Preise für virtuelle Datenräume: Was Sie wissen müssen

Die virtuellen Datenräume von heute haben ihre physischen Vorgänger in jeder Hinsicht übertroffen. Sie sind genauso sicher, zuverlässig und kostengünstig, bieten aber mehr Flexibilität, den Komfort des Fernzugriffs und Preise für jedes Budget. Leider müssen Sie bei der Auswahl eines VDR-Anbieters für Ihr Unternehmen ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Funktionen und Preis finden, und es ist leicht, sich von Letzterem blenden zu lassen.

Damit Sie keine Gewissensbisse bekommen, sehen wir uns an, wofür genau Sie bei einer virtuellen Datenraumlösung bezahlen und wie Sie den richtigen Plan mit kalkulierbaren Kosten auswählen.

Preisstrategien für Datenräume

VDR-Anbieter verwenden verschiedene Preisstrukturen und variieren stark bei der Abrechnung ihrer virtuellen Datenraumlösungen. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, ist es am besten, wenn Sie Ihre Optionen kennen.

Pro Benutzer

Wenn es um die Preisgestaltung für virtuelle Datenräume geht, ist die Bezahlung nach der Anzahl der VDR-Benutzer eine der ältesten und einfachsten verfügbaren Optionen. Wenn Ihre Geschäftstransaktionen einen intensiven Datenaustausch beinhalten und Sie wissen, wie viele Nutzer erwartet werden, ist diese Option für Ihr Unternehmen am besten geeignet.

Pro Seite

Viele Anbieter rechnen nach der Anzahl der über den Datenraum verarbeiteten Dokumentseiten ab. Dies ist eine gute Wahl für Unternehmen mit einem kleinen bis mittleren Dokumentenaufkommen. Der Preis pro Seite umfasst in der Regel eine bestimmte Anzahl von Seiten, wobei die Möglichkeit besteht, gegen eine zusätzliche Gebühr weitere Kapazitäten zu erwerben.

Speicherkapazität für Dokumente

Wenn bei Ihren Online-Geschäften keine großen Datenmengen anfallen, wie z. B. Audio- oder Videoaufzeichnungen und andere große Dateien, ist dies möglicherweise die beste Option. Andernfalls müssen Sie Ihren Datenspeicher ständig aufrüsten, was mit erheblichen Zusatzkosten verbunden sein kann.

Monatliche oder jährliche Tarife

Dies ist der beliebteste Abrechnungsansatz in der Welt der virtuellen Datenräume. VDR-Anbieter können verschiedene Funktionen und Beschränkungen mit wettbewerbsfähigen Preisen kombinieren, um den Bedürfnissen eines durchschnittlichen Unternehmens gerecht zu werden. Ein Basistarif kann z. B. nur ein Projekt zulassen und eine Obergrenze von 10 GB haben, aber keine Beschränkungen für die Anzahl der Gastnutzer enthalten.

Viele Datenraumanbieter bieten auch verhandelbare individuelle Pläne für größere Unternehmen an. Wenn Sie ein Unternehmen sind, das mehrere umfangreiche Projekte in Arbeit hat, werden Sie definitiv von einer Option mit unbegrenztem Speicherplatz und Datenräumen profitieren. Höchstwahrscheinlich wird der Anbieter des Datenraums auch einige zusätzliche Vorteile in Form von personalisiertem Support, einem ausgefeilten Rollensystem für die Zugriffskontrolle usw. bieten.

Supportfunktionen und Preise für Datenräume

Der Umfang des Supports ist übrigens genauso wichtig wie die Anzahl der Gigabytes und der Benutzer, die Sie erhalten.

Angenommen, Ihr Team steht kurz vor dem Abschluss eines Geschäfts, als eine Dateifreigabefunktion Ihrer virtuellen Datenraumlösung plötzlich nicht mehr funktioniert und die andere Partei den überarbeiteten Vertrag nicht mehr erhalten kann. Ihre Kunden befinden sich in einer anderen Zeitzone, ihr Arbeitstag neigt sich dem Ende zu, und die Fusion muss morgen früh in Kraft treten. Wen werden Sie anrufen?

