Virtuelle Datenräume für Due-Diligence-Prüfungen: Vorteile und Kriterien

Due Diligence ist der Prozess, der erforderlich ist, um alle wichtigen Fakten und Finanzinformationen sowie alle Daten zu prüfen, die während des M&A-Geschäfts oder des Investitionsprozesses erwähnt werden. Vor dem Abschluss einer Transaktion wird eine Due Diligence durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Käufer genau weiß, was er kauft.

Ziel der Due Diligence ist es, den Käufer mit allen Informationen auszustatten, die er benötigt, um die richtige Entscheidung zu treffen. Findet das Due-Diligence-Team Probleme, muss es entscheiden, ob es das Geschäft aufgibt oder ändert. Wenn jedoch alles in Ordnung zu sein scheint, können Käufer und Verkäufer mit der Transaktion fortfahren.

Bei Fusions- und Übernahmetransaktionen ermöglicht die Due-Diligence-Prüfung dem Käufer, relevante Informationen über das Unternehmen, das er erwerben möchte, zu prüfen und zu verifizieren. Um diese Aufgabe zu bewältigen, benötigen Unternehmen einen geeigneten virtuellen Datenraum. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über virtuelle Datenräume für Due Diligence wissen müssen.

Was ist ein Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen?

Ein Due-Diligence-Datenraum ist ein sicherer Cloud-Speicher, in dem viele Parteien in M&A-Vereinbarungen notwendige Dokumente und sensible Daten gemeinsam nutzen können. Er kann bei der Speicherung und dem Austausch wichtiger kommerzieller, rechtlicher und finanzieller Dokumente helfen, die potenziellen Investoren zur Überprüfung und Analyse vor Beginn einer Partnerschaft vorgelegt werden können.

Nach der Zustimmung des Verkäufers und der Unterzeichnung des NDA können Investoren und potenzielle Käufer einfach auf Due-Diligence-Datenräume zugreifen. Im Vergleich zu einem Standard-Datenraum ist eine innovative und zeitgemäße Wahl flexibel, wirtschaftlich und hilfreich.

Der Administrator kann mehreren autorisierten Nutzern Zugriff auf die wesentlichen Dokumente gewähren, wobei der Grad des Zugriffs jedes Nutzers vom Administrator gesteuert wird. Die Daten im virtuellen Datenraum können vom Administrator hoch- und heruntergeladen werden.

Warum virtuelle Datenräume für die Due Diligence nutzen?

Bei der Due-Diligence-Prüfung arbeiten mehrere Personen an einer Vielzahl vertraulicher Dokumente und sensibler Daten, und zwar vom Beginn von Geschäftstransaktionen bis zu deren Integration nach der Fusion. Ohne entsprechende Vorkehrungen kann diese Phase der M&A-Transaktion die Datensicherheit ernsthaft gefährden.

An dieser Stelle kommt die Software für virtuelle Datenräume ins Spiel. Sie bietet eine sichere Umgebung für mehrere Parteien zur Speicherung und Verteilung der erforderlichen Dokumente und Informationen.

Ein virtueller Datenraum, der ein hohes Maß an Datenschutz gewährleistet, erleichtert die reibungslose Kommunikation und den sicheren Austausch von Dokumenten zwischen den Parteien auf der Verkäufer- und der Käuferseite. Die richtigen Personen erhalten einfachen Zugriff auf relevante Daten und können Berichte und Fortschritte austauschen, ohne sich Gedanken über Datenschutzverletzungen machen zu müssen.

Eine Cloud-Lösung für einen virtuellen Datenraum trägt dazu bei, dass die Due-Diligence-Prüfung gründlich und schnell durchgeführt werden kann. Neben den oben genannten Gründen nutzen Fachleute virtuelle Datenräume, um:

Schutz ihrer Daten und ihres geistigen Eigentums

Mit einem virtuellen Geschäftsraum haben Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten. Durch die Verwendung von Benutzerrollen mit Berechtigungen können Sie den Benutzerzugriff und die Einsichtnahme in die von Ihnen übermittelten Daten gezielt steuern. Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie alle Dokumente mit einem Zeitstempel, Namen und einer E-Mail-Adresse versehen.

