Wie man einen virtuellen Datenraum einrichtet: Leitfaden für Einsteiger

Virtuelle Datenräume ersparen Unternehmen viel Zeit und Mühe bei der Geschäftsanbahnung und bieten den Teilnehmern alle notwendigen Werkzeuge für eine effiziente Teamarbeit, eine straffe Due-Diligence-Prüfung und einen sicheren Raum zur Aufbewahrung vertraulicher Informationen.

Dieser Leitfaden informiert Sie über die Herausforderungen bei der Einrichtung virtueller Datenräume, bietet effiziente Schritte zur korrekten Einrichtung eines Datenraums und stellt einige der besten Praktiken zur Maximierung der Datenraumnutzung vor.

Herausforderungen bei der Einrichtung eines virtuellen Datenraums

Obwohl virtuelle Datenräume unübertroffene Sicherheit und Intuitivität bieten, können Teams bei der Auswahl und Einrichtung der Software vor Herausforderungen stehen. Daher sollten Sie die wichtigsten Probleme kennen, um sie erfolgreich zu bewältigen.

• Einhaltung von Vorschriften. Der größte Vorteil der Einhaltung von Vorschriften besteht darin, dass sie die Möglichkeit von Geldstrafen, Bußgeldern, Gerichtsverfahren oder der Schließung Ihres Unternehmens verringern. Wenn Sie zum Beispiel Sicherheitsvorkehrungen missachten, riskieren Sie eine hohe Geldstrafe von den Behörden. Je fortschrittlicher die Datenraumsoftware ist, desto mehr können Sie von der Einhaltung der Vorschriften profitieren, unabhängig von der Branche. In der Regel erfüllen die sichersten Online-Repositories die Anforderungen von GDPR, ISO/IEC 27001, SOC und HIPAA.
• Benutzerakzeptanz. Neben dem Wissen, wie man einen Datenraum erstellt, müssen Sie auch Dinge berücksichtigen, die für eine schnelle und reibungslose Benutzerakzeptanz entscheidend sind. Insbesondere ist ein einfacher Einstieg möglich, wenn die Datenraumoberfläche, die Dokumentennavigation und die Tools für die Zusammenarbeit intuitiv sind. Um Leistungseinbußen aufgrund einer schlechten Benutzerakzeptanz zu vermeiden, sollten Sie die Software auf ihre Benutzerfreundlichkeit testen, Superuser zuweisen, die anderen helfen, Systembenutzerschulungen durchführen und nach der Implementierung Support anbieten. Einige Datenraumdienste unterstützen Teams beim Onboarding und bei der weiteren Nutzung des virtuellen Datenraums rund um die Uhr.
• Berechtigungseinstellungen. Datenräume ermöglichen es Ihnen, den Zugang so zu gestalten, dass jeder nur die Dokumente sehen kann, die er benötigt. So können unbegrenzt viele Nutzer auf Ihrer Plattform arbeiten, ohne dass die Sicherheit und Integrität der Daten gefährdet ist. Außerdem können Sie Ordner- und Dateiberechtigungen bei Bedarf jederzeit nachträglich bearbeiten. Administratoren können Berechtigungen für Gruppenmitglieder, übergeordnete Ordner und mehr festlegen. Die Herausforderung besteht darin, dass Fehler bei den Einstellungen der Zugriffsrechte zu Datenlecks und finanziellen Verlusten führen können. Glücklicherweise ermöglichen die Anbieter mit der Funktion der Benutzersicherheits-Impersonation, den Datenraum mit den Augen eines anderen Benutzers zu betrachten.

Schritte bei der Einrichtung eines Datenraums

Ein virtueller Datenraum ist sicherlich eine sichere Umgebung für die Speicherung und den Austausch vertraulicher Dokumente und das Projektmanagement bei Due-Diligence-Prüfungen und anderen komplexen Geschäften. Die Wirksamkeit der Lösung hängt jedoch weitgehend davon ab, wie gut Sie sie einrichten.

Wie können Sie also Ihren Datenraum so einrichten, dass er maximalen Nutzen bringt? Befolgen Sie einfach die nachstehenden Schritte und Sie erhalten, was Sie brauchen.