Software- oder Hardwarefehler können auftreten, und in diesem Fall macht sich ein mehrsprachiger 24/7-Support für Ihre virtuelle Datenraumsoftware bezahlt. Die meisten Datenraumanbieter bieten in ihren teureren Paketen Premium-Optionen an. Diese zusätzlichen Funktionen können sich als sehr nützlich erweisen und umfassen in der Regel Folgendes:

• Rund-um-die-Uhr-Support in mehreren Sprachen
• Live-Chat und Telefonkontakt zusätzlich zur Standard-E-Mail-Option
• Schnelle Reaktion – 15 Minuten und weniger
• Ein eigener Manager/Experte
• Onboarding in der Gebühr enthalten

Die Qualität des Supports ist ein Schlüsselfaktor, der die Preise für virtuelle Datenräume beeinflussen kann. Die Wahrheit ist, dass der Kostenanstieg vernachlässigbar ist im Vergleich zu dem Risiko, sich mit unerwarteten technischen Problemen konfrontiert zu sehen.

Bei der Auswahl einer VDR-Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht, gibt es jedoch noch einige weitere Dinge zu beachten. Werfen wir einen kurzen Blick darauf.

Zusätzliche VDR-Funktionen

Informieren Sie sich nicht nur über die Standardfunktionen eines virtuellen Datenraums, sondern halten Sie auch Ausschau nach den Zusatzleistungen, die die Anbieter anbieten, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Bestimmte zusätzliche Funktionen können genau das Richtige für Ihr Unternehmen sein und den Ausschlag zugunsten eines Anbieters geben, der sich die Mühe gemacht hat, sie zu integrieren.

Hier sind einige Beispiele für die zusätzlichen Funktionen, die einen virtuellen Datenraum von der Masse abheben können:

• Branding-Optionen. Wenn Ihre Kunden jedes Mal, wenn sie Ihren gemeinsamen Datenraum betreten, Ihren Firmennamen und Ihr Logo sehen, hinterlässt dies einen bleibenden Eindruck. Viele große Anbieter wie iDeals und ShareVault bieten dies in ihren Top-Tier-Plänen an.
• Erweiterte Funktionen für die Verfügbarkeit. Dies kann eine On-Demand-Cloud- oder Inhouse-Hosting-Lösung mit einer Betriebszeitgarantie von 99,5 %, zusätzliche Rechenzentren und die Einhaltung einer Reihe von Standards wie ISO 27001, GDPR, HIPAA und andere umfassen.
• Erhöhte Sicherheit. Die Anpassung von Benutzerrechten und -rollen, Zwei-Faktor-Autorisierung und die Annahme von Verbindungen von voreingestellten IP-Adressen – diese zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen werden von den meisten höherpreisigen Anbietern angeboten.

Bei vielen Datenraumanbietern können Sie für bestimmte Zusatzfunktionen bezahlen. Allerdings sollten Sie diese entsprechend Ihren Bedürfnissen priorisieren.

Kostenfaktoren für virtuelle Datenräume

Ein Vergleich der folgenden Optionen für virtuelle Datenräume hilft, das Preis-Leistungs-Verhältnis der Lösung zu verstehen. Auf diese Weise können Sie das Vertrauen in eine gute Investition gewinnen, die der Produktivität und Leistung Ihres Teams zugute kommt.

