Über Ideals Virtual Data Room

Ideals ist ein kundenorientierter Anbieter von virtuellen Datenräumen, der einen tadellosen Kundenservice, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit auf Bankniveau gewährleistet. Mit Hilfe von Funktionen wie integrierter Schwärzung, granularer Zugangskontrolle und fortschrittlichen Q&A-Workflows hilft Ideals Unternehmen zu wachsen, sich abzuheben und effektiv und profitabel zu sein. Ideals ist extrem einfach einzurichten und anzupassen, und der 24/7-Kundensupport ist immer da, um die Benutzererfahrung über In-App-Chat, Telefon und E-Mail makellos zu machen.

Ein virtueller Datenraum von Ideals zielt darauf ab, die Geschäfte der Nutzer effizienter und profitabler zu machen. Eine solche geschäfts- und kundenorientierte Einstellung geht aus dem Leitbild des Unternehmens hervor – “Mehr Wohlstand in der Welt schaffen durch Beschleunigung von wichtigen Geschäftsentscheidungen“.

Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in der Schweiz. Ideals verfügt jedoch auch über Niederlassungen in New York, London, Hongkong, Kyiv, São Paulo und Melbourne.

Die Nutzer von Ideals geben an, dass sie besonders den Kundenservice des Unternehmens, die einfache Nutzung eines virtuellen Datenraums, die Vielfalt der angebotenen Funktionen und das Preis-Leistungs-Verhältnis schätzen.

Das Ideals-Kundenserviceteam rühmt sich mit seinem tadellosen Service: 25 Sekunden Reaktionszeit am Telefon, 30 Sekunden Reaktionszeit im Chat und 30 Minuten Reaktionszeit per E-Mail. Darüber hinaus bietet das Unternehmen Live-Schulungen mit Experten, ein engagiertes Projektmanagement-Team und In-App-Chat-Support rund um die Uhr. Darüber hinaus spricht das Support-Team 13 Sprachen, so dass Nutzer aus aller Welt sicher sein können, dass sie gehört, verstanden und unterstützt werden.

Neben der Software für virtuelle Datenräume bietet Ideals auch ein weiteres Produkt an: Ideals Board. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung für die Verwaltung von Verwaltungsräten, die darauf abzielt, die Kommunikation zwischen den Verwaltungsräten zu verbessern und die Effizienz von Verwaltungsratssitzungen zu steigern.

Alle neuen Ideals-Kunden werden mit einer kostenlosen Testphase von 30 Tagen begrüßt, um alle Funktionen des virtuellen Datenraums zu testen. Für Details zur Preisgestaltung und ein individuelles Angebot können die Nutzer einen Vertriebsmitarbeiter kontaktieren.

Preisgestaltung

Ideals hat ein abonnementbasiertes Preismodell mit drei komfortablen Plänen: Pro, Business, und Enterprise. Potenzielle Kunden können einen Vertriebsmitarbeiter für Preisdetails und ein individuelles Angebot kontaktieren.

Der Funktions- und Leistungsumfang ist bei jedem Abonnement unterschiedlich, da jeder Plan auf die unterschiedlichen Bedürfnisse des Projekts oder Geschäfts abgestimmt ist. Das ist es, was die Abonnementpläne ausmacht:

Unabhängig vom gewählten Abonnementplan erhalten alle Kunden:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Detaillierte Prüfpfade und Berichte
• Ferngesteuertes Schreddern 
• Ausgezeichnetes Branding
• SOC 1/2/3 und ISO 27001:2013 zertifizierte Rechenzentren

Außerdem werden alle Ideals-Interessenten mit einer 30-tägigen kostenlosen Testphase begrüßt.

Wie zu erwarten, variiert jedoch die Anzahl der Funktionen je nach Abonnementplan. Die folgende Tabelle zeigt, welche Funktionen in den Abonnements Pro, Business und Enterprise enthalten sind.

