Über Ideals Datenraum (VDR): Funktionen, Sicherheit und Preise

Ideals Datenraum (auch Ideals VDR) ist ein kundenorientierter virtueller Datenraum, der tadellosen Kundenservice, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit auf Bankniveau bietet. Mit Funktionen wie intelligenter Schwärzung, granularer Zugriffskontrolle und fortschrittlichen Q&A-Workflows hilft Ideals Unternehmen, zu wachsen, sich abzuheben und effizient zu arbeiten. Der Datenraum lässt sich sehr einfach einrichten und anpassen, und der 24/7-Support steht per In-App-Chat, Telefon und E-Mail bereit.

In dieser Übersicht prüfen wir Pläne und Datenraum Kosten, Sicherheit, Support und Funktionen von Ideals. So können Sie den Anbieter mit anderen Datenraum Anbietern im Vergleich bewerten, bevor Sie sich entscheiden.

Ein virtueller Datenraum von Ideals soll die Geschäfte der Nutzer effizienter und profitabler machen. Diese geschäfts- und kundenorientierte Haltung zeigt sich im Leitbild des Unternehmens: „Wir helfen innovativen Unternehmen, wirtschaftlichen Wohlstand zu schaffen, indem wir wichtige Geschäftsentscheidungen beschleunigen.“

Ideals unterhält Büros in London, New York und Hongkong und bietet Support in mehr als 10 Sprachen.

Nutzer von Ideals schätzen besonders den Kundenservice, die einfache Bedienung des Datenraums, die Vielfalt der Funktionen und das Preis-Leistungs-Verhältnis.

Das Support-Team von Ideals ist rund um die Uhr per Chat, Telefon und E-Mail erreichbar. In den Plänen Premier und Enterprise antwortet es im Chat innerhalb von 30 Sekunden und per E-Mail innerhalb von 15 Minuten (im Plan Core: 60 Sekunden und 30 Minuten). Hinzu kommen Live-Schulungen mit Experten und in den Plänen Premier und Enterprise ein dedizierter Experte.

Ideals Datenraum: Für welche Projekte eignet er sich?

Der Ideals Datenraum ist für Vorhaben gedacht, bei denen vertrauliche Dokumente mit mehreren Parteien geteilt werden. Typische Einsatzbereiche:

• Fusionen und Übernahmen (M&A). Für Verkäufer, Käufer und Berater. Mehr dazu im Ratgeber Datenraum für M&A.
• Due Diligence. Mit integrierter Due-Diligence-Checkliste und Q&A. Mehr dazu: Datenraum Due Diligence.
• Kapitalbeschaffung. Zum kontrollierten Teilen von Unterlagen mit Investoren, etwa bei Finanzierungsrunden.
• Life Sciences. Für klinische Studien, Lizenzierungen und die Archivierung von Dokumenten.
• Immobilien. Für Transaktionen mit vielen Beteiligten, wie im Beitrag Datenraum für Immobilien beschrieben.

Ideals Datenraum Preise: Core, Premier und Enterprise

Ideals hat ein abonnementbasiertes Preismodell mit drei Plänen: Core, Premier und Enterprise. Abgerechnet wird nutzungsbasiert nach dem tatsächlich genutzten Speicherplatz, ohne versteckte Gebühren und ohne Seitenpreise. Für Preisdetails und ein individuelles Angebot können Interessenten den Vertrieb kontaktieren. Wie sich Ideals im Markt einordnet, zeigt unser Datenraum-Preisrechner.

Der Funktions- und Leistungsumfang unterscheidet sich je nach Plan, da jeder Plan auf die Anforderungen des Projekts oder Deals abgestimmt ist. Das umfassen die Pläne:

Unabhängig vom gewählten Plan erhalten alle Kunden:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Detaillierte Prüfpfade und Berichte
• Remote Shred (Fernlöschung des Zugriffs)
• Individuelles Branding
• Zertifizierte Rechenzentren (ISO 27001, SOC 1/2/3) in 12 Regionen

Außerdem können alle Interessenten Ideals 30 Tage kostenlos testen.

Die Anzahl der Funktionen variiert je nach Plan. Die folgende Tabelle zeigt, was in Core, Premier und Enterprise enthalten ist.