Alle Benutzer müssen eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen, bevor sie den Geschäftsraum betreten, so dass Sie sicher sein können, dass Ihre vertraulichen Informationen geschützt sind.

Maximieren Sie den Geschäftserfolg

Der Handelsraum macht es auch einfach, eine auktionsähnliche Atmosphäre zu schaffen, die den Abschluss von Geschäften fördert, indem er Ihnen über Audit-Trail-Berichte einen Einblick in die Aktivitäten im Datenraum gibt und es Ihnen ermöglicht, sich anhand des Verhaltens der Nutzer auf der Plattform ein besseres Bild davon zu machen, wer tatsächlich an Ihrer Transaktion interessiert ist. Dies ist für Verkäufer von großem Vorteil.

Beschleunigen Sie den gesamten Prozess

Due-Diligence-Prüfungen und Geschäftsabschlüsse können zeitaufwändig sein, aber die Möglichkeiten eines Datenraums können die Dinge beschleunigen. Zunächst einmal ist der virtuelle Datenraum benutzerfreundlich, und selbst diejenigen, die ihn noch nie benutzt haben, benötigen oft keine Schulung oder Erklärung; das spart Zeit für beide Parteien.

Außerdem dauert die Einrichtung des virtuellen Datenraums von Anfang bis Ende weniger als 15 Minuten. Danach können Sie sofort loslegen.

Sparen Sie wertvolle Ressourcen des Unternehmens

Ein herkömmlicher Datenraum kann mit einem großen Preisschild und versteckten Kosten verbunden sein, während Sie bei einem virtuellen Datenraum genau wissen, worauf Sie sich einlassen. Sie müssen nur einen Festbetrag zahlen, der unbegrenzten Speicherplatz und Nutzer nach Ihrem Ermessen abdeckt. Hier gibt es keine Überraschungen.

data rooms due diligence

Kriterien, die bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums für die Due Diligence zu berücksichtigen sind

Nicht alle virtuellen Datenräume sind gleich. Sie müssen genau darauf achten, welche Funktionen für eine erfolgreiche Due-Diligence-Prüfung unerlässlich sind.

Sicherheit

Um Datenschutzverletzungen vorzubeugen, sollten Sie einen Due-Diligence-Datenraum wählen, der erweiterte Datensicherheit und digitale Rechteverwaltung bietet. Er muss den Schutz von Dokumenten mit Funktionen wie 256-Bit-Verschlüsselung, Remote-Shredding, automatisches Wasserzeichen, eingeschränktem Anzeigemodus, sicherer Anzeige von Tabellenkalkulationen, detaillierten Zugriffsrichtlinien und Antivirenschutz gewährleisten.

Eine vollständige Zugriffskontrolle ist ein Muss. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der Zugriff auf der Grundlage von Berufsbezeichnung und Aufgaben zugewiesen werden kann. Andernfalls können vertrauliche Informationen auch von Personen gelesen werden, die keinen Bezug dazu haben. Das ist nicht immer der Fall und kann ungünstige Folgen haben.

Der Datenraum sollte den Benutzern ein eindeutiges Berechtigungsprofil bieten, das den Zugriff nur auf bestimmte Dateien und Ordner ermöglicht. Außerdem sollte er die Aktivitäten der Benutzer verfolgen und Prüfprotokolle bereitstellen.

Einhaltung der Sicherheitsvorschriften

Doch wie können Sie sicherstellen, dass die Anbieter von Datenräumen auch wirklich so sicher sind, wie sie vorgeben zu sein? Lassen Sie die Präsenz des internationalen Zertifizierungsprogramms eines Drittanbieters für sich sprechen. Wählen Sie einen virtuellen Datenraum, der nach ISO27001, SSAE 16, HIPAA und SOC2 zertifiziert ist. Außerdem sollten sie internationale Standards wie den OWASP- und Microsoft Secure Development Lifecycle einhalten.

Benutzerfreundlichkeit

Machen Sie es Benutzern mit unterschiedlichem beruflichen Hintergrund und technologischem Know-how leicht, den Datenraum für die Due Diligence zu nutzen. Der virtuelle Datenraum sollte eine intuitive Schnittstelle bieten, die sicherstellt, dass jeder ihn nutzen und problemlos auf benötigte Dateien zugreifen kann, ohne dass eine intensive Schulung erforderlich ist.

