
1. iDeals

2. Citrix
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3. Datasite
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4. Box
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5. Intralinks
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6. Drooms
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Virtuelle Datenraumtechnologie ist ein unvermeidliches Element jeder Geschäftstransaktion. Unternehmen jeder Größe nutzen Datenräume als Unternehmensspeicher, Kommunikationsplattformen und Werkzeuge für strategische Entscheidungen.
Ein gut ausgewählter elektronischer Datenraum bietet ein beispielloses Maß an Sicherheit, Funktionalität und Vielseitigkeit. Deal Maker haben jetzt unbegrenzte Möglichkeiten, ausgeklügelte Tools und vorgefertigte Workflows zu nutzen und jede Transaktion schneller zu verarbeiten.
Infolgedessen machte der zunehmende Komfort und die Verfügbarkeit virtueller Datenräume das Konzept physischer Datenräume in allen Branchen nahezu obsolet.
Ein virtueller Datenraum ist eine Online-Plattform, die Cloud-Speicher mit verschiedenen Instrumenten für High-Stakes-Transaktionen kombiniert. Ein digitaler Datenraum kann besonders für Prozesse mit großen Dokumentationsmengen von Vorteil sein, da er als externes Unternehmensarchiv fungiert.
Ein virtueller Online-Datenraum kann auch als Kollaborationsplattform für den täglichen Betrieb, die Vorstandsverwaltung und alle Projekte dienen, die gleichzeitige Beiträge von mehreren Parteien erfordern. Einige der häufigsten Beispiele für virtuelle Datenraumanwendungen sind Fusionen und Übernahmen, Corporate Due Diligence, Portfoliomanagement und Kapitalbeschaffung.
Unseren Untersuchungen zufolge haben Datenräume kleinen, mittleren und großen Unternehmen in vielen Branchen viel zu bieten. Basierend auf den jüngsten Einnahmen gibt es jedoch mehrere Branchen, die sich am meisten auf Software für virtuelle Datenräume verlassen.
Nachfolgend sind die primären Anwendungsfälle für virtuelle Datenräume in der Reihenfolge ihrer Beliebtheit aufgeführt.
Fusionen und Übernahmen sind entscheidend für das Wachstum und die Entwicklung von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen. Darüber hinaus verlassen sich viele Branchen, wie z. B. Tech-Startups, ausschließlich auf die Übernahme als Ziel-Exit-Strategie oder einen wichtigen Meilenstein.
Die größte Herausforderung jeder M&A-Transaktion ist eine gründliche Due Diligence. Deal-Teilnehmer müssen riesige Mengen an Dokumenten innerhalb eines relativ engen Zeitrahmens durchgehen.
Virtuelle Datenräume helfen dabei, agile und ausgestattete Umgebungen für den sekundenschnellen Zugriff auf die erforderlichen Dateien zu schaffen, wodurch wichtige Entscheidungen früher getroffen werden können. Boutiquen und Unternehmen profitieren gleichermaßen von der universellen Zugänglichkeit und den automatisierten Lösungen, die moderne Datenraumlösungen bieten.
Bekannte Fonds und Private-Equity-Firmen haben in der Regel mit vielen vertraulichen Daten zu tun. Dies erfordert eine erhöhte Sicherheit und interne Transparenz. Virtuelle Datenräume bieten zahlreiche Tools für jeden Prozess von der Kapitalbeschaffung bis zur Anlageberatung, indem sie Benutzerdaten sichern und Zugriff auf verschiedene Analysen gewähren.
Anwälte und Anwaltskanzleien müssen strenge Vorschriften einhalten, um die Legitimität ihrer Tätigkeit zu gewährleisten. Und gleichzeitig gibt es viele sensible Dokumente und private Informationen, um die man sich kümmern muss.
Das bedeutet, dass der Rechtssektor einer der ersten ist, der von den branchenführenden Funktionen des virtuellen Datenraums wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Fernabfrage profitiert.
Als Finanzinstitute, die hauptsächlich auf Beratungsbasis tätig sind, benötigen Investmentbanken Softwarelösungen, die einfache Kommunikation mit hochwertiger Datenspeicherung kombinieren. Investor-Banker nutzen Datenräume, um Informationen zu sammeln, Due-Diligence-Prüfungen durchzuführen, potenziellen Käufern Ziele vorzustellen und bei der Integration nach der Transaktion zu helfen.