	Core	Premier	Enterprise
Kundendienst	Standard	Premium	Premium
Supportstufe	Standard 24/7: E-Mail, Chat, Telefon	Premium 24/7: E-Mail, Chat, Telefon	Premium 24/7: E-Mail, Chat, Telefon
Reaktionszeit per E-Mail	30 Minuten	15 Minuten	15 Minuten
Reaktionszeit im Chat	60 Sekunden	30 Sekunden	30 Sekunden
Vorbereitung/Probezeit	Ja	Ja	Ja
Live-Schulung mit einem Experten	1 Stunde pro Projekt	Unbegrenzt mit dediziertem Premier-Experten	Unbegrenzt mit dediziertem Premier-Experten
Einrichtung des Datenraums	❌	❌	✅
Dediziertes Projektteam	❌	❌	✅
Sicherheit	Standard	Standard	Erweitert
Intelligente Schwärzung (KI)	✅	✅	✅
Zugriffsablauf nach Zeit	✅	✅	✅
Zugriffsbeschränkung nach IP-Adresse und Domain	❌	✅	✅
Anmeldung zum Datenraum von der eigenen Website aus	❌	✅	✅
Zaunansicht (Fence View)	✅	✅	✅
Dokumentenverwaltung	Standard	Erweitert	Erweitert
Automatische Indexnummerierung	✅	✅	✅
Volltextsuche	✅	✅	✅
Optische Zeichenerkennung (OCR)	✅	✅	✅
Dokument-Etiketten	❌	✅	✅
Dokumentenversionierung	✅	✅	✅
Elektronische Signatur	✅	✅	✅
Dokumentenübersetzung	❌	✅	✅
KI-Chat mit Dokumenten	❌	✅	✅
Dateien per externem Link teilen	❌	✅	✅
Zusammenarbeit und Berichterstattung	Standard	Erweitert	Erweitert
Verfolgung der Benutzeraktivitäten	✅	✅	✅
Detaillierter Prüfpfad	✅	✅	✅
Anmerkungen und Kommentare	✅	✅	✅
Q&A	Erweiterte Workflows	Erweiterte Workflows	Vollständige Workflows
Multi-Projekt-Verwaltung	❌	❌	✅
Anpassung und Integrationen	Standard	Erweitert	Erweitert
Individuelles Branding	Standard	Erweitert	Vollständig
Individuelle Zugangsbedingungen und NDA	✅	✅	✅
Single-Sign-On-Integration (SAML 2.0)	❌	❌	✅
Vom Kunden verwaltete Verschlüsselungsschlüssel	❌	❌	✅
API-Add-on	❌	Auf Anfrage	Auf Anfrage
MCP-Konnektor (Claude, Copilot)	❌	Auf Anfrage	Auf Anfrage

Kundensupport bei Ideals VDR

Die Qualität des Kundendienstes hat für Ideals oberste Priorität, und positive Nutzerrückmeldungen auf Plattformen wie G2 und Capterra belegen das. Der Ideals-Kundendienst bietet zum Beispiel:

• In-App-Live-Chat. Nutzer erhalten direkt in der App per Live-Chat Hilfe.
• Mehrsprachiger Support. Das Support-Team von Ideals hilft in mehr als 10 Sprachen.
• 24/7/365 Verfügbarkeit. Alle Anfragen werden zu jeder Tageszeit schnell beantwortet.
• E-Mail-Antwortzeit von 15 bis 30 Minuten. In den Plänen Premier und Enterprise antwortet der Support per E-Mail innerhalb von 15 Minuten, im Plan Core innerhalb von 30 Minuten.
• Chat-Antwortzeit von 30 bis 60 Sekunden. In den Plänen Premier und Enterprise erhalten Nutzer im Chat innerhalb von 30 Sekunden eine Antwort, im Plan Core innerhalb von 60 Sekunden.
• Telefon-Support. Nutzer erreichen den Kundensupport auch telefonisch.
• Live-Schulung mit einem Experten. Ideals stellt sicher, dass alle Nutzer ihren virtuellen Datenraum bedienen können, und bietet dafür Live-Schulungen mit Experten an.
• Help Center mit Anleitungen und ausführlichem FAQ-Bereich. Häufige Fragen und Situationen werden detailliert erklärt.
• Dedizierter Experte. Die Pläne Premier und Enterprise enthalten einen dedizierten Premier-Experten, der das Projektmanagement vereinfacht.
• Vorbereitungs-/Testphase. Ideals bietet eine kostenlose 30-tägige Testphase mit allen Funktionen, um den Datenraum zu testen oder sich auf die aktive Nutzung vorzubereiten.