Sicherheit

Der Schutz sensibler Daten ist das Rückgrat der virtuellen Datenraumlösung und ihr Hauptzweck. Daher ist dies das wichtigste Kriterium, das potenzielle Nutzer vergleichen sollten. Und hier ist, worauf Sie bei der Liste der Sicherheitsfunktionen achten sollten:

• 256-Bit-Verschlüsselung
• fortschrittliches Zwei-Faktor-Authentifizierungsverfahren
• dynamische Wasserzeichen
• Optionen zur Datenwiederherstellung
• Einhaltung der internationalen Sicherheitszertifizierungen
• sichere Speicherung von vertraulichen Dokumenten

Werkzeuge zur Dokumentenverwaltung

Neben der sicheren Datenspeicherung und dem sicheren Datenaustausch sollten Sie über bequeme Werkzeuge für die Datenverwaltung verfügen, d. h. für das Hochladen, Herunterladen, Strukturieren, Verschieben, Löschen, Bearbeiten usw.

• Massen-Upload
• Ziehen und Ablegen
• automatische Indizierung
• erweiterte Dokumentensuche
• Unterstützung für viele Dokumentenformate
• Fernvernichtung
• Versionskontrolle

Projektverwaltung

Neben der Dokumentensicherheit und den Funktionen zur Verwaltung sensibler Dokumente bieten Datenräume auch eine Projektverwaltung über den gesamten Lebenszyklus hinweg. So erhalten Teams integrierte Funktionen zur Vereinfachung und Rationalisierung von Arbeitsabläufen und Kommunikation innerhalb des Teams und darüber hinaus.

So haben sie beispielsweise jederzeit Zugriff auf die Unternehmensverzeichnisse im Datenraum, den Teilnehmern zugewiesene Aufgaben, alle Anfragen von anderen Parteien, Due-Diligence-Datenanfragen, alle in der Checkliste enthaltenen digitalen Dokumente, Integrationen und Meilensteine.

Bonus-Funktionen

Diese Funktionen sind nicht bei allen VDR-Anbietern vorhanden, wirken sich aber sehr positiv auf die Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit aus:

• Aufgabenverwaltung. Das Team wird durch die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und deren Fortschritt durch den Manager zu verfolgen, besser organisiert. Darüber hinaus ist jedes Teammitglied über Aufgaben und Fristen informiert und kennt seine Rolle und Verantwortung im Projekt.
• Slack-Integration. Durch diese Integration werden die Arbeitsabläufe teamorientierter, was zu einer Optimierung der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und der Nachrichtenübermittlung führt. Wenn die Software für den virtuellen Datenraum selbst jedoch viele Funktionen für diese Prozesse enthält, ändert die Slack-Integration nichts daran.
• Eingebauter Excel-Viewer. Mit dem Excel-Viewer können Sie direkt auf der virtuellen Datenraumplattform auf Tabellenkalkulationen zugreifen und diese anzeigen, ohne dass Plugins erforderlich sind.
• Umfassende Analysen. Detaillierte Informationen über die Sitzungsdauer, wie oft Ihre vertraulichen Dokumente heruntergeladen, angesehen oder gedruckt wurden, und die Anzahl der Benutzer, die eine bestimmte Datei geöffnet haben, sind eine Quelle wertvoller Erkenntnisse im Umgang mit Investoren, potenziellen Käufern usw.
• Intelligente Suche. Ein einzigartiger Mechanismus ermöglicht es Ihnen, den gesamten Inhalt zu durchsuchen, und zeigt Ihnen vor dem Öffnen des Dokuments ein Fragment davon an.

Der Ruf des VDR-Anbieters

Eine modern aussehende Website, reichhaltige Funktionen, wettbewerbsfähige Preise und das Versprechen eines einwandfreien Betriebs und ununterbrochenen Supports – was kann man mehr verlangen? Auch wenn es sich um den VDR-Anbieter Ihrer Träume handelt, sollten Sie sich bei unparteiischen Quellen rückversichern.

Um sich eine unvoreingenommene Meinung über einen Anbieter zu bilden, empfehlen wir Ihnen dringend, Bewertungen und Kundenaussagen auf vertrauenswürdigen Quellen wie G2, Capterra oder Software Advice zu lesen. Sie können sich auch gerne unsere ausführliche Bewertung der besten Anbieter virtueller Datenräume ansehen.

