Die Sicherheitslücke: Ist E-Mail sicher genug für Ihre sensiblen Daten?

Ist E-Mail für sensible Daten sicher? Sie sind nicht der Einzige, der sich diese heikle Frage stellt.

Werfen wir einen Blick auf die aussagekräftigen Statistiken für das Jahr 2022 über alle Branchen hinweg, um zu sehen, wie wichtig es ist, nur sichere Lösungen für den Austausch vertraulicher Geschäftsinformationen zu verwenden, ohne dass es zu Datenverletzungen kommt:

• Organisationen des Gesundheitswesens waren weltweit mit 1.463 Cyberangriffen pro Woche konfrontiert, was einen Anstieg von 74 % im Vergleich zu 2021 darstellt.
• Malware-Angriffe auf Finanzinstitute nahmen im ersten Quartal 2022 um 35 % zu.
• Die Energiebranche war das Ziel von 10,7 % der Cyberangriffe.
• Mindestens 44 US-amerikanische Colleges oder Universitäten und 45 Schulbezirke waren von Ransomware-Angriffen betroffen.
• In der zweiten Hälfte des Jahres 2022 stiegen die Cyberangriffe auf Regierungen weltweit um 95 % an.

Und zu allem Überfluss berichteten 29 % der Unternehmen, dass sie einen Kunden aufgrund einer Verletzung der E-Mail-Sicherheit verloren haben.

Warum ist die E-Mail-Sicherheit so schwach?

Die E-Mail-Sicherheit ist aus mehreren Gründen gefährlich schwach, unter anderem aus den folgenden:

1. Die offene Netzwerkinfrastruktur macht es jedem, der über das Internet verfügt, leicht, sich Zugang zu Ihren vertraulichen Daten zu verschaffen, was erhebliche Angriffsmöglichkeiten schafft.
2. Veraltete Internet-Sicherheitsprotokolle vieler E-Mail-Anbieter machen es leicht, sie zu umgehen, da sie nicht regelmäßig aktualisiert werden, was zu Identitätsdiebstahl führen kann.
3. Das Risiko des Abfangens und Ausnutzens aufgrund unsicherer Netzwerke setzt E-Mails zusätzlich unter Druck.
4. Das Fehlen einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei den meisten E-Mail-Anbietern gefährdet oft vertrauliche Informationen.
5. Einige Benutzer ergreifen nicht die notwendigen Maßnahmen zum Schutz vor E-Mail-Hacking, wie Passwortschutz oder Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Infolgedessen ist die E-Mail-Sicherheit für diejenigen, die vertrauliche Informationen versenden müssen, weit weniger zuverlässig als andere Lösungen. Wenn Sie sich also das nächste Mal fragen: „Ist das Versenden von Dokumenten per E-Mail sicher?“, denken Sie an die genannten Schwachstellen und die gefährlichen Arten von E-Mail-Angriffen, die wir im Folgenden beschreiben.

Arten von E-Mail-Angriffen

Es gibt über zehn Arten von E-Mail-Angriffen. Sie reichen von Phishing bis zur Übernahme von Konten, um Daten zu stehlen oder zu stören. Außerdem funktioniert jeder Angriffstyp anders; einige nutzen sogar Social-Engineering-Techniken, um Sie dazu zu verleiten, auf bösartige Inhalte zu klicken.

• Phishing-Betrug. Dabei handelt es sich um einen Internet-Betrug, bei dem sich Diebe per E-Mail, Textnachrichten, Werbung oder auf andere Weise als seriöse Unternehmen ausgeben, um persönliche Daten zu stehlen. Phishing-Angriffe funktionieren in der Regel so, dass ein Link angehängt wird, der Sie auf die Website des Unternehmens führt, um Ihre Daten zu erhalten. Diese Website ist jedoch gefälscht, und die von Ihnen eingegebenen Informationen gehen direkt an die Betrüger.

Quelle: valimail.com

• Man-in-the-middle-Angriffe. Hierbei handelt es sich um eine Situation, in der eine dritte Partei die Kommunikation zwischen zwei unwissenden Personen abfängt. Die Angriffe erfolgen in der Regel durch die Einrichtung betrügerischer öffentlicher Wi-Fi-Netzwerke an öffentlichen Orten wie Cafés und Einkaufszentren. Auf diese Weise kann der Mann in der Mitte versuchen, an private Informationen zu gelangen oder Ihre Geräte mit schädlicher Software zu infizieren.
• Kompromittierung geschäftlicher E-Mails. Böswillige Akteure imitieren Kollegen, leitende Angestellte oder hochrangige Behörden und verleiten die Opfer dazu, Geld auf das Bankkonto des Hackers einzuzahlen. Die Hacker verwenden möglicherweise auch das E-Mail-Konto des hochrangigen Beamten, um den Angriff auszuführen. So sieht die E-Mail meist aus, als stamme sie von einem Mitarbeiter oder Geschäftspartner.

Top-Beispiele für kostspielige E-Mail-Angriffe

Werfen wir einen Blick auf einige Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie lukrativ Cyberkriminalität für Kriminelle sein kann und wie anfällig Organisationen für diese Angriffe sein können.