Sicherheit im Ideals Datenraum: Funktionen und Zertifizierungen

Im Wesentlichen lassen sich alle Sicherheitsfunktionen des Ideals Datenraums in drei Kategorien einteilen: Dokumentensicherheit, Zugriffssicherheit sowie Konformität und Zertifizierungen. Unten finden Sie die wichtigsten Funktionen jeder Kategorie. Für Unternehmen in Deutschland gilt: Ideals betreibt Rechenzentren in 12 Regionen. Ob ein Serverstandort in Deutschland oder der EU gewählt werden kann und wie der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) aussieht, klären Sie vor Vertragsabschluss direkt mit Ideals.

Dokumentensicherheit

• Intelligente Schwärzung. Die KI-gestützte Funktion schwärzt bestimmte Bereiche in Text, Dokumenten oder Bildern, die streng vertrauliche oder personenbezogene Informationen enthalten.
• Remote Shred. Die Funktion entzieht den Zugriff auf Dokumente auch dann, wenn sie bereits heruntergeladen wurden.
• Zaunansicht (Fence View). Die Zaunansicht legt einen digitalen Zaun über das Dokument, sodass Nutzer nie die ganze Datei sehen. So lassen sich Kopieren und Screenshots verhindern.
• Dynamische Wasserzeichen. Wird ein Dokument angezeigt, gedruckt oder heruntergeladen, erscheinen automatisch persönliche Kennzeichnungen (Name, IP-Adresse und Zugriffszeit) als zusätzliche Sicherheitsebene.
• Secure Spreadsheet Viewer. Die Funktion ermöglicht das sichere Betrachten und Analysieren von Excel-Dateien, mit Kontrolle über Formeln. Der Viewer lädt Dokumente herunter, entschlüsselt sie, versieht sie mit Wasserzeichen und zeigt sie in jedem Webbrowser als originale, sichere Excel-Datei an, statt sie in ein PDF zu konvertieren.
• Granulare Dokumentenberechtigungen. Administratoren legen Zugriffsrechte für jedes Dokument und jeden Ordner fest. Ideals bietet acht Berechtigungsstufen: Keine, Zaunansicht, Ansicht, Verschlüsseltes PDF herunterladen, Drucken, PDF herunterladen, Original herunterladen und Hochladen.
• Verschlüsselung. Daten werden bei der Übertragung (SSL/TLS mit 2048-Bit-RSA) und im Ruhezustand (256-Bit-AES) verschlüsselt.

Zugriffssicherheit

• Zugriffsbeschränkung nach Zeit, IP-Adresse und Domain. Administratoren können den Zugriff auf bestimmte IP-Adressen und Domains sowie auf einen bestimmten Zeitraum beschränken.
• Zugriffskontrolle und Ablaufdatum. Sie können Ablaufdaten für den Dateizugriff und die Sitzungsdauer festlegen sowie Richtlinien für die Passwortstärke konfigurieren.
• Granulare Benutzerrechte. Administratoren verwalten Zugriffsrechte nach der Rolle im Projekt. Es gibt zwei Hauptgruppen: Administratoren und Benutzer. Die Rechte legen fest, wer Dateien ansehen, sicher als PDF herunterladen, drucken, Originale herunterladen und bearbeiten darf.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ein zusätzlicher Sicherheitsschritt für alle Nutzer: Der Zugang erfordert einen Einmalcode, der per SMS gesendet oder von einer Authenticator-App erzeugt wird.
• E-Mail-Verifizierung. Nutzer bestätigen ihre Identität per E-Mail, bevor sie auf den Datenraum zugreifen.
• Ansicht als anderer Benutzer. Administratoren prüfen im Modus „Anzeigen als“, ob Nutzer die richtigen Zugriffsrechte haben, und sehen Dokumente aus deren Perspektive.

