2023 Preise für virtuelle Datenräume: Wie viel kostet es, Ihre Daten zu sichern?

Ernst &; Young’s CEO outlook survey hat festgestellt, dass IT-Systeme zu den fünf wichtigsten Treibern der M&A-Kosten im Jahr 2023 gehören. Unternehmen können durch den Einsatz virtueller Datenräume die Kosten für Geschäftsabschlüsse erheblich senken, wenn sie ein günstiges Preismodell für virtuelle Datenräume wählen. 

Datarooms.org hat die Preisinformationen von 116 Anbietern virtueller Datenräume untersucht und die Ergebnisse in diesem Artikel veröffentlicht. Diesmal erfahren Sie mehr über die sechs Datenraum-Preismodelle mit Preisspannen und Durchschnittswerten. Lesen Sie weiter, um den Datenraum-Preisvergleich der 15 besten Datenraum-Anbieter und sieben Faktoren zu entdecken, die die VDR-Preise beeinflussen. Schließlich finden Sie fünf verschiedene Ansätze für die Auswahl von VDR-Preisen und eine Checkliste mit 16 Fragen zur Selbsteinschätzung der VDR-Auswahl.

Preismodelle für Datenräume

Anbieter von virtuellen Datenräumen verwenden verschiedene Preisstrukturen und variieren stark bei der Abrechnung ihrer virtuellen Datenraumlösungen. Wir haben die Preisstruktur von 116 Anbietern virtueller Datenräume analysiert, von denen 72 die Preisdetails öffentlich gemacht haben;

Diese VDR-Anbieter berechnen pro Benutzer, pro Seite, pro Funktion, auf der Grundlage der Dokumentenspeicherkapazität oder bieten gemischte Pläne an, die einige dieser Funktionen kombinieren. Viele Anbieter bieten auch feste Abonnements an. 

Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, ist es am besten, wenn Sie Ihre Optionen kennen. Deshalb finden Sie hier detaillierte Beschreibungen der Preismodelle mit Durchschnittswerten von 72 Datenraumanbietern.

Feste Tarife (monatliche Pauschalgebühr)

Feste Abonnements umfassen pauschale Preispläne mit vorher festgelegten Dienstleistungen und Produkten. Dies ist der beliebteste Abrechnungsansatz in der Welt der virtuellen Datenräume, der heute von 29 der 72 VDR-Anbieter angeboten wird. Diese Datenraumanbieter verlangen zwischen 10$ und 1.295$ Monatlich oder 241,87$ pro Monat im Durchschnitt.

Es ist erwähnenswert, dass diese Preisspannen auf monatlichen Zahlungen basieren, während viele VDR-Anbieter im Rahmen von Jahresplänen Preisnachlässe anbieten.

VDR-Anbieter können verschiedene Funktionen, wie z. B. 10 GB Speicherplatz + ein Projekt + unbegrenzte Anzahl von Benutzern, und Limits mit wettbewerbsfähigen Preisen kombinieren, um den Bedürfnissen eines durchschnittlichen Unternehmens gerecht zu werden.

Viele VDR-Anbieter bieten auch verhandelbare individuelle Pläne für größere Unternehmen an. Wenn Sie ein Unternehmen sind, das mehrere umfangreiche Projekte in Arbeit hat, werden Sie definitiv von einer Option mit unbegrenztem Speicherplatz und Datenräumen profitieren;

Höchstwahrscheinlich wird der Anbieter des Geschäftsraums auch einige zusätzliche Leistungen in Form von personalisiertem Support, einem ausgefeilten Rollensystem für die Zugangskontrolle usw. anbieten.

Best for business: Alle Arten von Unternehmen, da die abgestuften Festpreise für Unternehmen jeder Größe geeignet sind.

Pro-Benutzer

Das Preismodell pro Benutzer beinhaltet eine wiederkehrende monatliche Gebühr auf der Grundlage der Anzahl der Datenraumbenutzer. Die Bezahlung nach der Anzahl der VDR-Benutzer ist eine der ältesten und einfachsten verfügbaren Optionen. Insgesamt berechnen  24 von 72 Datenraumanbietern pro Benutzer.21 Anbieter bieten zwischen $2,5 und $120 pro Benutzer pro Monat, mit einem Durchschnitt von $31,72 für einen Benutzer. Die anderen drei Anbieter bieten monatliche Abonnements auf der Grundlage bestimmter Benutzerzahlen zwischen $500 und $1.000 monatlich.