1. Wählen Sie einen Anbieter von virtuellen Datenräumen

Obwohl VDR-Systeme nach den gleichen Verfahren eingerichtet werden, bieten nicht alle Anbieter die gleichen Zusatzfunktionen, Kosten oder Kundendienstoptionen. Es ist wichtig, einen Anbieter zu wählen, der Ihren Anforderungen perfekt entspricht. Die Auswahl ist ziemlich groß, aber es ist gar nicht so schwer, die richtige Entscheidung zu treffen, wenn Sie eine Auswahlliste mit einigen Unternehmen zusammenstellen, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passen. Hier sind die Kriterien, die Sie bei der Suche nach einem Datenraumanbieter berücksichtigen können:

• Ihre Branche. Es gibt zwar viele vielseitige Anbieter, aber beginnen Sie mit Marken, die maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen aus Ihrer Branche anbieten, um sicherzustellen, dass der Datenraum über alle erforderlichen Zertifikate und Funktionen verfügt.
• Die von Ihnen benötigten Funktionen. Während einige Unternehmen ohne fortschrittliche Funktionen wie Anpassungen und integrierte KI auskommen, könnten sich andere eingeschränkt fühlen, wenn ein virtueller Datenraum keine spezifischen Tools enthält.
• Das Budget. Es ist wichtig, zusätzliche Tools an Bord zu haben, die Rechnung für den Datenraum sollte Ihr Unternehmen nicht belasten.
• Bewertungen. Anbieter werden immer nur das Beste über ihr Produkt erzählen. Schauen Sie sich echte Bewertungen und Erfahrungsberichte von Kunden an, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Und wenn Sie die perfekte Lösung gefunden haben, sollten Sie nichts überstürzen. Nutzen Sie zunächst die Probezeit oder eine Demoversion, die ein Anbieter anbietet, um zu sehen, ob die Software wirklich Ihren Anforderungen entspricht.

2. Bereiten Sie die Dokumente vor

Heutzutage haben die meisten Unternehmen ihre sensiblen Dokumente bereits digitalisiert. Für diese Unternehmen ist es kein Problem, die Dateien für den Upload vorzubereiten und herauszufinden, welche davon in den Datenraum gelangen sollen.

Dennoch sollten Sie überprüfen, ob noch physische Dokumente vorhanden sind – wenn Sie glauben, dass Sie diese in Ihrem Datenraum benötigen könnten, digitalisieren Sie sie. Vergewissern Sie sich, dass alle Dokumente auf dem neuesten Stand sind, und wenn sie gescannt wurden, überprüfen Sie, ob alle Informationen perfekt sichtbar sind.

Da die meisten Anbieter von Datenräumen ihren Nutzern die Möglichkeit geben, mehrere Arbeitsbereiche einzurichten, müssen Sie den verschiedenen Projekten eindeutige und solide Namen geben, die keine Verwechslung zulassen. Idealerweise möchten Sie einen separaten Arbeitsbereich für die interne Dokumentenpflege haben, wenn Sie einen virtuellen Datenraum verwenden, nicht nur während der Geschäftsabschlüsse. Wenn Sie einen solchen Arbeitsbereich in Ihrem VDR haben, ist es wichtig, dass sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter ihn von anderen Projekten unterscheiden können, damit niemand Dritten Zugang zu streng vertraulichen Dateien gewährt.

3. Hochladen und Organisieren von Dateien

Moderne Datenräume bieten eine Drag-and-Drop-Funktion, die es den Nutzern ermöglicht, Dokumente mühelos in großen Mengen hochzuladen. Wenn Sie diese Funktion für die Einrichtung Ihres Datenraums nutzen, können Sie die gesamte Datei- und Ordnerstrukturhierarchie verschieben, wenn Sie bereits eine auf Ihrem Gerät eingerichtet haben. Der virtuelle Datenraum indiziert sie dann automatisch, und Sie haben einen sofort einsatzbereiten Arbeitsbereich.

Darüber hinaus wird die Arbeit mit Dokumenten dank des Dokumenten-Viewers, mit dem Sie textbasierte Dokumente und Excel-Dateien direkt auf der Plattform anzeigen können, schnell und reibungslos sein.