	Pro	Business	Enterprise
Kundendienst	Standard	Premium	Premium
Ebene der Unterstützung	Standard 24/7: E-Mail, Chat, Telefon	Premium 24/7: E-Mail, Chat, Telefon	Engagiertes Team
Vorbereitung/Probezeit	30 Tage	30 Tage	Unbegrenzt
Live-Schulung mit einem Experten	1 Stunde pro Projekt	Unbegrenzt mit gemeinsamen Experten	Unbegrenzt mit engagiertem Experten
Einrichtung des Datenraums	❌	❌	✅
Engagiertes Projektteam	❌	❌	✅
Sicherheit	Standard	Standard	Erweitert
Integrierte Schwärzung	✅	✅	✅
Ablauf des Zugriffs nach Zeit	✅	✅	✅
Ablauf des Zugriffs nach IP-Adresse	❌	✅	✅
Anmeldung zum Datenraum von der eigenen Website aus	❌	✅	✅
Ansicht Zaun	✅	✅	✅
Dokumentenverwaltung	Standard	Erweitert	Erweitert
Automatische Indexnummerierung	✅	✅	✅
Volltextsuche	✅	✅	✅
Optische Zeichenerkennung	✅	✅	✅
Dokument-Etiketten	❌	✅	✅
Zusammenarbeit und Berichterstattung	Standard	Erweitert	Erweitert
Verfolgung der Benutzeraktivitäten	✅	✅	✅
Detaillierter Prüfpfad	✅	✅	✅
Anmerkungen und Kommentare	✅	✅	✅
Q&A	Standard-Workflows	Standard-Workflows	Erweiterte Arbeitsabläufe
Anpassung und Integrationen	Standard	Erweitert	Erweitert
Kundenspezifisches Branding	Standard	Fortgeschrittene	Vollständig
Individuelle Zugangsbedingungen und NDA	✅	✅	✅
Integration von Single Sign-On	❌	❌	✅
Vom Kunden verwaltete Verschlüsselungsschlüssel	❌	❌	✅

Kundenunterstützung

Die Qualität des Kundendienstes hat für Ideals oberste Priorität, und die positiven Rückmeldungen der Nutzer auf vertrauenswürdigen Plattformen wie G2 und Capterra beweisen dies. Zum Beispiel bietet der Ideals-Kundendienst:

• In-App-Live-Chat-Support. Nutzer können innerhalb der App per Live-Chat Hilfe erhalten.
• Mehrsprachiger Support. Das Ideals Kundenserviceteam spricht 13 Sprachen.
• 24/7/365 Verfügbarkeit. Alle Benutzeranfragen werden zu jeder Tageszeit schnell beantwortet.
• 30-minütige E-Mail-Antwortzeit.  Das Ideals-Support-Team beantwortet Fragen in der Regel innerhalb von 30 Minuten per E-Mail.
• 30-Sekunden-Chat-Antwortzeit. Eine Antwort über die Chat-Funktion ist sehr schnell – Benutzer erhalten innerhalb von 30 Sekunden eine Antwort von einem Mitglied des Support-Teams.
• 25-Sekunden-Telefon-Support. Wenn Sie den Kundensupport per Telefon kontaktieren, erhalten Sie innerhalb von 25 Sekunden eine Antwort;
• Live-Schulung mit einem Experten. Ideals stellt sicher, dass alle Benutzer wissen, wie sie ihren virtuellen Datenraum nutzen können, indem es Experten-Live-Schulungen anbietet.
• Hilfe-Center mit Anleitungen und einem ausführlichen FAQ-Bereich. Die am häufigsten gestellten Fragen und häufigen Situationen werden detailliert erklärt. 
• Eigener Projektmanager oder Team. Ideals bietet eigene Projektmanager oder Teams, um das Projektmanagement für Kunden zu vereinfachen.
• Vorbereitungs-/Testphase. Ideals bietet eine kostenlose 30-tägige Testphase zum Testen des virtuellen Datenraums oder zur Vorbereitung auf die aktive Nutzung.

Funktionen zur Dokumentensicherheit

Im Wesentlichen lassen sich alle Sicherheitsfunktionen des virtuellen Datenraums von Ideals in drei Hauptkategorien einteilen: Dokumentensicherheit, Zugriffssicherheit sowie Sicherheitskonformität und Zertifizierungen. Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionen jeder Kategorie aufgeführt.

