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Verhinderung von Download, Druck und Kopie
Ablauf des Dokumentenzugriffs
256-Bit SSL/TLS Verschlüsselung
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FAQ

Der virtuelle Datenraum bietet zahlreiche Dokumentensicherheitsfunktionen, mit denen Ihre Unternehmensdokumente und sensiblen Daten geschützt werden. Die Funktionen zur Dokumentensicherheit reichen von Wasserzeichen bis zur Data-at-Rest-Verschlüsselung mit vom Kunden verwalteten Verschlüsselungsschlüsseln.

Dynamische Wasserzeichen
Dynamische Wasserzeichen werden automatisch in jedes aus dem virtuellen Datenraum heruntergeladene Dokument eingebettet. Das Wasserzeichen kann das Datum des Downloads, den Namen des Projekts, den Namen und sogar die IP-Adresse der Person enthalten, die das Dokument heruntergeladen hat.

Ablauf des Dokuments
Diese Sicherheitsfunktion, die manchmal auch als “selbstzerstörendes Dokument” oder “Fernzerstörung” bezeichnet wird, ermöglicht es, das Zugriffsrecht auf das Dokument jederzeit zu widerrufen, auch nachdem der Benutzer die Datei bereits heruntergeladen hat. Diese Funktion zum Schutz von Dokumenten hilft, die unberechtigte Verbreitung von Dokumenten zu verhindern.

Eingeschränkte Ansicht
Diese Dokumentschutzfunktion ermöglicht es, Teile des Bildschirms zu blockieren, während das Dokument im Internetbrowser angezeigt wird. Dies hilft, Sicherheitsverletzungen zu verhindern, wie z.B. unerwünschte Betrachtung an öffentlichen Orten, kamerabasierte Angriffe oder Bildschirmaufnahmen.

256-Bit-SSL-Verschlüsselung
Die 256-Bit AES SSL-Verschlüsselung ist der goldene Standard für Online-Banking und E-Commerce-Transaktionen. Achten Sie auf den höchsten Standard der Datenverschlüsselung bei der Übertragung der Daten zum und vom virtuellen Datenraum sowie bei der Speicherung der Daten im Raum.

Zugriffsbeschränkungen für Dokumente
Mithilfe von Richtlinien für die Dokumentensicherheit können Sie benutzerdefinierte Ebenen des Dokumentenschutzes festlegen. Für jedes Dokument im virtuellen Datenraum können Sie die Rechte zum Anzeigen, Freigeben, Bearbeiten oder Herunterladen des Originals oder des mit Wasserzeichen versehenen Dokuments festlegen. Die Schaltfläche Bildschirm drucken kann ebenfalls eingeschränkt werden. Sie können die Rechte für den Dokumentenzugriff für jeden Benutzer des virtuellen Datenraums festlegen.

Datensicherung
Die Datensicherung stellt eine weitere Ebene der Dokumentensicherheit dar und gewährleistet, dass die in den virtuellen Datenraum hochgeladenen Dokumente niemals verloren gehen oder zerstört werden können. Achten Sie auf einen virtuellen Datenraum, der eine Echtzeit-Datensicherung über verschlüsselte VPN-Tunnel bietet.

Viren-Scanning
Virtuelle Datenräume scannen automatisch alle hochgeladenen Dokumente auf Viren oder andere Defekte. Die meisten virtuellen Datenräume lassen den Upload defekter Dateien nicht zu.

On Save/On Open Verschlüsselung
Die Verschlüsselung beim Öffnen verschlüsselt das Dokument automatisch beim Öffnen, um einen unbefugten Zugriff über ein ungesichertes Netzwerk zu verhindern. Die Verschlüsselung beim Speichern stellt sicher, dass die Dokumente während der Speicherung geschützt sind und von Unbefugten nicht gelesen werden können.

Die virtuellen Datenräume befinden sich in physisch sicheren Rechenzentren mit zahlreichen Schutzmaßnahmen, die den Zugang zu vertraulichen Daten einschränken.

SOC 2 zertifiziert
SOC 2 ist eine Zertifizierung für Rechenzentren, die eine Erklärung über die besten internen Praktiken zur Überprüfung der Sicherheit, Verfügbarkeit und des Datenschutzes Ihres virtuellen Datenspeichers liefert.

ISO 27001 zertifiziert
ISO 27001: 2013 ist die strengste internationale Zertifizierung für Informationssicherheit im Bereich der Informationstechnologie. Dieser Standard stellt sicher, dass angemessene Kontrollen dazu beitragen, Sicherheitsbedrohungen oder Schwachstellen zu verhindern.