Facebook und Google	Zwischen 2013 und 2015 wurden Facebook und Google durch einen Phishing-Angriff um 100 Millionen Dollar betrogen. Der Angreifer stellte einem Unternehmen, das sich als Quanta ausgab, eine Reihe falscher Rechnungen aus, die sowohl von Facebook als auch von Google bezahlt wurden.
Crelan Bank	Die Crelan Bank in Belgien verlor 75,8 Millionen Dollar durch einen BEC-Betrug (Business Email Compromise). Bei dem Angriff verschaffte sich ein Phisher Zugang zum Konto einer hochrangigen Führungskraft und wies die Mitarbeiter an, Geld auf deren Konto zu überweisen.
FACC	Der österreichische Luft- und Raumfahrtteilehersteller FACC verlor ebenfalls Geld durch einen BEC-Betrug. Das Unternehmen gab einen Phishing-Angriff bekannt, bei dem ein gefälschter CEO einen Mitarbeiter der Buchhaltung anwies, 61 Millionen Dollar zu überweisen.

Welche Informationen sollten nicht per E-Mail verschickt werden?

Unsere Untersuchung hat ergeben, dass Benutzer es vermeiden sollten, die folgenden Daten über E-Mail-Server zu versenden, da diese nicht über E-Mail-Verschlüsselung und andere ausgefeilte Sicherheitsmechanismen verfügen:

• Persönliche Informationen: Sozialversicherungsnummern, Bankdaten und Adressen.
• Vertrauliche Informationen: Geschäftsgeheimnisse, Mitarbeiterdaten oder geschützte Technologien.
• Finanzielle Informationen: Zahlungsinformationen, Kontonummern und Kreditkartennummern.
• Rechtliche Dokumente: Verträge, Gerichtsbeschlüsse oder Rechtsberatung.
• Private Gespräche: E-Mails sind keine sichere Online-Kommunikation; alle Informationen, die Sie per E-Mail versenden, können leicht abgefangen und von jedermann gelesen werden, auch von Hackern.

Ist E-Mail also sicher für persönliche Informationen jeglicher Art? Aufgrund der zahlreichen oben genannten Faktoren ist sie offensichtlich nicht sicher genug. Aus diesem Grund sollten Sie für den Austausch vertraulicher Informationen nur gut geschützte Geschäftsdokumente verwenden und sicherstellen, dass nur der vorgesehene Empfänger darauf zugreifen kann.

4 Gründe, die Unternehmer kennen sollten, um vertrauliche Informationen NICHT per E-Mail zu versenden

1. Sie könnten vergessen, eine Datei zu verschlüsseln

Software wie Word, Excel oder Adobe verfügt über eine integrierte Verschlüsselungsfunktion – viele Benutzer sind sich dieser Funktion wahrscheinlich nicht bewusst oder vergessen sie. Dies führt dazu, dass eine ungeschützte Datei gesendet wird, die den E-Mail-Anbieter des Empfängers erreicht.

Stellen Sie sich vor, jemand hackt sich in Ihren Posteingang und stiehlt diese Dateien. Dies würde zu einem Kollateralschaden und einer Datenpanne führen, die hätte vermieden werden können. Hier erfahren Sie mehr über die Dateiverschlüsselung mit Datenräumen.

2. Sie könnten die Datei an die falsche Person senden

Auch ohne dass sich jemand in Ihren E-Mail-Posteingang gehackt hat, könnten die Dateien in die falschen Hände gelangen. Das Versenden einer E-Mail an den falschen Empfänger kommt häufiger vor, als man denkt. Manchmal genügt schon ein Tippfehler, um die Dateien an den falschen Empfänger zu senden.

Es kann sogar passieren, dass Sie versehentlich auf die E-Mail-Adresse eines Konkurrenten klicken und diesem sensible Informationen schicken, die Ihrem Unternehmen schaden könnten – ein kleiner Fehler genügt.

3. Ihre E-Mail kann an eine dritte Partei weitergeleitet werden

Nachdem Sie Ihre E-Mail an den Posteingang des Empfängers geschickt haben, denken Sie vielleicht, dass Ihre Dateien sicher sind, aber das ist nicht der Fall.

Jede E-Mail kann weitergeleitet werden, und Sie haben keine Kontrolle darüber. Sie können versuchen, Ihre Dateien zu schützen, indem Sie sie bei einem Online-Hosting-Dienst speichern. Dabei vergessen Sie jedoch möglicherweise, dem Empfänger die entsprechenden Zugriffsrechte auf die Dokumente zu erteilen.

4. Ihre E-Mail könnte kompromittiert werden

Es gibt viele Leute im Internet, die nur darauf warten, dass Sie einen Fehler machen. Sie versenden irreführende E-Mails, die dazu führen können, dass Dokumente an den falschen Empfänger gesendet werden. Laut dem Avanan Global Phishing Report ist 1 von 25 gebrandmarkten E-Mails ein Phishing-Versuch.