Wenn Ihre Geschäftstransaktionen einen intensiven Datenaustausch beinhalten und Sie wissen, wie viele Nutzer erwartet werden, ist dieses Preismodell für Ihr Unternehmen möglicherweise am besten geeignet.

Best für Unternehmen: Kleine Unternehmen (unter 100 Mitarbeitern) und Startups, die große Datenmengen verwenden.

Pro Seite 

Das seitenweise Preismodell beinhaltet ein monatliches Abonnement auf der Grundlage der Anzahl der über den Datenraum verarbeiteten Dokumentseiten. Dieses Preismodell scheint nicht sehr beliebt zu sein, da nur fünf von 72 Anbietern dieses Preismodell anbieten. Der Preis liegt zwischen $0,1 und $0,75 pro Seite, mit einem Durchschnitt von $0,48 pro Seite oder $4.800 pro 10.000 Seiten (~ 1 GB).

Der Preis pro Seite beinhaltet in der Regel die Möglichkeit, gegen eine zusätzliche Gebühr zusätzliche Kapazität zu erwerben. Darüber hinaus können VDR-Unternehmen die Seiten je nach Dokumententyp, insbesondere bei Nicht-PDF-Dateien, unterschiedlich zählen. Infolgedessen erscheint dieses Preismodell auf lange Sicht sehr teuer und unvorhersehbar.

Am besten für Unternehmen: Unternehmen mit einem kleinen Dokumentenfluss in kurzen Abschlüssen, normalerweise unter 1 GB pro Monat. Andernfalls zahlen Sie im Vergleich zu anderen Preismodellen deutlich zu viel.

Speicherkapazität für Dokumente

Das Preismodell für die Speicherkapazität beinhaltet ein wiederkehrendes Abonnement auf der Grundlage der im Datenraum genutzten GBs. Dies ist ein seltener Ansatz, der von DealVDR von Finsight vertreten wird. Es kostet 416 $ pro GB Speicherplatz mit einer unbegrenzten Anzahl von Administratoren und Benutzern.

Das Preismodell pro GB ist möglicherweise die beste Option, wenn bei Ihren Online-Geschäften keine großen Datenmengen anfallen, wie z. B. Audio- oder Videoaufnahmen und andere große Dateien. Andernfalls müssen Sie Ihren Datenspeicher ständig aufrüsten, was mit erheblichen Zusatzkosten verbunden sein kann.

Best for business: Unternehmen, die überwiegend kleine Textdateien austauschen.

Pro Merkmal

Das Preismodell pro Funktion beinhaltet ein wiederkehrendes Abonnement auf der Grundlage handverlesener Produkte und Dienstleistungen, die auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind. Nur zwei von 72 VDR-Anbietern verfolgen diesen Ansatz und bieten $92,25 und $184,5 pro Monat als Startpreise. Aufgrund der Skalierung des Datenraums können Sie auf lange Sicht viel mehr bezahlen als das.

Best for business: Unternehmen, die mit kurzen Geschäften unter vorher festgelegten Anforderungen arbeiten.

Gemischte Pläne

Bei gemischten Tarifen handelt es sich um wiederkehrende Abonnements, die Merkmale von festen Tarifen und anderen Preismodellen kombinieren. Solche VDR-Anbieter berechnen im Durchschnitt 337,3 $ pro Monat. Einige VDR-Anbieter bieten niedrigere Tarife pro Benutzer und pro Funktion sowie feste Abonnements der Spitzenklasse an. Insgesamt verfolgen 11 von 72 VDR-Anbietern diesen Ansatz.

Best for business: Kleine und mittelständische Unternehmen mit On-Demand-Geschäften und unterschiedlichen Anforderungen.

Faktoren, die die Kosten des virtuellen Datenraums im Jahr 2023 beeinflussen

Ein Vergleich der folgenden Optionen für virtuelle Datenräume hilft, die Kosten für virtuelle Datenräume und ihr Preis-Leistungs-Verhältnis zu verstehen. Auf diese Weise können Sie Vertrauen in eine gute Investition gewinnen, die der Produktivität und Leistung Ihres Teams zugute kommt.