Außerdem können Sie im VDR eine Dateistruktur erstellen, um Dokumente zu organisieren und zu klassifizieren. Legen Sie dazu beim Hochladen von Dateien separate Ordner zur Gruppierung der Dokumente an. Sie könnten Ihre Ordner zum Beispiel wie folgt benennen:

• Allgemeine Unternehmensdokumente
• Grundkapital und Wertpapiere
• Finanzen und Steuern
• Physisches Eigentum und Vermögenswerte
• Geistiges Eigentum

Natürlich sind die Arten von Dokumenten für die Ordnerstruktur des Datenraums unterschiedlich, je nachdem, ob Sie ihn für eine Due-Diligence-Prüfung oder eine Immobilientransaktion benötigen. Diese Struktur ist ein hervorragender Leitfaden für die Organisation Ihres Arbeitsbereichs, wenn Sie einen Datenraum für die Dokumentenverwaltung nutzen.

4. Anpassen der Benutzeroberfläche, E-Mails und Vereinbarungen

Bei einigen Anbietern können Sie die virtuellen Datenräume und Einladungs-E-Mails mit Ihren Unternehmensfarben und Ihrem Logo anpassen. Nutzen Sie diese Funktion, um einen reibungslosen Ablauf für Dritte zu gewährleisten und einen guten Eindruck zu hinterlassen. Bei einigen Anbietern können Sie auch die Vertraulichkeitsvereinbarung anpassen, die die Eingeladenen vor dem Zugriff auf die Datenraumsoftware unterzeichnen müssen. Das ist eine wichtige Funktion, denn mit diesen Vereinbarungen können Sie Ihre Dokumente noch besser schützen.

Außerdem bieten fortschrittliche Anbieter in der Regel die Möglichkeit, Wasserzeichen mit Farben und Mustern ganz nach Ihrem Geschmack zu gestalten. Außerdem können Sie mit der besten Software Kopf- und Fußzeilen für PDF-Dateien, die heruntergeladen oder gedruckt werden können, individuell gestalten.

5. Mitarbeiter hinzufügen

Je nach dem Preis des virtuellen Datenraums, den Sie gewählt haben, können Sie dem Datenraum eine bestimmte Anzahl von administrativen Benutzern hinzufügen. Legen Sie fest, wem Sie die Integrität sensibler Informationen anvertrauen können, und fügen Sie diese Teammitglieder dem Arbeitsbereich hinzu. Anschließend können Sie Benutzer, die keine Kontrolle über die Dokumente haben müssen, einladen, mit ihnen zusammenzuarbeiten – Sie können diesen Benutzern lediglich Zugriffsrechte für die Ansicht erteilen.

Was die Dateiberechtigungen angeht, so können diese je nach Anbieter unterschiedlich sein, aber einige Beispiele für gängige Berechtigungen sind Anzeigen, Herunterladen von Originalen, Herunterladen und Bearbeiten:

• Anzeigen – Benutzer können Dateien mit einem Wasserzeichen anzeigen
• Herunterladen von Originaldateien – Benutzer können Originaldateien ohne Wasserzeichen anzeigen, drucken und herunterladen
• Herunterladen – Benutzer können mit Wasserzeichen versehene Dokumente drucken und herunterladen
• Bearbeiten – Benutzer können den Index bearbeiten, Dokumente hochladen, Dateien verschieben, überschreiben, umbenennen und löschen

6. Ausfüllen des Q&A-Bereichs

Mit dieser Funktion können Sie alle häufig gestellten Fragen vor dem Abschluss beantworten und so eine Art Wissensdatenbank erstellen. Anschließend können Sie eine Person bestimmen, die während des Vertragsabschlusses für den Bereich Fragen und Antworten verantwortlich ist. Diese Person muss alle neuen Fragen von Dritten so schnell wie möglich beantworten, um das Geschäft zu beschleunigen.

7. Laden Sie Drittparteien ein

Wenn Sie sich einem Geschäftsabschluss nähern, können Sie potenzielle Käufer, Partner oder Behörden in den Datenraum einladen. Anbieter von sicheren Datenräumen bieten granulare Benutzerberechtigungen, mit denen Sie die Zugriffsebenen der gewünschten Benutzer steuern können.