Der Datenraum muss von allen Geräten aus zugänglich sein. Er sollte auch keine Plug-ins oder ausgefallene Software erfordern und muss mit Windows, macOS, Android und iOS kompatibel sein. Außerdem muss er über eine reaktionsschnelle Benutzeroberfläche verfügen, die auch auf mobilen Geräten nahtlos funktioniert.

Mehrsprachige Unterstützung

In Ihrem Due-Diligence-Team arbeiten möglicherweise Mitarbeiter verschiedener Nationalitäten. Vergewissern Sie sich, dass Ihr virtueller Datenraum über die erforderlichen mehrsprachigen Funktionen verfügt, um Benutzern mit unterschiedlichem ethnischen und geografischen Hintergrund gerecht zu werden. Dies ist vor allem bei grenzüberschreitenden Fusionen und Übernahmen von entscheidender Bedeutung, weshalb ein Datenraum für Fusionen und Übernahmen unverzichtbar ist.

Integrierte Fragen und Antworten und Chat

Der Due-Diligence-Prozess umfasst komplexe Transaktionen, die viele Fragen aufwerfen können. Erleichtern Sie den Austausch durch die Wahl eines virtuellen Datenraums, der eine effiziente Möglichkeit bietet, Fragen zu stellen und Antworten zu geben. Der Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen sollte auch sichere Chats für eine nahtlose Kommunikation ermöglichen.

Kostenlose Demo

Eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie den für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen nutzen, besteht darin, ihn selbst zu nutzen. Vielleicht möchten Sie die Plattform erst einmal ausprobieren, bevor Sie sich für sie entscheiden.

Bei der Auswahl eines perfekten Anbieters für virtuelle Datenräume können Sie zwischen den besten Datenräumen wählen, die wir anhand verschiedener Kriterien sorgfältig ausgewählt haben.

Wie verwendet man einen Datenraum für Sorgfaltsprüfungen?

Der Import einer vorgefertigten Anfragevorlage ist der einfachste Weg, um mit einem Due-Diligence-Datenraum zu beginnen. Der Datenraum und die Ordnerstruktur werden automatisch bereitgestellt und strukturiert, wenn Sie bereits über eine vorgefertigte Vorlage verfügen.

Die Benutzer können dann mit der Bearbeitung von Anfragen beginnen, indem sie die benötigten Dateien per Drag & Drop auf die Plattform ziehen. Sie können auch Arbeitsaufgaben delegieren, mit anderen Nutzern chatten und neue Personen in den Raum einladen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit einem Datenraum zu beginnen:

  1. Finden Sie den am besten geeigneten Anbieter eines Datenraums für die Sorgfaltsprüfung. Die Suche nach dem besten Datenraumanbieter für die Bedürfnisse Ihres Projekts unter Dutzenden von Datenraumanbietern ist der zeitaufwändigste Aspekt der Einrichtung eines Due-Diligence-Datenraums. Die Preisstrukturen, Funktionen und Nutzungskategorien der Anbieter virtueller Datenräume sind unterschiedlich. Obwohl die erste Reaktion eines jeden ist, eine Auswahl auf der Grundlage des Preises zu treffen, sollte dies wirklich der letzte Aspekt sein, der berücksichtigt werden sollte. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf den einzigartigen Wert, den jeder Anbieter in die Geschäftsstrategie Ihres Unternehmens einbringen kann.
  2. Wählen Sie einen geeigneten Plan. Am besten ist es, wenn Sie sich für eine Software entscheiden, die einen festen Preis für ihre Dienste verlangt. Auf diese Weise haben Sie mehr Flexibilität bei der Verwaltung von Dateien, bei der Zusammenarbeit mit anderen Personen und bei der Durchführung aller Phasen Ihres Projekts. Wählen Sie einen Tarif, der sich nach der Menge der Daten richtet, die Sie im Datenraum speichern möchten, und nach dem Umfang Ihres Vorgangs. Je größer die Anzahl der beteiligten Personen und Daten, desto höher die Kosten.
  3. Starten Sie eine kostenlose Testversion und fordern Sie die Checkliste für die Sorgfaltspflicht des Datenraums an. Fordern Sie von Ihrem Anbieter eine Checkliste für den Datenraum an, damit Sie alle relevanten Informationen im Vorfeld sammeln und ein logisches Datenraumlayout erstellen können. Sie werden die Dateien im Datenraum hinzufügen, entfernen und ändern, während das Geschäft voranschreitet. Allerdings ist es in der Regel eine gute Idee, mit einem vorgefertigten Dokumentenfluss zu beginnen.
  4. Stellen Sie sicher, dass die automatische Ordnerstruktur korrekt und leicht verständlich ist. Erstellen Sie eine Gliederung für Ihren Due-Diligence-Datenraum anhand der Due-Diligence-Checkliste. Nehmen Sie dann, je nach den Besonderheiten Ihres Unternehmens, die erforderlichen Änderungen vor.
  5. Beginnen Sie mit dem Hochladen von Dokumenten. Übertragen Sie Ihre Daten in die Datenraum-Software, sobald alle Ordner und Unterordner fertig sind. Achten Sie genau auf die Namen der Dokumente und die Reihenfolge, in der sie in den einzelnen Ordnern erscheinen.
  6. Fügen Sie Benutzer hinzu und weisen Sie Aufgabenrollen, Fälligkeitsdaten und Prioritäten zu. Richten Sie erweiterte Berechtigungen für jede Vertragspartei ein, um den Zugriff zu kontrollieren, und versenden Sie Einladungen für mehrere Benutzer zum virtuellen Datenraum für die Due Diligence. Verwenden Sie eine Benutzer-Identifikationsfunktion, um sicherzustellen, dass jeder Zugang zu den benötigten Informationen hat, und um die Sicherheit sensibler Dokumente zu überprüfen.

Vorteile der Nutzung virtueller Datenräume für Due Diligence anstelle von physischen Datenräumen

Viele Unternehmen, die einen Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen nutzen, stellen eine Verbesserung der Unternehmensproduktivität fest, was zu besseren Geschäftsergebnissen führt. Ein zuverlässiger virtueller Datenraum bietet die folgenden Vorteile:

Datensicherheit

Datenraumsoftware muss strenge Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllen, darunter SOC 1, SOC 2 Typ II, HIPAA/ITAR, ISO 27001 und andere. Bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums für die Due Diligence lohnt es sich, alle Sicherheitszertifizierungen auf der offiziellen Website des Anbieters zu überprüfen.

Wenn Sie einen physischen Datenraum mit einem virtuellen Datenraum vergleichen, werden Sie einen deutlichen Unterschied im Sicherheitsniveau feststellen. Menschliche und mechanische Fehler sind in Online-Datenräumen nicht zulässig. Darüber hinaus ermöglichen es Internetlösungen dem Unternehmen, zu regeln, wer während des Prüfungsverfahrens Zugang zum virtuellen Datenraum und seinen vertraulichen Daten hat.

Um sicherzustellen, dass die von Ihnen eingereichten wichtigen Unterlagen vollständig geschützt sind, verwenden die Anbieter virtueller Datenräume extrem sichere Technologien, einschließlich Datenverschlüsselung und Aktivitätsverfolgung. Für andere Parteien ist es schwierig, bestimmte Dokumente ohne Ihre Zustimmung zu drucken, zu kopieren oder zu ändern.

Zugänglichkeit

Der Online-Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen ist eine benutzerfreundliche Wahl, die die Verwaltung Ihres Unternehmens erleichtert. Sie müssen nicht ins Büro gehen, um Papiere zu unterschreiben oder Transaktionsinformationen einzusehen.

Die Dienste des virtuellen Datenraums sind rund um die Uhr verfügbar. Der Datenraum verfügt über ausgezeichnete Dateiverwaltungstools, wie z. B. den Datei-Upload per Drag-and-Drop, der den Upload-Prozess beschleunigt. Es gibt weitere Funktionen, die das Dokumentenmanagement effizienter machen, darunter ein integrierter Dateireader, eine dokumenteninterne Suche und eine Indexierung.