Dokumentensicherheit

• Eingebaute Schwärzung. Diese Funktion ermöglicht das Schwärzen bestimmter Bereiche des Textes/Dokuments oder der Bilder, die streng vertrauliche oder persönlich identifizierbare Informationen enthalten.
• Remote Shred und No-Plugin IRM. Diese Funktion ermöglicht die Verschlüsselung von Dateien, wenn sie geöffnet oder heruntergeladen werden.
• Zaun-Ansicht. Die Zaun-Ansicht erzeugt einen digitalen Zaun, der verhindert, dass ein Benutzer eine ganze Datei sehen und somit eine Datei kopieren oder Bildschirmfotos machen kann.
• Dynamische Wasserzeichen. Jedes Mal, wenn ein Dokument angezeigt, gedruckt oder heruntergeladen wird, wird die Datei automatisch mit persönlich identifizierbaren Markierungen überlagert, was eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellt.
• Secure Spreadsheet Viewer. Einzigartig bei Ideals ermöglicht diese Funktion das sichere Betrachten und Analysieren von Excel-Dateien. Spreadsheet Viewer lädt Dokumente herunter, entschlüsselt sie, versieht sie mit Wasserzeichen und zeigt sie in jedem Webbrowser in einer originalen und sicheren Excel-Datei an – anstatt sie in ein PDF zu konvertieren.
• Granulare Dokumentenberechtigungen. Mit dieser Funktion können Administratoren virtueller Datenräume Zugriffsberechtigungen für jedes einzelne Dokument oder jeden Ordner festlegen. Ideals bietet acht Stufen granularer Berechtigungen: Keine, Zaunansicht, Ansicht, Verschlüsseltes PDF herunterladen, Drucken, PDF herunterladen, Original herunterladen, und Hochladen.

Zugangssicherheit

• Zeit- und IP-Zugriffsbeschränkung.Mit dieser Funktion können Administratoren den Zugriff auf einen virtuellen Datenraum von bestimmten IP-Adressen und für einen bestimmten Zeitraum beschränken.
• Zugangskontrolle und Ablaufdatum. Diese Funktion ermöglicht das Festlegen von Ablaufdaten für den Dateizugriff und die Angabe der Sitzungsdauer der Benutzer. Außerdem können Administratoren Sicherheitsrichtlinien für die Passwortstärke konfigurieren.
• Granulare Benutzerrechte. Mit dieser Funktion können Administratoren die Zugriffsrechte der Benutzer auf der Grundlage ihrer Rolle im Projekt verwalten. Es gibt zwei Hauptbenutzergruppen – Administratoren und Benutzer. Durch die Festlegung von Benutzerrechten kann festgelegt werden, welche Benutzer PDFs anzeigen, sicher herunterladen, drucken, Originale herunterladen und Dateien in einem virtuellen Datenraum bearbeiten können.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung. Mit dieser Funktion kann ein zusätzlicher Sicherheitsschritt für alle VDR-Benutzer aktiviert werden. Die Benutzer müssen ihre Identität durch Eingabe eines SMS-Verifizierungscodes oder eines Codes aus der Authenticator-Anwendung überprüfen, um auf den virtuellen Datenraum zuzugreifen.
• Benutzersicherheits-Impersonation. Diese Funktion ermöglicht es Administratoren, über den Modus “Anzeigen als” zu überprüfen, ob bestimmte Benutzer die richtigen Zugriffsrechte haben. Mit anderen Worten, sie ermöglicht es Administratoren, Dokumente aus der Perspektive eines bestimmten Benutzers zu betrachten.
• Verwaltung mobiler Geräte. Diese Funktion ermöglicht die Kontrolle der Zugänglichkeit sensibler Dokumente und die Verwaltung von Sicherheitsfunktionen auf den mobilen Geräten bestimmter Benutzer.