Darüber hinaus können Administratoren Gruppen nach den Rollen der Benutzer erstellen und ihnen bestimmte Funktionen und Zugriffsebenen gewähren. Auf diese Weise wird die Projektverwaltung einfach, sicher und effizient, selbst wenn Dutzende von Personen daran beteiligt sind. Auf diese Weise können Sie Ihre Dateien vor unerwünschten Bedrohungen schützen.

8. Benutzeraktivitäten kontrollieren und Einblicke gewinnen

Ein virtueller Datenraum liefert Ihnen Berichte, die Ihnen einen klaren Überblick über die Benutzeraktivitäten geben. Sie können diese Statistiken überprüfen, um verdächtiges Verhalten zu erkennen und ein Datenleck zu vermeiden. Außerdem können Ihnen die Berichte nützliche Erkenntnisse darüber liefern, wie Sie Ihr Unternehmen während des Geschäftsabschlusses besser präsentieren können. Und wenn der Prozess, den Sie gerade durchlaufen, abgeschlossen ist, können Sie die Berichte noch einmal studieren, um zu sehen, wie Sie den Arbeitsablauf beim nächsten Geschäft verbessern können.

Für eine gründliche und bequeme Nachverfolgung sollte der Anbieter des virtuellen Datenraums Folgendes bieten

• Vollständige Prüfprotokolle in einer druckfreundlichen Version für Präsentationen in Meetings
• Tracking mit Angaben zu Downloads, Ausdrucken, Ansichten und der Dauer der Dateiansicht
• Gruppenübersichtsberichte mit Daten über die Anzahl der Anmeldungen, der gestellten Fragen und Antworten sowie der zugelassenen und aufgerufenen Dateien
• Farbcodierte Berichte, die die aktivsten Mitgliedergruppen und die Datenräume mit dem größten Interesse anzeigen

Bewährte Verfahren für die Einrichtung von Datenräumen im Jahr 2023

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie einen Datenraum einrichten, ist es an der Zeit, die besten Praktiken zu erlernen, um Ihren Datenschutz mit Sicherheitseinstellungen und einem besseren Workflow-Management zu stärken.

Implementierung von Benutzerberechtigungen

Um Datenräume sicherheitsorientiert einzurichten, müssen Sie über die Zugriffsrechte für Administratoren, Unternehmensmitarbeiter, Investoren, Kunden, Finanzberater und andere Dritte entscheiden.

Und da diese Aufgabe mühsam erscheinen mag, geben wir Ihnen einige Beispiele für Benutzergruppen und Berechtigungen. Beachten Sie jedoch, dass diese je nach Geschäft und Branche unterschiedlich sein können. Die klassische Struktur umfasst jedoch:

• Administrator. Die Dokumentenablage, die Seite für die Benutzerverwaltung und die Registerkarte für die Dateiberechtigungen unterstehen vollständig der Kontrolle dieser Person. Administratoren können Dokumente hinzufügen, regulären Benutzern erlauben, neue Benutzer einzuladen, Mitglieder voreinander verbergen und generell alle Prozesse in einem Datenraum kontrollieren.
• Verwaltung. Unternehmensleiter haben in der Regel Zugriff auf alle Daten, sind aber nicht mit administrativen Aufgaben betraut.
• Mitarbeiter. Mitarbeiter können in Zugriffsgruppen eingeteilt werden, je nachdem, welche Dokumente sie für ihre Arbeit benötigen. In der Regel können einzelne Benutzer oder Gruppen Dateien hochladen, Inhalte bearbeiten, gemeinsam nutzen und Dateien umbenennen.
• Finanzen. Alle Finanzdokumente müssen für Benutzer, die sich mit der finanziellen Seite der Transaktion befassen, zugänglich sein.
• Investoren. Potenzielle Investoren benötigen freien Zugang zu Steuerinformationen, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und anderen Dokumenten, die mit der Due-Diligence-Checkliste in Zusammenhang stehen. Etablierten Investoren muss der VDR-Administrator Zugang zu streng vertraulichen Informationen gewähren.
• Kunden. Normalerweise hat diese Benutzergruppe nur Zugriff auf die Kundendateien und -ordner. Die spezifischen Zugriffsrechte hängen jedoch vom jeweiligen Nutzungsszenario ab.