Sicherheit

Der Schutz sensibler Daten ist das Rückgrat der virtuellen Datenraumlösung und ihr Hauptzweck. Daher ist dies das wichtigste Kriterium, das potenzielle Nutzer vergleichen sollten. Und hier ist, worauf Sie in der Liste der Sicherheitsfunktionen achten sollten:

• 256-Bit-Verschlüsselung
• Erweitertes Verfahren zur Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Dynamische Wasserzeichen
• Optionen zur Datenwiederherstellung
• Einhaltung der internationalen Sicherheitszertifizierungen
• Sichere Speicherung von vertraulichen Informationen

Werkzeuge zur Dokumentenverwaltung

Neben der sicheren Datenspeicherung und dem sicheren Datenaustausch sollten Sie über bequeme Werkzeuge für die Datenverwaltung verfügen, d. h. für das Hochladen, Herunterladen, Strukturieren, Verschieben, Löschen, Bearbeiten usw.

• Massen-Upload
• Ziehen und Ablegen
• Automatische Indizierung
• Erweiterte Dokumentensuche
• Unterstützung für viele Dokumentenformate
• Ferngesteuertes Schreddern
• Versionskontrolle
• Integrierte elektronische Unterschrift

Projektleitung

Datenräume bieten nicht nur Dokumentensicherheit und Funktionen für die Verwaltung sensibler Dokumente, sondern auch Projekt-Governance während des gesamten Lebenszyklus. Folglich erhalten die Teams integrierte Funktionen zur Vereinfachung und Straffung der Arbeitsabläufe und der Kommunikation innerhalb des Teams sowie zur gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Geschäfte.

Sie haben beispielsweise jederzeit Zugriff auf die Unternehmensverzeichnisse im Datenraum, auf die den Teilnehmern zugewiesenen Aufgaben, auf alle Anfragen anderer Parteien, auf die Datenanforderungen der Due Diligence, auf alle in der Checkliste enthaltenen digitalen Dokumente, auf Integrationen und Meilensteine.

Der Umfang der Speicherung

Ein ausreichender Cloud-Speicher ist für den intensiven Informationsaustausch während des Geschäfts und der Integration nach der Fusion unerlässlich. Was den Speicherplatz betrifft, so richten Sie sich nach Ihren geschäftlichen Anforderungen, aber es ist wichtig, dass Sie mindestens 10 GB (besser 100-500 GB) für eine langfristige Zusammenarbeit haben.

Die Anzahl der Nutzer

An M&A-Geschäften sind viele Beteiligte beteiligt, von leitenden Managern, Vorstandsmitgliedern, CFOs und CEOs bis hin zu Anwälten, Investmentbankern und anderen Beratern. 

Die Harvard Business Review hat herausgefunden, dass Unternehmen jährlich über 40 Milliarden Dollar für Berater ausgeben, und das sind eine Menge Benutzerlizenzen für den Datenraum. Daher ist es besser, sich für Tarife zu entscheiden, die unbegrenzte Benutzer und Administratoren anbieten.

Branding-Optionen

Employer Branding hilft, neue Mitarbeiter zu gewinnen, die Einstellungskosten zu senken und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern, so Entrepreneur. 

Die gleichen Regeln gelten für das digitale Branding, einschließlich virtueller Datenräume. Daher ist es besser, wenn ein Datenraum über die folgenden Branding-Optionen verfügt:

• Individuelle NDAs und andere Vereinbarungen
• Firmenlogos und Farbthemen
• Anpassbare Einladungs-E-Mails
• Anpassbare Kopf- und Fußzeilen

Erweiterte Funktionen 

Diese Funktion ist nicht bei allen VDR-Anbietern vorhanden, wirkt sich aber äußerst positiv auf die Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit aus:

• Aufgabenverwaltung. Das Team wird durch die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und deren Fortschritt durch den Manager zu verfolgen, besser organisiert. Darüber hinaus kennt jedes Teammitglied seine Aufgaben und Fristen und weiß, welche Rolle es im Projekt spielt und welche Verantwortung es trägt.
• Slack-Integration. Diese Integration macht Arbeitsabläufe teamorientierter, was zu einer Optimierung der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und der Nachrichtenübermittlung führt. Wenn jedoch die virtuelle Datenraumsoftware selbst viele Funktionen für diese Prozesse enthält, ändert die Slack-Integration nichts.
• Eingebauter Excel-Viewer. Mit dem Excel-Viewer können Sie direkt auf der Plattform des virtuellen Datenraums ohne Plugins auf Tabellenkalkulationen zugreifen und diese anzeigen.
• Tiefe Analyse. Detaillierte Informationen über die Sitzungsdauer, wie oft Ihre vertraulichen Dokumente heruntergeladen, angesehen oder gedruckt wurden, und die Anzahl der Nutzer, die eine bestimmte Datei geöffnet haben, sind eine Quelle wertvoller Erkenntnisse im Umgang mit Investoren, potenziellen Käufern usw.
• Smarte Suche. Ein einzigartiger Mechanismus ermöglicht es Ihnen, den gesamten Inhalt zu durchsuchen. Bevor Sie das Dokument öffnen, zeigt es Ihnen einen Ausschnitt davon.