Konformität und Zertifizierungen

• DSGVO (GDPR). Die EU-Datenschutz-Grundverordnung gilt als eine der strengsten Datenschutzvorschriften der Welt und schützt in der EU ansässige Personen und Organisationen.
• SOC 1/2/3. Die SOC-Konformität belegt, dass Nutzerdaten sicher verwaltet und Privatsphäre sowie Interessen geschützt werden.
• HIPAA. HIPAA regelt Sicherheit und Vertraulichkeit von Gesundheitsinformationen. Die Konformität von Ideals ist von Dritten verifiziert.
• ISO/IEC 27001. Die internationale Norm für Informationssicherheitsmanagement deckt Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit ab. Mehr dazu im Ratgeber Was ist ein virtueller Datenraum?
• ISO/IEC 27017, 27018 und 27701. Ergänzende Normen für die Sicherheit in Cloud-Diensten, den Schutz personenbezogener Daten in der Cloud und das Datenschutzmanagement.
• PCI DSS. Sicherheitsstandard der Zahlungskartenbranche.

Benutzerverwaltung und Berechtigungen bei Ideals

Zur Benutzerverwaltung von Ideals gehören:

• Einzel- und Masseneinladung. Administratoren laden Nutzer einzeln oder, falls nötig, zu Hunderten und Tausenden mit wenigen Klicks ein.
• Detaillierte Benutzerrechte. Nutzer werden Gruppen (Administratoren oder Benutzer) zugeordnet, mit Rechten wie Anzeigen, Notizen erstellen, Berichte ansehen und Q&A verwalten.
• Excel-Berechtigungen. Zwei spezielle Rechte für Excel-Dateien: Excel mit Formeln anzeigen und Excel ohne Formeln anzeigen.
• Benachrichtigungen. Administratoren werden informiert, wenn Dokumente gelöscht oder hochgeladen werden und bei Q&A-Aktivitäten.
• Gruppeneinrichtung. Nutzer lassen sich in Gruppen mit unterschiedlichen Zugriffsebenen einteilen, sodass die Rechteverwaltung einfach bleibt.

Dokumentenverwaltung im Ideals VDR

Ideals macht die Verwaltung großer Datenmengen mit den folgenden Funktionen schnell und einfach. Welche Unterlagen in den Datenraum gehören, zeigt unsere Checkliste für Datenräume; die Einrichtung beschreibt der Leitfaden Datenraum einrichten.

• Drag-and-drop und Massen-Upload. Nutzer laden mehrere Dateien per Drag-and-drop in den Datenraum oder importieren sie aus SharePoint, OneDrive oder von einem USB-Laufwerk.
• Unterstützung vieler Formate. Der Online-Viewer von Ideals zeigt alle gängigen Dateiformate an, auch Videodateien, und schützt die Dokumente. Hochladen lassen sich Dateien in jedem Format.
• Dokument-Etiketten. Administratoren versehen Dateien und Ordner mit Etiketten, um sie zu kategorisieren und die Suche zu beschleunigen.
• Automatische Indexnummerierung. Beim Hochladen großer Datenmengen werden alle Dateien automatisch indexiert und fortlaufend nummeriert.
• Volltextsuche. Dank optischer Zeichenerkennung (OCR) finden Nutzer Informationen schnell über Schlüsselwörter und mehrere Suchfilter.
• Dokumentenversionierung. Administratoren verwalten mehrere Versionen eines Dokuments im Datenraum.
• Desktop-App. Ideals synchronisiert Datenrauminhalte mit dem Desktop, in eine oder beide Richtungen, alle 3 Minuten.

Zusätzliche Merkmale

Neben den genannten Funktionen bietet Ideals weitere Merkmale für die einfache Nutzung des VDR, die Zusammenarbeit im Projekt und die Kontrolle über Umgebung und Benutzeraktivitäten. Schauen wir uns Berichte, Anpassung und Q&A an.

Berichte

• Vollständige Prüfprotokolle. Jede Aktion im Datenraum wird aufgezeichnet. Die Protokolle lassen sich auch in SIEM-Systeme exportieren.
• Benutzeraktivität verfolgen. Administratoren überwachen Nutzeraktionen, einschließlich des Suchverlaufs, und sehen, wie lange ein Nutzer eine bestimmte Datei angesehen hat.
• Beteiligungsmatrix. Sie vergleicht die Aktivität von Gruppen und Dokumenten und zeigt, welche Gruppe am aktivsten ist und welche Bereiche des Datenraums sie am meisten interessieren.
• Dokument- und Speicherberichte. Der Dokumentenbericht zeigt die Zeit pro Dokument, der Speicherbericht den genutzten Speicherplatz.
• Berichtsabonnements. Administratoren erhalten Berichte und Warnungen in der gewünschten Häufigkeit.

