Über Citrix ShareFile

Der virtuelle Datenraum Citrix ShareFile ist ein Produkt von Citrix Systems, einem Entwickler von Cloud-Arbeitsplätzen, der 2013 ShareFile, einen Anbieter von Kollaborationslösungen, übernommen hat. ShareFile wurde 2005 mit Hauptsitz in Raleigh, NC, gegründet und hat seitdem über 65.000 Firmenkunden unterstützt.

Der virtuelle Datenraum von Citrix ShareFile eignet sich für kleine, mittlere und große Unternehmen, die bei Fusionen und Übernahmen oder Börsengängen eine Due-Diligence-Prüfung durchlaufen. Die Branchen, die am meisten von den ShareFile-Datenraumfunktionen profitieren, sind das Gesundheitswesen, das Finanz- und Rechnungswesen sowie die Rechtsabteilung.

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Funktionen zur Dokumentensicherheit

Der virtuelle Datenraum von Citrix ShareFile geht den Umgang mit vertraulichen Daten durch eine Vielzahl von sowohl branchenüblichen als auch fortschrittlichen Mechanismen an. Auf der Hardwareseite stellt der Anbieter die Konformität des Rechenzentrums durch unabhängige, externe Audits nach SOC 2- und SSAE 16-Standards sicher.

Und auf der Softwareseite bietet Citrix ShareFile Funktionen wie:

• 256-Bit-SSL-Datenraumverschlüsselung
• SSL- und TLS-Verschlüsselung bei regelmäßigen und Massen-Uploads
• Eindeutige Passwörter und granulare Konfigurationen für den Zugriff auf den Datenraum für eine unbegrenzte Anzahl von Client-Benutzern
• Kompetenz im Umgang mit sensiblen Daten für Private-Equity-Firmen und Investmentbanken

Citrix-Datenräume sind Berichten zufolge im Hinblick auf das Gesamtlayout und die Anordnung der Funktionen sehr einfach gehalten. Gleichzeitig ist das Unternehmen nicht für Datenmissbrauch oder Sicherheitsprobleme bekannt, was den Benutzern ein gewisses Maß an Vertrauen gibt.

Funktionen für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement

Der virtuelle Datenraum von Citrix ermöglicht es den Bearbeitern komplexer Geschäfte, die Entscheidungsfindung über flexible Workflows zu verwalten, zu navigieren und zu rationalisieren. Darüber hinaus ermöglicht der Datenraum ein einfaches Dokumentenmanagement mit automatischer Datenraumindexerstellung, mehrstufigen Dateikategorien und einer Option zum Auschecken der Dokumente zur Offline-Bearbeitung.

Der Datenraum ermöglicht auch die Zusammenarbeit einer unbegrenzten Anzahl von Client-Benutzern an Dateien in Echtzeit, ohne die Effektivität des Tools wesentlich zu beeinträchtigen. Zu den weiteren praktischen Dokumentenmanagement-Funktionen des virtuellen Datenraums ShareFile gehören die Nachverfolgung von besuchenden und aktiven Benutzern, die Volltextsuche und der Nur-Ansicht-Zugriff für Gäste.

Erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen geben Citrix-Benutzern die Möglichkeit, unterwegs schnelle Anpassungen vorzunehmen, vernachlässigte Punkte anzugehen und Teams in eine produktive Zusammenarbeit zu führen.

Zusätzliche Funktionen

Der Nur-Ansichts-Zugriff ist eine der wichtigsten Funktionen von Citrix ShareFile, da er ein ausreichendes Maß an Transparenz ermöglicht, ohne die Integrität der Dokumente zu beeinträchtigen. Die View-Only-Berechtigung erlaubt es einer unbegrenzten Anzahl von Client-Benutzern, auf bestimmte Bereiche der virtuellen Datenraumsoftware zuzugreifen, ohne das Recht zu haben, Änderungen vorzunehmen.

Ein solcher Ansatz ist bei Geschäften mit mehreren konkurrierenden Interessenten, z. B. bei Übernahmen, von großem Vorteil. Die Geschäftsverarbeiter ermöglichen es den potenziellen Käufern, die wichtigsten Daten einzusehen, ohne dass sie die allgemeine Sicherheit gefährden.