Lohnt es sich, in einen virtuellen Datenraum zu investieren?

Unabhängig von der Branche liegt die Priorität des Marktführers auf einem äußerst zuverlässigen Datenschutz und der vollen Kontrolle über die Prozesse. Und dafür wurden virtuelle Datenräume, im Gegensatz zu anderen Programmen, geschaffen. Die Investition in ein solches Produkt ist also für alle Geschäftsprozesse von Vorteil, da VDR-Anbieter sie anbieten:

Sicherheit auf höchstem Niveau

Viele Experten sind zu Recht der Meinung, dass die Speicherung vertraulicher Informationen auf den Servern eines Unternehmens oder herkömmlichen File-Sharing-Diensten wie Google Drive nicht mit virtuellen Datenräumen zu vergleichen ist. Schließlich bieten moderne VDR-Anbieter einen 24/7-Schutz, regelmäßige Systemupdates und eine gut abgestimmte Arbeit von Antivirenprogrammen, um alle Risiken zu vermeiden.

Und schließlich, und das ist das Wichtigste, garantiert die Übereinstimmung der Plattform mit internationalen Standards einen umfassenden Ansatz des VDR-Anbieters in Bezug auf Sicherheitsaspekte.

Bequeme und sichere Dokumentenverwaltung

Virtuelle Datenräume umfassen hochmoderne Tools, die den Due-Diligence-Prozess, Fusionen und Übernahmen, Fundraising, Börsengänge und andere Unternehmenstransaktionen reibungslos gestalten. Es ist bekannt, dass bei diesen Vorgängen große Mengen an sensiblen Dokumenten anfallen, und VDRs bieten Funktionen, um diese effektiv zu verwalten und zu schützen. Dadurch wird die Bereitschaft zur Zusammenarbeit zwischen Partnern, Investmentbanken und potenziellen Käufern erhöht, was ebenfalls ein großer Vorteil ist.

Vollständige Kontrolle über Daten und Benutzer

Im Gegensatz zu anderen Lösungen bieten virtuelle Datenräume hochmoderne Funktionen für granulare Berechtigungen und Dateiverfolgung. So konfiguriert der Administrator beispielsweise für jeden Teilnehmer die Funktionen zum Anzeigen, Bearbeiten, Drucken, Freigeben von Dateien usw. und kann dann die Benutzeraktionen in Echtzeit verfolgen. Stellt der Verwalter verdächtige Aktivitäten auf der Plattform fest, lässt sich die Ursache mit wenigen Klicks nachvollziehen.

Fachkundige Unterstützung

Die besten Anbieter virtueller Datenräume verfügen über ein Team von Fachleuten, die ihre Kunden rund um die Uhr unterstützen. Auf diese Weise können Sie und Ihre Mitarbeiter eine operative Schulung und Unterstützung bei der Installation von Software, dem Hochladen von Dokumenten, der Strukturierung und der Lösung technischer Probleme erhalten. Wie Sie sehen, setzt sich die Zusammenarbeit mit dem Anbieter nach der Installation von Datenräumen in Form einer enormen Unterstützung während der Arbeitsabläufe und der Geschäftsabwicklung fort.

Abschließende Überlegungen

Auch wenn die Preisstruktur für virtuelle Datenräume auf den ersten Blick verwirrend ist, wird sie doch recht transparent, wenn man sie in kleinere, sinnvolle Bestandteile zerlegt. Beim Vergleich verschiedener Pläne kommt es darauf an, zu wissen, welche Hauptfunktionen Ihr Unternehmen benötigt, und ein Paket zu finden, das in Ihr Budget passt.

Unterschätzen Sie nicht den Wert von Datenraumbewertungen, nehmen Sie sich Zeit und denken Sie daran: Ein kostenloser Test sagt mehr als tausend Worte.