Neben erweiterter Sicherheit ermöglichen Datenräume Investmentbanken auch, ihre Abläufe zu organisieren, indem sie die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter verbessern und die Berichterstattung optimieren.
Das Gesundheitswesen ist ein weiterer Sektor, der mit großen Mengen an vertraulichen Daten wie Patienteninformationen, Forschungsergebnissen und mehr zu tun hat. Ein Versäumnis, solche Daten zu sichern, kann zur Spionage von Wettbewerbern oder sogar zu einer umfassenden Klage führen.
Abgesehen davon, dass sie ihren Benutzern helfen, sensible Dateien zu schützen, helfen Datenräume dabei, komplexe, zeitaufwendige Verfahren wie die Lizenzierung zu steuern. Durch die Speicherung aller erforderlichen Unterlagen an einem zentralen Ort können Unternehmen die benötigten Lizenzen viel schneller erhalten.
Ein wesentlicher Teil des Feedbacks, das wir in unserer Datenraum-Branchenforschung erhalten haben, deutet darauf hin, dass es mehrere Sektoren gibt, die virtuelle Datenräume häufiger als zuvor nutzen. Unten sind drei der herausragendsten Beispiele.
Immobilienunternehmen nutzen virtuelle Datenräume, um Portfolios zu verwalten, mit potenziellen Investoren zu kommunizieren und langfristige Projekte zu überwachen. Datenraum-Tools ermöglichen Unternehmen einen fundierten Ansatz für Immobilientransaktionen und vereinfachen das Dokumentenmanagement.
Und die Repository-Kapazitäten erstellen eine einfach zu navigierende Aufzeichnung aller vergangenen Entwicklungs- und Finanztransaktionen, wodurch das Auffinden von Dokumenten bei Transaktionen mit hohen Einsätzen viel reibungsloser wird.
Investoren nutzen virtuelle Datenräume als Strategieplattform, auf der sie Möglichkeiten vergleichen, die erforderlichen Dokumente anfordern und eine Due-Diligence-Prüfung durchführen. Erfolgreiche Deals können dann in den Portfoliobereich des Datenraums übertragen werden.
Gleichzeitig können Startups Lösungen für virtuelle Datenräume einsetzen, um ihr Unternehmen zu vermarkten, die Unternehmensentwicklung zu organisieren und sich auf Akquisitionen, Fusionen oder andere wichtige Übergänge vorzubereiten.
Bei der Beantragung des Börsengangs müssen Organisationen eine umfangreiche Anzahl von Dokumenten zur Einreichung zusammenstellen. Viele dieser Dateien sind streng vertraulich und erfordern eine zusätzliche Sicherheitsstufe. Außerdem erfordert der IPO-Prozess oft eine externe Beratung, was die Funktionen für die Zusammenarbeit im Datenraum zwingend erforderlich macht.
Unübertroffene Sicherheit vertraulicher Dokumente.
Unkomplizierte Organisation und Verteilung von Dokumenten.
Zentralisierter Arbeitsbereich mit transparenten Arbeitsabläufen und verbesserter Verantwortlichkeit.
Kosteneffizienz im Vergleich zu herkömmlichen Datenräumen.
Funktionale Lösungen für die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung aus der Ferne.
Beschleunigte Geschäftsabwicklung von der Due Diligence bis zur Integration.
Die Investition in einen Datenraum sichert das Image des Unternehmens als zuverlässig und zukunftsorientiert.
Vielseitige Zugänglichkeit von Daten und Personen.
Unbegrenzte Möglichkeiten für alle Projekttypen.
Datenräume benötigen in der Regel keine zusätzliche Hardware oder Plug-Ins.
Optionen zur Nutzung des Fachwissens und der Beratung des Anbieters.
Verbesserte Kommunikation mit integrierten Chats, Fragen und Antworten, Videoanrufen usw.
Datensicherheit ist das Hauptanliegen aller modernen Unternehmen. Die Forderung nach ständig aktualisiertem, kompromisslosem Schutz veranlasst Unternehmen, ihre vertraulichen Daten virtuellen Datenräumen anzuvertrauen. Fortschrittliche Datenraumsoftware stellt sicher, dass die Dateien der Benutzer nicht auf mehreren Ebenen kompromittiert werden.