Verschlüsselung von Daten

Bei der Datenverschlüsselung handelt es sich um eine Sicherheitstechnik, bei der Daten verschlüsselt werden und nur für jemanden sichtbar sind, der den richtigen Verschlüsselungscode besitzt. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verwendung von Verschlüsselung in Ihrem Datenraum:

• Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung. Die Verschlüsselung bei der Übertragung muss nicht aktiviert oder deaktiviert werden – sie wird normalerweise standardmäßig angeboten. Einige Anbieter bieten die Verschlüsselung im Ruhezustand jedoch nicht standardmäßig an und erfordern möglicherweise ein zusätzliches Verfahren, um sie zu aktivieren. Wenden Sie sich an den Kundendienst Ihres Anbieters, um dies zu klären.
• Vom Kunden verwaltete Verschlüsselungsschlüssel (CMEK). Sie können auch die Kontrolle über die Verschlüsselungsschlüssel erhalten, was eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme darstellt, die als Customer-Managed Encryption Keys (CMEK) bezeichnet wird. Mit dieser Option können Sie insbesondere die Daten in der Cloud-Infrastruktur zusammen mit den privaten Verschlüsselungsschlüsseln kontrollieren. Darüber hinaus können Sie wählen, wo die Verschlüsselungsschlüssel gespeichert werden sollen und welche Software sie verwalten soll.

Überwachung der Aktivität

Die Einrichtung von Aktivitätsmonitoren ist unerlässlich, da Sie eine fälschungssichere Aufzeichnung aller Datenraumaktivitäten für die Unternehmensaufklärung und die Abwehr von Rechtsansprüchen haben sollten.

Während Prüfpfade in der Regel standardmäßig angeboten werden, können Sie automatische Berichte auf der Grundlage der Datenraumaktivitäten einrichten und Echtzeit-Benachrichtigungen aktivieren:

• Automatische Berichte. Eine der besten Überwachungspraktiken besteht darin, wichtige Projektmanager auf dem Laufenden zu halten, indem man ihnen anpassbare Aktivitätsberichte zu bestimmten wiederkehrenden Zeitpunkten sendet. Die Empfänger können ihrerseits wichtige Informationen sammeln, indem sie Zusammenfassungen von Aktivitäten nach Unternehmen und bestimmten Orten im Datenraum, Benutzern und Zugangsgruppen analysieren.
• Echtzeit-Benachrichtigungen. Ein weiteres wertvolles Verfahren sind Echtzeit-Benachrichtigungen, die es dem Administrator ermöglichen, sich über die Aktionen an einem bestimmten Dokument zu informieren. Wenn also eine dritte Partei dieselben Dateien mehrmals anschaut, bearbeitet, herunterlädt oder weitergibt, erfährt der Administrator dies sofort durch eine E-Mail-Benachrichtigung.

Einrichtung eines virtuellen Datenraums: Die wichtigsten Erkenntnisse

Lassen Sie uns nun die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel zusammenfassen:

• Bei den Vorbereitungen für den Datenraum kann es zu Problemen kommen, z. B. bei der Einhaltung von Vorschriften, der Benutzerakzeptanz und den Berechtigungseinstellungen.
• Die ordnungsgemäße Einrichtung eines virtuellen Datenraums ist von entscheidender Bedeutung, um dessen Vorteile optimal nutzen zu können – der Wunsch ist keine Raketenwissenschaft, denn viele Datenraumanbieter bieten eine Checkliste für Due-Diligence-Datenräume an, mit der die Vorbereitung auf eine Due-Diligence-Prüfung oder ein anderes komplexes Geschäft optimiert werden kann.
• Einige der empfohlenen Best Practices für die effiziente und sichere Nutzung von virtueller Datenraumsoftware umfassen die Einrichtung von Benutzer- und Dateiberechtigungen, Datenverschlüsselung und Aktivitätsüberwachung.

Wenn Sie mehr über die Anbieter von Datenräumen erfahren möchten – willkommen auf unserer Hauptseite und entdecken Sie einige der besten Marktkenntnisse und die sichersten Anbieter von Datenräumen in der Branche.

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