Sicherheitskonformität und Zertifizierungen

• GDPR.  Dies ist ein EU-Gesetz und gilt als eine der strengsten Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften der Welt. Sie hilft, in der EU ansässige Personen und Organisationen vor Datenschutzverletzungen aus der ganzen Welt zu schützen.
• CCPA. Dies ist ein staatliches Gesetz, das den Verbraucherschutz und die Datenschutzrechte für die Einwohner von Kalifornien, Vereinigte Staaten, verbessert.
• SOC 1/2/3. Die Verfügbarkeit der SOC-Konformität gewährleistet, dass die Daten der Nutzer sicher verwaltet werden und ihre Privatsphäre und Interessen geschützt sind. 
• HIPAA. HIPAA gewährleistet die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen aus dem Gesundheitswesen.
• ISO 27001. Dies ist eine internationale Norm für das Informationssicherheitsmanagement, die drei Dimensionen der Informationssicherheit behandelt: Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.

Benutzerverwaltungsfunktionen

Die Liste der Benutzerverwaltungsfunktionen, die Ideals bietet, umfasst die folgenden:

• Einzel-/Masseneinladung von Nutzern. Mit dieser Funktion können Administratoren Nutzer einzeln oder in Gruppen von Hunderten und sogar Tausenden, falls erforderlich, mit wenigen Klicks in einen virtuellen Datenraum einladen.
• Detaillierte Benutzerrechte. Administratoren von virtuellen Datenräumen können die Zugriffsrechte von Benutzern verwalten, indem sie sie einer Gruppe, Administratoren oder Benutzern, zuordnen und bestimmte Zugriffsrechte einrichten, wie z. B. Anzeigen, Erstellen von Notizen, Anzeigen von Berichten und Verwalten von Fragen und Antworten.
• Excel-Berechtigungen.  Mit dieser Funktion können Sie zwei spezielle Anzeigeberechtigungen für Excel-Dateien einrichten – Excel mit Formeln anzeigen und Excel ohne Formeln anzeigen.
• Benachrichtigungen. Mit dieser Funktion erhalten Administratoren Benachrichtigungen, wenn Dokumente gelöscht oder hochgeladen werden und für Q&A-Aktivitäten. 
• Gruppeneinrichtung. Mit dieser Funktion können Administratoren die Zugriffsberechtigungen der Benutzer einfach verwalten, indem sie sie in Gruppen mit unterschiedlichen Zugriffsebenen einteilen – Administratoren und Benutzer.

Dokumentenverwaltungsfunktionen

Ideals macht die Verwaltung großer Datenmengen durch die folgenden Funktionen schnell und einfach:

• Drag-n-drop und Massenupload. Diese Funktion ermöglicht eine Datenpopulation mit einem Klick. Das bedeutet, dass Benutzer mehrere Dateien in einen virtuellen Datenraum hochladen können, indem sie sie per Drag-and-Drop vom Computer in das Upload-Fenster ziehen.
• Multiformat-Unterstützung. Ideals konvertiert mehr als 25 Dateiformate in geschützte Versionen für die Online-Ansicht in einem Datenraum. Allerdings können Ideals-Benutzer Dateien in jedem Format hochladen. 
• Datei-Etiketten. Administratoren von virtuellen Datenräumen können Dateien und Ordner mit Etiketten versehen, um sie zu kategorisieren und die Suche nach Dokumenten zu vereinfachen und zu beschleunigen.
• Automatische Indexnummerierung. Beim Hochladen großer Datenmengen in einen virtuellen Datenraum werden alle Dateien automatisch indexiert und in fortlaufender Reihenfolge nummeriert.
• Volltextsuche. Die Volltextsuche wird durch die optische Zeichenerkennung (OCR) repräsentiert, die ein schnelles Auffinden bestimmter Informationen durch einfache Eingabe von Schlüsselwörtern und Anwendung mehrerer Suchfilter ermöglicht.
• Windows Explorer-Integration. Ideals gewährleistet die Synchronisation von Datenrauminhalten mit einem Desktop, einem gemeinsamen Ordner, FTP oder einem Unternehmensspeicher.

Zusätzliche Merkmale

Neben den oben genannten Funktionen bietet Ideals auch verschiedene zusätzliche Funktionen, die eine einfache VDR-Nutzung, Projektzusammenarbeit und Kontrolle über die sichere VDR-Umgebung und Benutzeraktivitäten gewährleisten. Schauen wir uns die Funktionen von Ideals an: Berichterstattung, Anpassung und Fragen und Antworten.