Es ist nicht unbedingt Ihre Schuld, wenn Sie hereingelegt werden, denn die Leute, die nach sensiblen Informationen fischen, sind Meister der Manipulation. Die weltweit zu beobachtende Zunahme von Phishing- und Trojanerangriffen sollte Grund genug sein, Ihre Dateifreigabelösungen zu überdenken. Ein sicherer Datenraum könnte der Schlüssel zur Lösung Ihrer Probleme sein.

Erwägen Sie eine sichere Lösung für die gemeinsame Nutzung sensibler Informationen – virtuelle Datenräume

Ein virtueller Datenraum ist die perfekte Lösung, wenn Sie eine sichere Alternative zur E-Mail suchen. Denn VDRs bieten eine sichere, vertrauliche und gesetzeskonforme Umgebung für den Dateiaustausch und den Schutz der Privatsphäre bei der digitalen Kommunikation, die durch Mechanismen zur Verhinderung von Datenverlusten unterstützt wird.

Insbesondere verwenden die Anbieter eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer), die es Hackern praktisch unmöglich macht, auf den Speicher zuzugreifen. Außerdem können Sie den Benutzerzugriff und die Berechtigungen verwalten, so dass Sie kontrollieren können, wer Zugang zu Ihren Daten hat und was er damit tun darf.

Datenräume bieten auch eine Vielzahl von Funktionen, wie z. B. die Verfolgung von Dokumenten, Prüfpfade in Echtzeit und die Möglichkeit, Verfallsdaten für Dateien festzulegen. So lässt sich leicht überwachen, wer wann auf Daten zugegriffen hat.

Insgesamt sind Datenräume die zuverlässigste Geschäftslösung für alle, die sensible Informationen sicher versenden wollen. Sie bieten ein Höchstmaß an Sicherheit und eine Reihe weiterer Funktionen für virtuelle Datenräume, um die Datenverwaltung zu optimieren und zu schützen, darunter die Indizierung von Datenräumen, KI-gestützte Schwärzung und Volltextsuche.

Die besten VDR-Anbieter für den Austausch vertraulicher Daten

Fragen Sie sich immer noch: „Ist es sicher, vertrauliche Informationen per E-Mail zu versenden? Treffen Sie stattdessen selbstbewusste und intelligente Geschäftsentscheidungen – wählen Sie noch heute Ihre beste Lösung!

Basierend auf unseren Beobachtungen sind die besten virtuellen Datenräume für die Wahrung Ihrer Privatsphäre im Internet und die Unversehrtheit sensibler Dokumente wie folgt:

1. Ideals

Das SOC2-zertifizierte und GDPR-konforme Ideals macht den Datenschutz so einfach wie nie zuvor. Insbesondere bietet die Lösung eine 256-Bit-Verschlüsselung mit eigenem Entschlüsselungsschlüssel, granulare Berechtigungseinstellungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Fernvernichtung, acht Ebenen von Dokumentenzugriffsrechten und eine Zaunansicht. Mit all diesen Funktionen gewährleistet Ideals die Sicherheit der Verwaltung sensibler Informationen und unterstützt Unternehmen bei der Vereinfachung und dem Schutz von Dokumentenmanagement-Workflows.

Ideals-Funktion „Zaunansicht“:

Profil ansehen: Ideals Virtual Data Room Übersicht

2. Intralinks

Intralinks ist ein weiterer führender Anbieter von Lösungen für virtuelle Datenräume. Zu seinen Sicherheitsmerkmalen gehören die Rechteverwaltung mit 16 Benutzerrollen, die digitale Rechteverwaltung, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die Aktivitätsüberwachung. Außerdem sichert Intralinks automatisch alle im Speicher abgelegten Daten und bietet eine Datenwiederherstellung im Falle eines Systemabsturzes oder unerwarteten Ausfalls.

Intralinks-Funktion zur Aktivitätsüberwachung:

3. Smartroom

Mit Smartroom können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Nachrichten und Dokumente verschlüsselt sind. Die Lösung ermöglicht es, den Zugriff auf eine Datei zu blockieren, selbst wenn ein Empfänger sie heruntergeladen hat, Schlüsselwörter und Datenmuster zu löschen, die Aktivität des Datenraums zu überwachen und Dateien ohne Risiko direkt von Ihrer E-Mail an Ihren Arbeitsbereich zu senden.

Smartoom-Berichtsfunktion:

Die wichtigsten Erkenntnisse

Können sensible Informationen per E-Mail verschickt werden, wenn sie verschlüsselt sind? Wie Sie sehen, ist die E-Mail unzuverlässig und bietet weder dem Absender noch dem Empfänger genügend Sicherheit, selbst wenn sie verschlüsselt ist.

Daher ist die Wahl eines vertrauenswürdigen virtuellen Datenraums zur sicheren Aufbewahrung Ihrer Daten die beste Option. Ein guter VDR sollte über robuste Verschlüsselungsprotokolle und wichtige Funktionen wie Benutzerauthentifizierung und Zugangskontrolle verfügen, so dass nur Sie über die Verwaltung Ihrer Daten entscheiden.

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