz hatte jedoch sowohl Vor- als auch Nachteile. So waren die Kunden beispielsweise unsicher, ob die Daten zuverlässig geschützt oder integer waren, da sie durch Konkurrenten, Eindringlinge und sogar Naturkatastrophen gefährdet werden konnten.

Wie funktionierte eine physische Datenraum-M&A?

Zum besseren Verständnis sollten wir die Geschichte der physischen Datenräume und der virtuellen Datenräume näher beleuchten, um den Unterschied bei der Speicherung von und dem Zugriff auf Informationen zu verstehen.

Datenspeicherung

Für die relativ sichere Speicherung sensibler Informationen ist ein physischer Ort erforderlich, der sich häufig in den Räumlichkeiten des Unternehmens befindet. In anderen Fällen können jedoch auch Anwaltskanzleien, die für die rechtlichen Aspekte von Fusionen und Übernahmen zuständig sind, diesen Ort zur Verfügung stellen. In jedem Fall gibt es ein paar Grundregeln für die Speicherung von Informationen in physischen Datenräumen:

  • Jemand sollte die Inhalte sortieren und indexieren, damit die Beteiligten an der Transaktion sie leichter finden können.
  • Verfügt das Unternehmen nicht über elektronische Sicherungskopien, benötigen die Geschäftsführer Platz für zusätzliche Kopien außerhalb des physischen Datenraums. So gehen die Dokumente im Falle eines Unfalls nicht verloren.
  • Alle interessierten Parteien sollten vor dem Besuch des Datenraums auf das Dokumentenverzeichnis zugreifen.
  • Niemand kann Daten aus dem Datenraum entfernen, wann immer er will.
  • Die Verwendung von Laptops oder anderen Geräten ist im Allgemeinen erlaubt. Verboten sind jedoch Geräte mit Kopiermöglichkeiten – Scanner, Smartphones, Kopierer usw.
  • Da die Informationen unversehrt und vertraulich bleiben müssen, dürfen die Beteiligten sie beispielsweise nicht löschen, beschädigen oder verändern. Dieser kritische Aspekt der Arbeit in physischen Datenräumen erfordert daher eine Managementkontrolle oder Videoüberwachung, um die Sicherheit zu gewährleisten.
  • Die Parteien müssen neu hinzugefügte Dokumente kennzeichnen und die anderen Teilnehmer über die Hinzufügung informieren.
  • Um eine Kopie zu erhalten, stellt der Teilnehmer zunächst einen Antrag und füllt ein Formular aus. Dem Antrag kann übrigens nur stattgegeben werden, wenn die Dokumente kopierbar sind.

Zugang zu den Daten

Ein physischer Datenraum ist in Bezug auf den Dokumentenzugriff natürlich komplizierter als ein virtueller Datenraum. So müssen Sie beispielsweise bestimmte Zeiten festlegen, zu denen die Mitglieder einen physischen Datenraum besuchen können. Außerdem können nicht immer mehrere Prozessbeteiligte gleichzeitig anwesend sein. Hier sind einige weitere Regeln:

  • Aufgrund von Sicherheitsmaßnahmen und rechtlichen Anforderungen ist der Zugang zum Speicher im Gegensatz zu virtuellen Datenräumen nicht rund um die Uhr möglich. Das heißt, die Beteiligten können nur zu einer bestimmten Zeit mit den Dokumenten arbeiten.
  • In der Regel müssen die Besucher bei ihrer Ankunft eine Kontaktperson benennen und ein Register unterzeichnen. Außerdem werden sie häufig überwacht, um verbotene Handlungen zu verhindern.
  • Der Eigentümer des Repositoriums kann den Zugang zu den Daten unabhängig von der Uhrzeit und aus beliebigen Gründen verweigern. Wird einer bestimmten Person der Aufenthalt im Repositorium untersagt, ist sie verpflichtet, es unverzüglich zu verlassen.
  • Manchmal geben Besucher ihre Mobiltelefone ab, bevor sie den physischen Datenraum betreten, und erhalten sie zurück, wenn sie ihn verlassen.

Alle an der Due-Diligence-Prüfung und an Fusionen und Übernahmen beteiligten Parteien mussten diese Regeln befolgen, um die Transaktion nicht zu gefährden. Offensichtlich machten die Anforderungen die Abläufe noch mühsamer und zeitaufwändiger. Glücklicherweise haben jedoch digitalisierte Versionen die traditionellen Datenräume ersetzt.

Wie haben die Datenräume vom technischen Fortschritt profitiert?

Abgesehen von den Unannehmlichkeiten, die physische Datenräume mit sich brachten, erwiesen sie sich auch als unsicher. Folglich mussten die M&A-Teilnehmer nach einer robusteren Lösung suchen, um dem dringenden Bedürfnis nach Datenschutz gerecht zu werden.

Der erste Schritt zur Digitalisierung der physischen Dokumentenspeicherung war die von Sony 1984 auf den Markt gebrachte CD-ROM. Im Vergleich zu Disketten konnten auf der CD-ROM große Datenmengen gespeichert werden, was sich positiv auf die Transaktion auswirkte, da sie die Speicherung von Dokumenten erleichterte.

Die Entwickler waren jedoch gezwungen, nach besseren Lösungen zu suchen, da bei der CD-ROM das Risiko einer Beschädigung oder eines Verlusts besteht. So kam 1996 das Cloud Computing des Technologieunternehmens Compaq Computers auf den Markt, das es ermöglichte, Informationen online zu speichern.

In den 2000er Jahren schließlich kamen virtuelle Datenräume auf den Markt, die eine zuverlässigere Alternative zu physischen Datenspeichern darstellten. Diese Innovation wurde explizit für Due-Diligence-Prüfungen und Fusionen und Übernahmen entwickelt und befreite die Teilnehmer von sich wiederholenden Aufgaben und Sicherheitsbedenken. Mit anderen Worten: Ein Datenraum rationalisiert den gesamten Lebenszyklus.

Abschließende Gedanken zu Datenräumen für Fusionen und Übernahmen

Ein Datenraum hat sich zu einer modernen und leistungsstarken Alternative zu physischen Datenräumen entwickelt. So wirkt sich die Online-Plattform positiv auf alle Phasen der Transaktion aus, da sie eine hochsichere Umgebung und Möglichkeiten der Zusammenarbeit für alle Beteiligten bietet.

Um jedoch genau das auszuwählen, was Ihr Team braucht, müssen Sie sich zunächst mit dem Service eines bestimmten Anbieters vertraut machen. Auf diese Weise erfahren Sie, was Sie von dem Produkt haben und welche Vorteile es Ihnen bringt. Der nächste Schritt ist die Vorbereitung des virtuellen Datenraums für Fusionen und Übernahmen, wozu der Umgang mit sensiblen Dokumenten und die Einladung mehrerer Nutzer gehören.

Wie auch immer, schauen Sie sich zunächst die besten Anbieter von Datenräumen an, die die besten Tools für den gesamten M&A-Lebenszyklus anbieten.

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