Berichterstattung

• Vollständige Prüfprotokolle. Mit der Funktion Prüfprotokolle wird jede Aktion innerhalb eines virtuellen Datenraums aufgezeichnet. So können Administratoren eine PDF-, Excel- oder druckfreundliche Version der Berichte erhalten.
• Benutzeraktivität verfolgen. Ideals ermöglicht es Administratoren, Benutzeraktionen zu überwachen, einschließlich des Suchverlaufs. Sie können sogar sehen, wie lange eine bestimmte Datei von einem bestimmten Benutzer angesehen wurde.
• Gruppenübersichtsberichte. Mit dieser Funktion können Administratoren die Gruppenaktivitäten innerhalb eines Datenraums leicht verfolgen. Die Administratoren erhalten verschiedene Informationen, z. B. die Anzahl der eingeladenen Benutzer, wie viele von ihnen sich angemeldet haben, die Anzahl der Dokumente, auf die zugegriffen wurde, und die Anzahl der gestellten Fragen.
• Farbcodierte Berichte. Diese Funktion zeigt grafisch an, welche Benutzergruppe am aktivsten ist und für welche Bereiche eines Datenraums sie sich am meisten interessiert.

Anpassung

Ideals ermöglicht es Kunden, ihren virtuellen Datenraum zu personalisieren, indem es eine Reihe von Anpassungsoptionen anbietet, darunter die folgenden:

• Wasserzeichen
• Kopfzeile und Fußzeile
• Logo
• Dokument-Etiketten
• Bedingungen für den Zugang
• Spracheinstellungen
• Allgemeine Merkmale des Datenraums
• Projektarchivierung

Q&A

Der Q&A-Bereich ermöglicht es VDR-Benutzern, sich zu wichtigen Themen auszutauschen und Fragen schnell mit den folgenden Ideals Q&A-Funktionen zu lösen:

• Anpassbarer Workflow und Q&A-Rollen. Ideals ermöglicht es den Benutzern, den Q&A-Workflow und die Rollen je nach den Anforderungen des Geschäfts oder Projekts anzupassen.
• Expertenzuweisung. Wenn ein Benutzer eine Frage stellt, kann er sie unter dem am besten geeigneten Thema kategorisieren, z.B.Recht, Steuern, geistiges Eigentum, Marketing oder Finanzen. Daher kann ein Administrator eine Frage einem entsprechenden Experten zuweisen, oder die Frage kann auch automatisch zugewiesen werden.
• Live-Diskussion. Ideals-Benutzer können in einem geschützten Live-Forum mit spezifischen Zugriffsberechtigungen für jede Person sicher miteinander kommunizieren. Jeder, der die Berechtigung hat, kann auf verschiedene Themen zugreifen und Antworten schreiben.
• FAQs. Diese Funktion ermöglicht es, eine Liste der am häufigsten gestellten Fragen und Antworten darauf zu erstellen, so dass die Benutzer bei Problemen darauf zurückgreifen können. Dies kann die Zusammenarbeit bei einem Geschäft oder Projekt erheblich verbessern und den Abschluss erleichtern.
• Fragestatus. Der Administrator oder ein zugewiesener Experte kann jeder gestellten Frage einen Status hinzufügen. Das spart dem Administrator oder dem Experten Zeit und verbessert die Zusammenarbeit an dem Geschäft oder Projekt. Die von Ideals angebotenen Fragestatus sind Antwort eingereicht, Geschlossen, und Wiedereröffnet.
• Q&A-Berichte. Diese Funktion ermöglicht es, detaillierte Berichte über die gesamte Q&A-Kommunikation zu erhalten. Dies ist besonders für rechtliche Zwecke nützlich. Ein Q&A-Bericht kann in eine Tabellenkalkulation exportiert werden. 
• Granularer Zugang zu Themen. Mit dieser Funktion können Administratoren den Zugang zu vertraulichen Diskussionen kontrollieren, indem sie einen granularen Zugang zu Themen und Anhängen bereitstellen. So haben die Benutzer nur Zugriff auf die Foren, an denen sie teilnehmen.

FAQ