Einer der wichtigsten Vorteile des virtuellen Datenraums ist seine Präsenz auf einem zuverlässigen und sicheren Server, der 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche einen sicheren Internetzugang gewährleistet.

Einfache Dokumentenverwaltung

Im Zuge des technologischen Fortschritts werden Softwarelösungen unweigerlich benutzerfreundlicher. Die Personen, die den virtuellen Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen nutzen, verfügen über unterschiedliche Computerkenntnisse, daher ist es wichtig, dass das Verfahren für alle so einfach wie möglich ist.

Je einfacher die Handhabung der Dokumente ist, desto schneller wird der Kauf abgewickelt. Die Zeitersparnis bei der Due-Diligence-Prüfung trägt dazu bei, dass alle Arten von Geschäften abgeschlossen werden können.

Preis der Dienstleistung

Manche Menschen gehen davon aus, dass Due-Diligence-Datenräume nur für große Unternehmen verfügbar sind. Andererseits zahlen die Kunden für diesen Service weniger als für die physische Speicherung. Ein weiterer Vorteil der Plattform sind folglich die Kosten. Die Organisation und der Anbieter sprechen über den benötigten Funktionsumfang und die Preisgestaltung.

Flexibilität

Abgesehen von den genannten Merkmalen bieten die meisten Anbieter virtueller Datenräume auch hilfreiche Aufzeichnungsfunktionen und eine Vielzahl anderer Funktionen, die den Nutzern der Datendienste zugute kommen.

In den virtuellen Datenräumen können Sie die An- und Abmeldetätigkeiten aller Teammitglieder verfolgen. Sie können auch beobachten, wie lange die Besucher eine Seite ansehen und welche Inhalte die meiste Aufmerksamkeit erhalten. Sie können auch Tracking-Funktionen nutzen, um Aktivitäten besser zu organisieren und den Projektfortschritt zu überwachen.

Volle Kontrolle über Dokumente und Aktivitäten

Für Investoren besteht ein geringeres Risiko. Der ständige Zugang zu Dokumenten ist ein unvermeidlicher Aspekt einer effektiven Zusammenarbeit. Die wesentlichen Daten sind für den Investor jederzeit einsehbar. Daher besteht eines der Hauptziele der Due-Diligence-Prüfung von Datenräumen darin, das Risiko zu verringern und eine sichere Zusammenarbeit auf der Grundlage gegenseitigen Vertrauens und Verständnisses zu gewährleisten.

Unternehmen nutzen weiterhin File-Sharing-Dienste. Sie werden sowohl für einmalige als auch für regelmäßige Transaktionen genutzt. Das folgende Material gibt einen kurzen Überblick über Datenräume und erklärt, warum die neue Software den Markt dominiert.

Transparente und effektive Kommunikation

Digitale Kommunikationskanäle haben sich durchgesetzt, während Live-Gespräche in den Hintergrund getreten sind. Während andere argumentieren, dass virtuelle Geschäftsabschlüsse niemals die Macht des Handschlags ersetzen können, haben sich viele Unternehmen darauf eingestellt und begrüßen das neue Paradigma.

Je mehr innerhalb des virtuellen Datenraums für die Due Diligence getan werden kann, desto besser. Dazu gehören das Senden und Empfangen von Nachrichten sowie das Führen von Video- und Audioanrufen. Die Kommunikationswerkzeuge sollten ebenso einfach und unkompliziert sein wie die übrigen Funktionen des Datenraums.

Resümee

In der heutigen digitalen Welt ist die Nutzung eines physischen Datenraums nicht mehr notwendig. Bei kritischen Geschäftsvereinbarungen oder Transaktionen sind menschliche Fehler und automatisch erzeugte Irrtümer nicht möglich.

Die von führenden Anbietern angebotenen virtuellen Datenräume für Due-Diligence-Prüfungen sind vollständig automatisiert und erfordern kein menschliches Eingreifen. Der Datenraum, der vollkommen sicher ist, ermöglicht es Ihnen, wichtige Informationen zu speichern, zu prüfen und mit potenziellen Investoren auf die vorteilhafteste und effektivste Weise auszutauschen.

Besuchen Sie die Hauptseite, um zu vergleichen und einen der besten Datenraumanbieter für Due-Diligence-Geschäfte auszuwählen.

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