Anpassung

Ideals bietet Kunden folgende Optionen, um den virtuellen Datenraum zu personalisieren:

• Wasserzeichen
• Kopfzeile und Fußzeile
• Logo und Markenfarben (heller und dunkler Modus)
• Dokument-Etiketten
• Zugangsbedingungen
• Spracheinstellungen
• Allgemeine Merkmale des Datenraums
• Projektarchivierung (verschlüsselter USB-Stick oder passwortgeschützte ZIP-Datei)

Q&A

Im Q&A-Bereich tauschen sich VDR-Nutzer zu wichtigen Themen aus und klären Fragen schnell. Die Q&A-Funktionen von Ideals:

• Anpassbarer Workflow und Q&A-Rollen. Ideals legt fest, wer Fragen stellt, beantwortet und koordiniert. Dazu kommen Freigeber für sensible Antworten, Benutzergruppen und Fragenlimits, passend zum Deal oder Projekt.
• Expertenzuweisung. Nutzer ordnen eine Frage der passenden Kategorie zu, etwa Recht, Steuern, geistiges Eigentum, Marketing oder Finanzen. Administratoren weisen sie einem Experten zu, oder die Zuweisung erfolgt automatisch.
• FAQs. Eine Liste häufiger Fragen und Antworten verbessert die Zusammenarbeit und erleichtert den Abschluss.
• Excel-Import. Fragenlisten lassen sich aus Excel importieren, damit die Arbeit schnell beginnt.
• Nachverfolgung und Filter. Administratoren sehen den Status jeder Frage (zum Beispiel ausstehend oder in Freigabe) und filtern nach Kategorie, Priorität, Käufer oder Status. E-Mail-Benachrichtigungen halten alle auf dem Laufenden.
• Rollenbasierter Zugriff. Administratoren steuern den Zugang zu vertraulichen Diskussionen nach Rolle, sodass Nutzer nur die für sie bestimmten Fragen und Antworten sehen.

Abschluss- und KI-Werkzeuge

• Staging Hub. Bereitet den Datenraum vor der Due Diligence vor.
• Due-Diligence-Checkliste und elektronische Signatur. Die Due Diligence läuft über eine gemeinsame Checkliste, Deals werden direkt im Datenraum unterzeichnet und abgeschlossen.
• Externes Teilen von Dateien. Dateien lassen sich per Link auch außerhalb des Datenraums teilen, die Kontrolle bleibt erhalten.
• KI-Funktionen. Dazu gehören intelligente Schwärzung, KI-Dokumentensuche, Dokumentenübersetzung und Chat mit Dokumenten.
• Integrationen, SSO, API und MCP. Ideals bietet Single Sign-On (SAML 2.0), ein API-Add-on und einen MCP-Konnektor, um den Datenraum mit Claude, ChatGPT oder Copilot zu verbinden.

Ideals im Vergleich zu anderen Datenraum-Anbietern

Die Wahl eines virtuellen Datenraums hängt von Projektart, Budget und gewünschtem Support ab. Beim Vergleich helfen diese Übersichten:

• Datasite Datenraum: Funktionen, Sicherheit und Preise
• Intralinks Datenraum: Funktionen, Sicherheit und Preise
• Drooms Datenraum: Funktionen, Sicherheit und Preise
• Box Datenraum: Funktionen, Sicherheit und Preise
• Citrix ShareFile Datenraum: Funktionen, Sicherheit und Preise
• Onehub Datenraum: Funktionen, Sicherheit und Preise
• Die komplette Vergleichstabelle der besten Datenraum Anbieter

Für die Bewertung jedes Anbieters empfehlen wir außerdem den Beitrag Die Wahl der richtigen Due Diligence Software.

Fazit: Ist der Ideals Datenraum der richtige für Ihr Projekt?

Der Ideals Datenraum verbindet nutzungsbasierte Preise, 24/7-Support, acht granulare Berechtigungsstufen und Zertifizierungen wie ISO 27001 und SOC 1/2/3. Er ist eine Option für M&A, Due Diligence, Kapitalbeschaffung und Projekte mit hohen Sicherheitsanforderungen. Sie können ihn mit der kostenlosen 30-Tage-Testphase ausprobieren oder ein individuelles Angebot beim Vertrieb anfragen.

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