SSAE 16 zertifiziert
Das Statement of Standards for Attestation Engagements 16 (SSAE 16) ist einer der strengsten Standards, der eine Prüfung der internen Kontrollen der Finanzberichterstattung verlangt. Die SSAE 16-Zertifizierung wird meist für M&A-Datenräume verlangt und bedeutet, dass der virtuelle Datenraum die Standards zur Unterstützung des Sarbanes-Oxley (SOX) Act erfüllt.

Sicherheit im Rechenzentrum
Rechenzentren verfügen über physische Sicherheit, strenge Zugangsrichtlinien einschließlich biometrischer Zugangsauthentifizierungssysteme, bewaffnete Wachen und Überwachung, sichere Tresore und Käfige sowie Zugang zu unterbrechungsfreier Stromversorgung, Backup-Systemen und Brand-/Hochwasserschutzsystemen an den Standorten der Rechenzentren.

Der Zugang zu den richtigen Personen ist ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Plattform für virtuelle Datenräume. Berechtigungen müssen genau verwaltet werden, und die Bereitstellung und Einschränkung des Zugriffs sollte ordnungsgemäß gehandhabt werden. Richtlinien und Funktionen für die Zugriffssicherheit verhindern Sicherheitsverletzungen, stoppen unbefugte Anmeldungen oder blockieren den Zugriff auf bestimmte Informationen.

Zugriff von mobilen Geräten aus
Der virtuelle Datenraum kann die Kontrolle über den Zugriff auf sichere Dokumente über mobile Geräte ermöglichen, indem er spezielle Anwendungen anbietet.

Mehrfaktorielle Verifizierung
Diese Zugriffssicherheitsfunktion fügt eine weitere Schutzebene hinzu, indem Benutzer ihre Identität auf einem anderen Gerät verifizieren müssen, um Zugang zum Datenraum zu erhalten. Dieser Schritt verhindert den Zugriff auf den Datenraum von gehackten oder gestohlenen Geräten.

Gruppenberechtigungen
Der Eigentümer des virtuellen Datenraums kann Gruppen mit vordefinierten Zugriffsberechtigungsstufen erstellen. Diese Funktion hilft bei der Benutzerverwaltung und bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene.

Mehrere Ebenen von Benutzerberechtigungen
Administratoren virtueller Datenräume können für verschiedene Benutzer und Benutzergruppen verschiedene Ebenen des Dokumentenzugriffs festlegen, was die Sicherheit des Datenraums erhöht und einen nachvollziehbaren Nachweis der Datenraumaktivitäten ermöglicht.

Granularer Zugriff
Der Administrator des virtuellen Datenraums kann einen granularen oder rollenbasierten Zugriff auf den Datenraum einrichten. Über granulare Berechtigungseinstellungen lässt sich steuern, wer auf die einzelnen Dateien oder Ordner zugreifen darf, je nach Rolle des Benutzers bei dem Geschäft oder seiner Position im Unternehmen.

Zwei-Faktoren-Authentifizierung
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet ein zusätzliches Maß an Schutz. Benutzer können sich mit einem Passwort und einem eindeutigen Code anmelden, der an das Mobiltelefon des Benutzers gesendet wird.

Der virtuelle Datenraum bietet umfassende Berichtsfunktionen und Prüfpfade für jede Aktion oder Aktivität, die innerhalb eines Datenraums stattfindet. Administratoren können alle Aktionen mit Dateien verfolgen.

Audit-Protokolle
Ein Audit-Protokoll ist eine chronologische Aufzeichnung von allem, was in den virtuellen Datenraum hochgeladen, angesehen oder heruntergeladen wird. Alle Aktionen mit Dateien werden protokolliert, einschließlich der Anzeige von Dateien, des sicheren Herunterladens, Druckens und Herunterladens.

Detaillierte Datenraumberichte
Jeder Eintrag und jede Aktivität im virtuellen Datenraum wird mit einem Zeitstempel versehen und dokumentiert. Automatische Audit-Berichte werden am Ende eines bestimmten Zeitraums automatisch an einen Systemadministrator gesendet.

Versionskontrolle für Dokumente
Die Versionskontrolle ermöglicht es Administratoren, das automatische Speichern von Dokumenteneinstellungen zu überwachen. Je nach Einstellung können Benutzer alle Änderungen über die Versionshistorie nachverfolgen und verfügen so immer über die aktuellste Dokumentversion.