Wie wählt man den günstigsten Preis für einen Datenraum?

Sie können diesen Leitfaden mit Fragen zur Selbsteinschätzung befolgen, um den kostengünstigsten Ansatz für die Preisgestaltung von Datenräumen zu wählen.

Skizzieren Sie Ihren Bedarf

Sie sollten zunächst Ihre Anforderungen umreißen, einschließlich der Art des Geschäfts, der Dauer der Nutzung des Datenraums, der Anzahl der Nutzer usw. Dies wird Ihnen helfen, den idealen Datenraum für Ihre Bedürfnisse zu finden. Prüfen Sie die folgenden Fragen:

1. Wofür werde ich den Datenraum nutzen?
   Beispiel: M&A, Dokumentenablage, tägliche Zusammenarbeit.
2. Wie viele Benutzer brauche ich dafür?
   Beispiel: 20, 30, 50 Benutzer oder ein ganzes Unternehmen.
3. Welche Arten von Dokumenten kann ich im Datenraum speichern?
   Beispiel: Videos, PDFs, Bilder und Textdateien.
4. Wie viel Speicherplatz brauche ich für diese Dokumente?
   Beispiel: 1 GB sind 30 Minuten HD-Video, 600 HD-Bilder und 10.000 Dokumente.
5. Welche VDR-Funktionen benötige ich dafür?
   Beispiel: Schneller Upload, 256-Bit-Verschlüsselung, granulare Berechtigungen, etc.

Definieren Sie Ihr Datenraum-Budget

Es wird einfacher sein, das beste Datenraum-Preismodell für Ihre Bedürfnisse zu wählen, wenn Sie das Budget für Ihr Projekt abschätzen. Prüfen Sie die folgenden Fragen:

6. Wie viel kann ich unter Berücksichtigung meiner Bedürfnisse und der Projektdauer für den Datenraum ausgeben
   Beispiel: 2.500 $ für drei Monate, 15.000 $ pro Jahr.
7. Wie viel kann ich für die Kosten eines skalierbaren Datenraums einplanen?
   Beispiel: 5.000 $ zusätzliche Kosten pro Jahr.
8. Wie sieht mein traditionelles Projektbudget im Vergleich zu einem Datenraumbudget aus?
   Beispiel: 50.000 $ gegenüber 20.000 $.

Anbieter von virtuellen Datenräumen vergleichen

Sobald Sie Ihre Anforderungen an den Datenraum und Ihr Budget festgelegt haben, können Sie feststellen, ob die Preispolitik der Datenraumanbieter dazu passt. Prüfen Sie die folgenden Fragen zur Selbsteinschätzung:

9. Welches Preismodell bietet ein VDR-Anbieter?
10. Erfüllt dieser VDR-Anbieter meine Projektanforderungen?
11. Erfüllt dieser VDR-Anbieter meine Sicherheitsanforderungen?
12. Bietet dieser Anbieter eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, Administratoren und Speicherplatz?
13. Wie kostspielig sind die Skalierungsoptionen für den Datenraum bei diesem VDR-Anbieter?
14. Bietet dieser Anbieter eine kostenlose Testversion an?
15. Bietet dieser Anbieter individuelle Pläne an, die auf die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden zugeschnitten sind?
16. Gibt es echte Erfahrungsberichte über diesen Datenraumanbieter?

Verhandlung mit Datenraumanbietern

Es ist möglich, im Rahmen von VDR-Preisplänen bestimmte Zahlungsbedingungen und Funktionen auszuhandeln. Einige Anbieter von Datenräumen berechnen zum Beispiel nichts, bis ein Projekt in Betrieb genommen wird. Sie können Ihre Bedürfnisse mitteilen und sich auf niedrigere Preise als die offiziell angegebenen einigen.