Darüber hinaus können die Administratoren des Datenraums auf erweiterte Analysen zugreifen, bei denen die aktivsten Nutzer hervorgehoben werden, und ihre Aufmerksamkeit auf die am stärksten involvierten Eigentümer lenken.

Weitere bemerkenswerte Funktionen des virtuellen Datenraums von Citrix ShareFile sind:

• Citrix Files für Windows und Mac. Die Benutzer können den Prozess des Hochladens von Dateien in den Datenraum beschleunigen, indem sie eine spezielle Desktop-Erweiterung verwenden. Bitte beachten Sie, dass der virtuelle Datenraum von Citrix selbst nur über einen Online-Zugang verfügbar ist.
• F&A. Die Nutzer haben die Möglichkeit, Fragen privat oder öffentlich zu stellen, um die Kommunikation innerhalb des VDR zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die integrierte Frage- und Antwortfunktion ist besonders in der Explorations- und Due-Diligence-Phase eines Geschäfts nützlich.
• E-Mail-Benachrichtigungen. Bestimmte Benutzer erhalten sofortige E-Mail-Benachrichtigungen, wenn jemand auf Dateien im Datenraum zugreift, sie hoch- oder herunterlädt. Solche Benachrichtigungen tragen dazu bei, ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten und die Geschäftsabwicklung zu überwachen.
• Zeitleisten für Sitzungen. Ähnlich wie bei E-Mail-Benachrichtigungen können die Administratoren auf vollständige Berichte über die Aktivitäten jedes Benutzers zugreifen, in denen jeder Klick aufgeführt ist. Diese Berichte werden häufig verwendet, um die Erfüllung von Aufgaben zu überwachen und einen sicheren Umgang mit Daten zu gewährleisten.

Kundenunterstützung

Das Support-Team von Citrix ShareFile Datenraum ist rund um die Uhr per Telefon, E-Mail und über einen Chatbot auf der Website erreichbar. Zusätzlich bietet der Anbieter eine teure FAQ-Datenbank zur Lösung wiederkehrender Probleme und zur Beantwortung typischer Fragen zu virtuellen Datenräumen.

Das unabhängige Kundenfeedback zum Datenraum-Support von ShareFile ist gemischt. Einige Kunden berichten von schnellen Antworten und einer schnellen Lösung, während andere auf einen Mangel an Professionalität und eine unterschiedliche Einstellung gegenüber verschiedenen Kunden hinweisen.

Preisgestaltung

Citrix ShareFile wird häufig als Komplettlösung für die Sorgfaltspflicht mit Pauschalpreisen beworben. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass das Basispaket des Anbieters nur bis zu fünf Benutzer und eine nicht näher spezifizierte Datenspeicherbegrenzung umfasst. Für zusätzliche Nutzer und Speicherplatz fallen zusätzliche Gebühren an.

Je nachdem, wie viele Nutzer Zugang zum virtuellen Datenraum benötigen und wie viele Dokumente das Unternehmen üblicherweise bearbeitet, kann sich die Endrechnung deutlich summieren. Dieser Ansatz kann für kleine Unternehmen mit geringem Budget eine Herausforderung darstellen.

Citrix ShareFile Datenraum bietet monatliche und jährliche Abrechnungen mit langfristigen Rabattmöglichkeiten. Außerdem bietet der Anbieter neuen Kunden die Möglichkeit, seine virtuellen Datenräume während einer kostenlosen Testphase zu testen.

Die kostenlose Testphase erstreckt sich über einen Zeitraum von sieben Tagen und kann über das Vertriebsteam von Citrix vereinbart werden.

Je nach Projektbedarf können Kunden die entsprechende Funktionalitätsstufe wählen und für das entsprechende VDR-Modell bezahlen und erhalten dennoch das volle Paket der wichtigsten Dienste wie Massenuploads, Volltextsuche, qualifizierten 24/7-Support usw. ShareFile VDR bietet auch eine Funktion zur vollständigen Archivierung von Transaktionen: Nach Abschluss des Geschäfts kann der Nutzer ein vollständiges Backup des VDR erhalten. Obwohl ShareFile VDR einige zusätzliche Plug-ins erfordert, bleibt es ein hoch geschützter, zuverlässiger und intuitiver virtueller Ort für sichere und bequeme Geschäftsabschlüsse und Datenspeicherung.

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