Renommierte Anbieter von Datenräumen stellen sicher, dass ihre Produkte den branchenspezifischen Sicherheitsstandards entsprechen. Ob ein Anbieter Sicherheit ernst nimmt, lässt sich am besten anhand von Zertifizierungen wie ISO 27001, HIPAA und SOC 2 feststellen.
Die nächste Ebene des Datenschutzes ist die Kontrolle darüber, wer darauf zugreifen kann und wie sie berechtigt sind, damit zu interagieren. Die sichere Dateifreigabe in virtuellen Datenräumen wird durch die Zuweisung spezifischer Berechtigungen basierend auf der Rolle jedes Benutzers gewährleistet.
Diese Kategorie von Sicherheitsmaßnahmen trägt dazu bei, vertrauliche Daten zu schützen, alle Interaktionen zu überwachen und Bedrohungen durch interne Lecks zu verhindern.
Neben der Sicherstellung, dass nur bestimmte Benutzer auf vertrauliche Daten zugreifen können, können Administratoren zusätzliche Schutzebenen zuweisen. Einige Beispiele für Dokumentensicherheit sind Nur-Lese-Berechtigungen, NDA-Popups und detaillierte Aktivitätspfade.
Zusätzlich zum Dateischutz ermöglichen virtuelle Datenräume einen sicheren Informationsaustausch, indem sie eine sichere Umgebung für alle Arten von Kommunikation schaffen. Benutzer können beispielsweise Gruppen bilden und bestimmte Angelegenheiten privat besprechen, während alle ihre Interaktionen verschlüsselt sind.
Ein vertrauenswürdiger Datenraum ist eine sichere Plattform, die es Benutzern ermöglicht, ihre vertraulichen Dokumente sicher zu speichern und zu verwalten. Der wichtigste Aspekt ist die Auswahl eines Anbieters, der die erforderlichen Sicherheitsfunktionen und das erforderliche Compliance-Level bietet.
Virtuelle Datenräume bieten ihren Nutzern unbegrenzte Möglichkeiten. Es gibt jedoch einige Schlüsselfunktionen, die den größten Nutzen bringen, wie unten beschrieben.
Virtuelle Datenräume ermöglichen Benutzern den mühelosen Zugriff auf Dokumente von jedem Gerät oder Standort aus. Durch den digitalen Speicherplatz entfällt die Notwendigkeit, physische Kopien zu speichern, wodurch die Kosten und der Aufwand für die Aufbewahrung eines traditionellen Archivs reduziert werden. Zu den zusätzlichen Funktionen, die die Dokumentenverwaltung der Benutzer verbessern, gehören:
Ein gut gestalteter Datenraum verfügt über mehrere Zugriffsebenen, die bestimmen, welche Arten von Daten jeder Benutzer abrufen und welche Aktionen er ausführen kann. Andere Funktionen, die bei der Verwaltung von Benutzern helfen, sind:
Die Benutzer virtueller Datenräume kommen aus allen möglichen technischen Bereichen, was bedeutet, dass die Software einfach genug sein muss, damit jeder sie effektiv nutzen kann. Zwei Hauptaspekte der erweiterten Benutzerfreundlichkeit sind eine intuitive Benutzeroberfläche und eine vielseitige Bereitstellung einschließlich der Kompatibilität mit allen Betriebssystemen, einschließlich Windows, Linux und macOS.
Weitere Funktionen, die das Benutzererlebnis verbessern, sind:
Aktivitätsverfolgung und Berichterstattung ermöglichen es, die genaue Anzahl der Benutzer zu untersuchen, die mit bestimmten Dokumenten interagiert haben, ihr Engagement zu bewerten und den Workflow bei Bedarf umzuleiten. Der folgende Bericht zeigt die meisten Support-Dealmakers:
Virtuelle Datenräume ermöglichen mehrere Ebenen effektiver Fernkommunikation. Mit der richtigen Technologie können Benutzer Geschäfte über Chats, Anrufe, E-Mails und mehr besprechen. Typische Funktionen, die die Kommunikation im Datenraum verbessern, sind:
Ein effektives Kundensupport-Team ist entscheidend für ein erfolgreiches Datenraumerlebnis. Der beste Weg, die Supportqualität zu bewerten, besteht darin, eine kostenlose Demo anzufordern oder sich für einen Testzeitraum anzumelden und nach Funktionen wie den folgenden zu suchen:
Ist das passende Angebot ausgewählt, muss nur noch der virtuelle Datenraum für die anstehende Transaktion eingerichtet werden. Dies kann in drei Schritten erfolgen.