Benachrichtigungen
Administratoren von virtuellen Datenräumen und Benutzer können je nach Berechtigungsstufe Benachrichtigungen erhalten, wenn Dokumente aktualisiert oder neue Dateien hochgeladen werden.

Die Funktionen der Benutzeroberfläche tragen zur Vereinfachung von Prozessen und zur Beschleunigung von Routineaufgaben bei und beseitigen gleichzeitig die Lernkurve für die Benutzer..

Gebrandete Website
Achten Sie auf einen Anbieter, bei dem Sie das Erscheinungsbild Ihres virtuellen Datenraums mit eigenen Farbschemata und einem Firmenlogo anpassen können.

Massen-Uploads
Mit Massen-Uploads und -Downloads können Sie mehrere Dateien oder Ordner auf einmal importieren oder exportieren. Achten Sie auf den Anbieter eines virtuellen Datenraums, der keine Obergrenze für die Größe der hochgeladenen Dateien festlegt.

Ziehen und Ablegen-Funktion
Mit der Drag & Drop-Funktion können Sie Dateien virtuell von Ihrem Gerät in den virtuellen Datenraum ziehen, damit sie automatisch hochgeladen werden.

Volltextsuche
Mit der erweiterten Volltextsuchfunktion können Sie ganz einfach Dokumententitel, Meta-Tags und Inhalte nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsuchen, die mit Ihrer Suche zusammenhängen, sogar in gescannten Dokumenten.

Verlinkung im Dokument
Ermöglicht es Benutzern, Links von einem Dokument zu einem anderen einzubetten und auch Links zu Datenrauminhalten mit anderen autorisierten Benutzern zu teilen.

Microsoft Office-Integration
Durch die Integration mit Microsoft Office können Benutzer nahtlos auf Dateien aus Word, Excel und PowerPoint zugreifen und diese im sicheren virtuellen Datenraum speichern.

Q&A-Bereich
Der Bereich Q&A (Fragen & Antworten) ist der Bereich des virtuellen Datenraums, in dem Benutzer Fragen an andere Benutzer oder Datenraumadministratoren zu jedem Dokument im Datenraum stellen können. Fortschrittlichere virtuelle Datenräume bieten auch die Möglichkeit, einen statischen FAQ-Bereich einzurichten, in dem die Benutzer Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen finden können.

Scroll-Through Dokumentenbetrachter
Mit der Scroll-Through-Funktion können Sie durch die Dokumente im Ordner blättern, während Sie ein Dokument geöffnet halten. Diese Funktion spart viel Zeit für Benutzer, die Ordner mit Hunderten von Dokumenten untersuchen müssen.

Durch eine sichere Deal Management Plattform kann jedes Gerät sofort zu einem Arbeitsbereich werden. Dateien, die sich sicher im virtuellen Datenraum befinden, sind über Berechtigungsportale für alle an einer Transaktion beteiligten Parteien sofort verfügbar. Echtzeit-Benachrichtigungen informieren Sie schnell über aktuelle Geschäftsaktivitäten.

iPad & iPhone Apps
Die Plattform für den virtuellen Datenraum muss so konzipiert sein, dass sie auf allen gängigen Geräten funktioniert, von Computern über Tablets bis hin zu Smartphones, und sie muss speziell für diese Geräte entwickelt werden.

Multi-Device-Unterstützung
Einige virtuelle Datenräume haben Partnerschaften mit beliebten Produktivitäts-Apps, doch fortschrittlichere Anbieter von virtuellen Datenräumen bieten ihren Nutzern spezielle Anwendungen für iOS, Android, Blackberry und Windows.

Schnittstelle für mobile Geräte
Eine für Mobilgeräte optimierte Schnittstelle ermöglicht den Benutzern den einfachen Zugriff auf Dokumente und andere Dateien im virtuellen Datenraum über ihre Mobilgeräte.

Mehrsprachige Unterstützung
Eine mehrsprachige Benutzeroberfläche hilft Nutzern aus verschiedenen Ländern, auf den virtuellen Datenraum in ihrer eigenen Sprache zuzugreifen, während fortschrittlichere Anbieter von virtuellen Datenräumen auch eine mehrsprachige Indexierung von Dokumenten anbieten.

Keine Plugins erforderlich
Virtuelle Datenräume sollten das Hochladen und Betrachten ihrer Daten ermöglichen, ohne dass Sie zusätzliche Anwendungen oder Plugins von Drittanbietern auf ihren Geräten installieren müssen.

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