Suche nach Sonderangeboten und Rabatten

Sie können nach Rabatten und Sonderangeboten Ausschau halten. Viele Datenraumanbieter bieten jährliche Rabatte von bis zu 45 %, Willkommensrabatte und Sonderangebote für gebündelte Dienste. Sie können die Websites von Datenraumanbietern auch über Empfehlungsprogramme verfolgen, die Preisnachlässe für angeschlossene Kunden anbieten.

Entscheiden Sie sich für den besten Preisansatz

Berechnen wir nun die Kosten für ein Datenraumprojekt mit den folgenden Parametern auf der Grundlage der Durchschnittspreise der VDR-Anbieter in unserer Untersuchung:

• 30 Benutzer
• 10 GB sicherer Dateispeicher
• 6 Monate Dauer

Der Ruf des VDR-Anbieters

Eine modern aussehende Website, reichhaltige Funktionen, wettbewerbsfähige Preise und das Versprechen eines einwandfreien Betriebs und ununterbrochenen Supports – was kann man mehr verlangen? Auch wenn dies der VDR-Anbieter Ihrer Träume sein mag, sollten Sie sich mit unparteiischen Quellen absichern;

Um sich eine unvoreingenommene Meinung über einen Anbieter zu bilden, empfehlen wir dringend, Bewertungen und Kundenaussagen in vertrauenswürdigen Quellen wie G2, Capterra, oder SoftwareAdvice. Sie können sich auch gerne unsere ausführliche Bewertung der besten Anbieter virtueller Datenräume ansehen.

Lohnt sich die Investition in einen virtuellen Datenraum?

Die Investition in eine virtuelle Datenraumlösung kommt allen Geschäftsprozessen zugute, da VDR-Anbieter Ihnen die Möglichkeit bieten:

• Sicherheit auf höchstem Niveau. Moderne VDR-Anbieter bieten einen Rund-um-die-Uhr-Schutz, regelmäßige System-Updates und eine gut abgestimmte Arbeit von Anti-Viren-Programmen, um alle Risiken zu verhindern. Die Einhaltung internationaler Standards garantiert einen umfassenden Ansatz des VDR-Anbieters in Bezug auf Sicherheitsaspekte;
• Komfortable Dateifreigabe und Dokumentenverwaltung. Virtuelle Datenräume umfassen hochmoderne Tools, die den Due Diligence-Prozess, M&A, Kapitalbeschaffung, IPOs, und andere Unternehmenstransaktionen. M&A-Workflows, Messaging-Tools, Drag-and-Drop-Upload, Schwärzung und Engagement-Berichte helfen Partnern, Investmentbankern und potenziellen Käufern, Geschäfte zu beschleunigen.
• Vollständige Kontrolle über Daten und Benutzer. Virtuelle Datenräume bieten hochmoderne Funktionen für granulare Berechtigungen und Dateiverfolgung. Administratoren können die Funktionen zum Anzeigen, Bearbeiten, Drucken, Freigeben von Dateien usw. konfigurieren.
• Expertenunterstützung. Die besten Anbieter virtueller Datenräume verfügen über ein Team von Fachleuten, die rund um die Uhr technischen Support und Unterstützung bei der Einrichtung bieten.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Die von Datarooms.org durchgeführte Untersuchung von 116 Datenraumanbietern ergab sechs Preismodelle, darunter Festpreise, Preise pro Benutzer, pro Seite, pro Funktion, pro GB und gemischte Tarife.

Die wichtigsten Faktoren, die die Preise für Datenräume bestimmen, sind Sicherheit, Datenraumfunktionen, Speicherkapazität, Benutzerzahl und Branding-Optionen;

Es ist von entscheidender Bedeutung, die beste Preisgestaltung zu finden, da sie es Ihnen ermöglicht, die IT-Kosten Ihres Geschäfts zu senken und die Arbeitsabläufe mit dem vorteilhaftesten Datenraum zu verbessern. 

Legen Sie bei der Auswahl eines Datenraum-Preisplans Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget fest, nutzen Sie den Kostenvergleich für virtuelle Datenräume und verhandeln Sie über Rabatte. Unterschätzen Sie nicht den Wert realer Bewertungen virtueller Datenräume, nehmen Sie sich Zeit, und denken Sie daran: Ein kostenloser Test sagt mehr als tausend Worte.

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