Das Auflisten aller potenziellen Benutzer und ihre Aufteilung in Gruppen entweder nach ihrer Rolle im Unternehmen oder ihrem Beitrag zum Projekt wird den Einladungsprozess erheblich beschleunigen.
Bei der Vergabe von Berechtigungen gilt es, Sicherheit und Komfort zu vereinen. Dies bedeutet, dass Zugriffsbedingungen basierend auf den Verantwortlichkeiten jedes Benutzers im Projekt festgelegt werden.
Der letzte Schritt besteht darin, den virtuellen Datenraum mit Inhalten zu füllen. Am einfachsten ist es, zuerst eine Ordnerstruktur zu erstellen und dann Dokumente in großen Mengen zu übertragen.
Die Entscheidung für den besten virtuellen Datenraum kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie ein Neuling in der Branche sind und sich noch nie mit virtuellen Datenräumen befasst haben.
Es gibt viele VDR-Anbieter auf dem Markt und jeder von ihnen bringt bestimmte Vor- und Nachteile mit sich.
Wie wählen Sie dann den besten Datenraum für Ihre Bedürfnisse aus? Natürlich sollten Sie je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen wählen.
Legen Sie zunächst fest, welche Ziele Sie haben und welche Ergebnisse Sie erreichen möchten.
Zweitens vergleichen Sie virtuelle Datenräume im Web unter Berücksichtigung von Kriterien wie Fachwissen, Preismodell, Sicherheitsmaßnahmen, Speicherkapazität usw.
Wenn Sie sich für die oben erstellte Datenraum-Vergleichstabelle entscheiden, können Sie bei der Untersuchung erheblich Zeit sparen. Dort haben Sie bereits die Top 10 Anbieter, die Branchenführer sind. Verlassen Sie sich einfach auf die Bewertungen, Rezensionen und Kommentare der einzelnen Anbieter und entscheiden Sie, welcher der beste für Sie ist.
Dennoch besteht die Möglichkeit, selbst einen virtuellen Datenraumvergleich durchzuführen.
Was ist zu beachten, wenn Sie sich für diese Alternative entscheiden? Für einen größeren Überblick empfehlen wir, bei der Überprüfung virtueller Datenräume auf diese Kriterien zu achten:
Lassen Sie uns nun jeden der Punkte detaillierter besprechen und zur Veranschaulichung drei der besten Datenräume vergleichen – iDeals, Citrix und Datasite.
In der Regel werden zuverlässige VDR-Anbieter von ihren Kunden gelobt.
Wenn Sie also nach den besten virtuellen Datenräumen suchen, suchen Sie nach dem Feedback der Kunden, das sie erhalten.
Überwachen Sie dazu so beliebte Bewertungsplattformen wie Capterra und G2. Beachten Sie die Gesamtbewertung, wie viele Bewertungen ein bestimmter Anbieter erhält und ob das Feedback positiv oder negativ ist.
In Bezug auf die von uns überprüften Anbieter haben wir Folgendes herausgefunden:
Die Benutzeroberfläche Ihrer zukünftigen VDR-Software ist wichtiger, als Sie denken.
Es muss einfach sein, sich im virtuellen Datenraum zurechtzufinden, unabhängig von Ihrem technischen Hintergrund. Und es geht nicht nur um das Design. Es spielt auch eine Rolle, wie alle Informationen dargestellt werden, wie alle Ordner organisiert sind und ob es automatische Organisationsoptionen gibt.
Das sagen Benutzer über die Benutzerfreundlichkeit von iDeals, Citrix und Datasite:
Ihr anfängliches Ziel bei der Nutzung eines virtuellen Datenraums ist wahrscheinlich, vertrauliche Dateien mit mehreren Parteien zu teilen.
Natürlich ist es wichtig, dass Sie die Berechtigungen jedes Benutzers des virtuellen Datenraums kontrollieren. Die besten Datenräume bieten grundlegende Funktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, granulare Benutzerberechtigungen und mehr.
Die Sicherheit Ihrer sensiblen Dokumentation ist das Erste, was Sie von einem VDR-Anbieter erwarten.
Alle Unternehmen für virtuelle Datenräume sorgen mithilfe verschiedener Funktionen für Ihre Dokumentensicherheit. Die gebräuchlichsten sind dynamisches Wasserzeichen, Redaktion und mehr.
Wir haben gründlich untersucht, was unsere Top-3-VDR-Anbieter zu bieten haben, und hier sind unsere Beobachtungen:
Beim Hochladen großer Datenmengen müssen Sie und andere Benutzer in der Lage sein, all diese Dateien einfach zu navigieren und zu verwalten.
Wie sollten Sie virtuelle Datenräume in Bezug auf Datenverwaltungsfunktionen vergleichen? Natürlich hängt der Funktionsumfang, den Sie von einem bestimmten Anbieter erwarten können, hauptsächlich von der Größe Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie beispielsweise ein Startup haben, ist der Umfang Ihrer Dokumentation erheblich geringer als bei einem Unternehmen. Daher benötigen Sie keine zahlreichen Datenverwaltungstools.
Wir haben gründlich untersucht, wie iDeals, Citrix und Datasite anbieten, die Dokumentation zu verwalten, die ihre Kunden in den Datenraum hochladen.
Die Möglichkeit, alle Aktivitäten in Ihrem virtuellen Datenraum während des Projekts zu verfolgen, trägt erheblich zur Effektivität bei.
Suchen Sie nach den Analyse- und Berichtsfunktionen, die ein bestimmter Anbieter anbietet, und entscheiden Sie je nachdem, wie diese Dienste zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen.
Wenn es schwierig ist, sich zu entscheiden, achten Sie darauf, was jeden Anbieter virtueller Datenräume von anderen unterscheidet. In der Regel hat jede VDR-Software gewisse Alleinstellungsmerkmale, die andere Anbieter nicht bieten.
Nach einem gründlichen Vergleich virtueller Datenräume haben wir Folgendes über iDeals, Citrix und Datasite herausgefunden.
Bei der Suche nach dem besten virtuellen Datenraum ist es auch wichtig, die Qualität des Kundensupports zu berücksichtigen, den eine bestimmte Software bietet.
Achten Sie darauf, welche Kontaktmöglichkeiten angeboten werden, wie schnell Sie eine Antwort erhalten und wie kompetent das Team ist.
Natürlich ist der Preis einer der Schlüsselfaktoren, die Ihre Entscheidung beeinflussen können.
Die Preismodelle moderner Anbieter virtueller Datenräume sind sehr unterschiedlich, daher sollten Sie sich auf Ihre Bedürfnisse konzentrieren und darauf achten, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis gerechtfertigt ist.
Das haben wir über die Preise von iDeals, Citrix und Datasite herausgefunden.
Wenn Sie sich den detaillierten Vergleich von iDeals, Citrix und Datasite oben ansehen, sehen Sie, dass jeder Anbieter seine Vor- und Nachteile hat.
Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums in erster Linie auf Ihre geschäftlichen Anforderungen und achten Sie auf die Faktoren, auf die wir uns beim Vergleich dieser drei Anbieter verlassen haben.
1. iDeals |
Ein flexibler VDR-Dienst, der die Anforderungen von Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branche erfüllen kann |
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2. Citrix ShareFile |
Mehrstufiges Sicherheitssystem, zuverlässiger und intuitiver Dienst |
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3. Datasite |
Konzentriert sich auf große Unternehmen, hat eine sehr intuitive Schnittstelle |
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4. BOX |
Vollständige Anpassung, einfache Installation, Ablauf des Zugriffs und detaillierte Nachverfolgungsmöglichkeiten |
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5. Intralinks |
Arbeitet schnell mit enormen Informationsmengen |
Profil anzeigen |
6. Drooms |
Eine durchschnittlich praktische und funktionelle Datenraumlösung |
Profil anzeigen |
7. OneHub |
Konzentriert sich auf die Bereitstellung einer Umgebung für den sicheren Informationsaustausch |
Profil anzeigen |